档案管理中的安全管理启示

段 永，贺晓东

云南省肿瘤医院、昆明医学院第三附属医院，云南昆明 650118

医院档案综合管理是指按照集中统一管理的原则，对医院工作中形成的文书、病历、科研成果、人事、会计、基建、设备、声像等档案进行收集、整理、鉴定、保管、开发、利用，并对这些工作进行综合协调管理。随着医院网络信息资源的出现，医院档案管理获得巨大发展，突破库房，跳出固定场所，主动接触临床，在信息的采集、加工、组织、服务方面，面向网络环境，以新的方式为医院建立开放的服务系统。同时，档案安全也成为新的研究领域，在提供档案信息利用优化的情况下，保障档案安全管理显得尤为重要，而我院在这个方面做到了一步一步完善。通过多年来各级领导和职工的努力，我院申报档案管理五星级证书已经成功。这标志着我院档案管理已经上了一个新的台阶，在档案安全管理、信息资源优化等方面有重大提高。

在保障档案安全管理的前提下，推行医院全部档案综合管理，既体现了集中统一管理原则，又有利于医院统筹安排人、财、物，完善医院档案管理体制，改善医院档案保管条件，更利于医院档案作用的发挥，便于医院档案信息资源的综合开发利用，为医院各项建设事业服务。借鉴近年来国际国内先进的医院档案管理经验，我们云南省肿瘤医院从以下多个方面做到了严格保障档案的安全管理。

1 管理层重视，从机制上保证档案安全管理的实施

从1998年12月起，我院加强档案机构建设，开始规范化、制度化、科学化的管理。成立管理机构、加强组织领导。做到机构、人员、经费三落实，明确了档案工作由院领导总管、院办公室主管、综合档案室负责组织实施、各相关科室专、兼职档案员具体完成立卷的工作职责。按照《档案法》要求成立了综合档案室、干部人事档案分室、病历档案分室。各种门类、栽体档案由综合档案室集中统一管理。凡是有档案的地方我院都配备了相应的档案管理人员，所有科室专兼职档案人员由医院档案领导小组统一领导，统一培训，统一考核，统一管理，确保了档案工作的协调发展。档案工作从2005年起就列入我院年度工作重点、科主任责任目标管理，作为年终考核内容之一。这些政策和措施是强化档案管理的先决条件，作为管理机制的首要保证。

2 经费支持和硬件设备上予以保障

档案管理不仅仅保障通常的安全性，更要应对如火灾、坍塌等突发事件，应对危机下重点档案抢救修复。除了从管理制度上加强和完善，首先要从档案馆的设计建设、硬件设施做起。主要体现在档案存放地点的选择和日常维护上。要避开地下室等易受涝地点，避开周围有易燃易爆品的地方;平日注意通风除湿，驱虫灭鼠等。我院为档案管理增加资金投入，加强硬件建设。医院于2006将近450平方米的场地全部拨给综合档案室作为办公用房，并投资数48.5万元对房屋进行了装修改造，购买电脑、办公桌等办公用品，改善了档案管理的条件。做到了档案库房、办公室和阅览室三分开，档案用房、装具已能满足我院未来20年的发展需要。档案库房内配备了密集架、遮光窗帘、温湿度计、除湿机及防火、防 虫、防盗等必要设备，档案的安全、技术保护和库房管理符合国家要求。归档电子文档的载体及保管条件符合国家标准和要求。良好的硬件设备和物质保障使得档案管理能够顺利进行，安全性大为提高，应对突发事件的保障也大为加强。

3 提高档案管理人员的业务水平和专业技能

档案管理人员的能力直接关系到档案管理的优劣，近年来国内外机构都注重了加强对档案管理人员的选拨和培训。我院相当注重加强档案管理员人员培训工作，连续两年举办档案培训班，邀请了省档案局专家和省卫生厅有关领导授课，院领导及相关职能科室的负责人和专、兼档案员全部参加了培训，大大提高了档案管理人员的业务水平和专业技能。我院综合档案室共有专兼职档案员共28人，其中专职档案员8人，兼职档案员20人，专兼职档案员的配备适应工作需要。其中大学本科15人、专科9人，大专以上档案管理人员占总数的85.7%，具有中级专业技术职务的人员占总人数的53.5%。从学历和职称上保证了档案管理员的素质，也进一步保证了档案管理的高效性和安全性。

