新时期海西林业档案管理的发展前景及对策

刘敏

(海西州森林病虫害防治检疫站,青海海西817000)

1 引言

我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作,这实质上客观地规定了由单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位现行林业科研文件的管理。随着林业科研事业的发展,科研成果及信息技术不断出现,科技档案管理需不断改进和完善。

2 实现林业档案管理现代化的内涵

2.1 实现林业档案管理现代化的必要性

林业档案管的理现代化是当今世界档案事业不断发展、不断创新、不断实现的过程,是新时期档案事业发展的必然趋势。也是档案事业快速发展的必由之路。推动管理现代化,就必须建立新的管理机制和管理体系,以适应持续、全面发展的需要。随着信息化时代的到来,信息化从理论方式到技术手段,都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程,不断赋予档案管理现代化以全新的内涵。由于数字林业的兴起,目前,林业档案管理模式已不适应需要,原因有以下几点。

(1)档案数量急剧增加,必然使档案的效率和质量相应提高,那末管理的物质条件与技术手段也要相应地加以改善。

(2)随着科学技术的发展,出现了许多新型信息介质,如磁盘、光盘、录象带、录音带、照片等好多材料要求原介质报送。当今社会经济建设是社会发展的主导潮流,而档案工作则是这股潮流中唯一可鉴定历史成因的构件因素,随着经济的发展,国家林业六大重点生态工程的全面实施,为林业档案管理工作提出了新的更高的要求,为此,走林业档案管理现代化的道路成为解决档案工作发展中突出问题的必经之路。

2.2 实现现代档案管理的意义

2.2.1 提高储存能力

目前现代技术,特别是缩微技术、光盘技术的应用,为日益增多的档案存贮和管理提出了有效的解决途径,从而增强了档案部门的收藏能力。

2.2.2 提高信息处理能力

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。

2.2.3 提高工作效率

运用计算机进行林业档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高了工作效率,是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,以磁性材料和光学材料为载体的电子档案,将逐步替代传统的纸质档案载体,在档案领域占主导地位,给档案工作注入生机和活力。

2.2.4 提高人员素质

运用计算机管理档案工作,须加速实现档案工作人员素质现代化,档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识,就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才,又是管理型人才,只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍,档案事业才能不断兴旺发达。

3 林业档案管理现代化建设的对策

3.1 档案人才的科技化

现代化的管理需要现代化的人才,现代科学技术手段和先进科学管理方法的掌握和应用,人是决定因素。在档案管理现代化的进程中,档案干部不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质,还应具备作好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。档案工作人员要熟悉档案业务,认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准,树立高度的工作责任心,做好档案数据的录入工作,积极参与档案学术研究,不断提高理论研究水平,掌握处理电子文件、电子档案的技术。如计算机技术、光盘技术、多媒体及数据通讯、网络技术,才能适应现代化管理的需要。同时档案工作者应肩负着历史的职责,有义务将接收的所有档案运用计算机管理,丰富科技信息资源,推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平,也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。

3.2 档案资源信息化

21世纪,信息化已成为各行各业现代化的核心与主导,以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践,是将档案资源和档案各项管理过程,通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用,实现档案信息资源的社会共享。因此信息化是新时期档案管理现代化的核心内容。

(1)档案信息资源建设,即通过数字化、网络化技术手段,建立起各级各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库。

(2)档案基础平台建设,包括档案网络建设和管理系统开发利用,建立档案信息资源共享的技术支撑平台,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。如海西林业档案于2000年开始档案信息化建设工作。2002年建立了局域网,实现了局内五台计算机的资源共享,建立了案卷级、文件级目录数据库。

3.3 林业档案管理现代化

(1)管理对象及其特点不同,纸质档案是传统档案管理的主体,其信息与载体不可分割;而档案管理现代化条件下,其对象更多的是数据化形式的档案,具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征。

(2)管理模式的不同：传统的档案管理是手工管理模式,包括收集、整理、鉴定、编目、排架、统计和提供利用等诸环节。现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主,工作环节以监控信息为核心。因此要实现档案管理现代化,就要改变档案管理模式,提高档案管理水平,针对档案管理工作的特点,必须努力克服以往“等、靠、要”的档案管理模式,改变传统的手工检索查档方法,以智能化的计算机管理档案,以数字化的信息技术提供利用服务,充分发挥库存现有档案的信息资源,为区域经济发展、为领导决策、为社会各界群众提供最优质的服务,以提升档案管理工作的社会地位,提高档案现代化管理的整体水平。

3.4 档案管理标准化

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。在信息时代,信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范,如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等,都需要通过制定和建立各类档案管理标准,形成档案管理标准体系,来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

3.5 林业档案的现代化利用

保管档案的目的在于利用。随着档案管理信息化的发展,以数字化、网络化手段提供优质高效的档案信息服务,已经成为档案工作的方向和重点。在实现档案管理现代化的情况下,电子计算机技术、现代通讯和网络技术的应用将逐步突破档案馆之间利用者的严格界限,改变档案馆坐等上门,被动提供利用服务的现状。利用档案网站宣传档案界的最新动态,公布已开放档案的全宗名册、目录索引及政府公开的现行文件,并与政务网联通,与各省、市、自治区的馆网实现馆际互联、互访、互通信息,真正做到档案信息资源的共享,使网上查阅档案变为现实,使档案馆的利用者范围不断扩大。未来的档案馆是一种以电子计算机和通讯网络联系起来的档案馆的集合。它将使档案馆走出自我封闭,从有限开放到全面开放,为社会各界提供最快、最新、最准确的档案信息服务。同时档案网站也将成为宣传档案、认识档案的一个窗口,提高档案的社会透明度和知名度,增强全社会的档案意识。可见档案利用现代化将是档案管理现代化的最终目的。

4 结语

档案是历史的真实纪录,是社会主义精神文明建设的重要组成部分,在建设有中国特色社会主义道路上,落实“三个代表”重要思想,永葆共产党员先进性,体现我们党始终“代表先进文化的前进方向”,必须实现档案管理现代化。以档案现代化管理为突破口,理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段,提升管理质量和管理水平,使档案管理工作与时俱进,紧跟信息化发展的步伐。真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平,使之更好地服务于经济建设、服务社会的发展和进步,服务于我国改革开放和建设有中国特色社会主义的伟大事业。

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