4 完善档案管理制度保障，并严格执行

严格的制度是保障高效管理的重要条件，凡是档案管理做得好的机构，其必不可少的就是制度保障。在国家《档案法》精神指导下,档案管理必须有各种行之有效的制度予以保证,应制定本单位的《档案管理细则》及各种制度，形成完整的管理体系,做到有法可依,有章可循,确保档案的完整、安全、保密。我院在省档案局、省卫生厅领导和专家的帮助指导下，制订了《云南省肿瘤医院档案管理暂行办法》等21项档案管理规章制度和档案管理网络以及档案分类编号实施细则。建立健全了档案移交接收、整理、保密、查借阅、保管、统计、鉴定销毁、库房管理、岗位职责、文书立卷整理标准、档案考核评比办法等等，保证了档案工作规范、顺利地开展。我院档案的归档率、完整率达100%。

以上几项措施使得我院档案管理水平大为提高，顺利获得五星级认证。在保证档案管理安全性的基础上，我院档案信息化的利用也大为提高。医院信息化管理为医院档案信息资源的开发利用提供了科学的保障, 从而进一步提高医院的管理水平,提高医院医疗、教学和科研的能力。我院将档案资料信息的开发列为档案工作的重点之一， 已将资料信息的现代化管理纳入本单位的信息化建设之中，使用浩瀚档案管理软件进行管理。档案管理信息化建设与单位信息化建设同步， 取得了很好的效果。我院开始利用计算机进行档案管理、查找，部分档案可以进行全文检索。

5 做好数字档案信息安全的防范措施

面对当今信息时代复杂的信息安全形势，越来越多的人认识到维护医院档案信息安全的重要性。医院档案管理在信息化利用越来越大的情形下，数字档案信息安全也受到了广泛的关注。根据国内外文献报道，目前威胁数字档案信息安全的几种主要因素有，计算机病毒、黑客恶意入侵、对计算机上的档案信息资料随意存放，计算机软硬件故障等等。我院对电子档案的网络化管理，并未达到全程化，目前还缺乏远程利用；有专用于档案管理的计算机，但目前没有与网络连接。在注重数字档案信息安全方面我院仍需要加强。

5.1 要建立网络安全思维意识

建立网络安全思维意识是解决医院档案信息安全问题的根本所在。首先，要在计算机上安装具有实时监控功能的防病毒软件，并随时打开，注意及时进行防毒升级，需要定期检查计算机，定期对计算机进行主动查毒。设置适当权限，确保拥有权限的人只能看到该权限的档案信息。

5.2 采取多种技术手段防范风险

防病毒，不要从网络上下载来路不明的软件，不打开电子邮件中可疑的附件，特别是可执行文件。防网络人侵，安装防火墙，操作系统要及时下载、安装补丁程序等。使用数据备份和数据恢复技术。主要方法有离线数据备份，以及为防止火灾、地震等自然灾害以及人为破坏，在异地建立数据备份中心等。数据恢复技术是近几年发展起来的数据保护技术，它作为数据保护的最后一个环节，在医院档案信息保护中具有不可替代的作用。

总的说来，经过全院多年的努力建设，我院的档案管理做得相当不错，很多方面能够为国内同行提供借鉴和启示，同时也需要发扬优势，改进不足，做到进一步的优化和完善，提高信息的网络利用度和注重数字档案信息安全。除了日常的制度化管理和硬件维护,同时还要强化安全保卫机制，搞好防火、防盗、防泄密等工作。查阅档案必须严格覆行程序，防止事故差错发生。在档案安全得以保障的情况下，开发档案有效信息、促进资源利用。

[1]医院档案管理制度.

[2]陈奇星.对档案管理的探讨[J].科技情报开发与经济，2005，15(24).

[3]易利华，胡敏敏.创新理念在现代医院管理中的应用与价值[J].现代医院管理，2005(3).

[4]郭方.论病案在医院管理中的价值[J].中国水电医学，2010(1).