浅议高校档案工作“两个体系”建设

李长萍

（深圳职业技术学院 广东深圳 518055）

积极建立和完善覆盖民生的档案资源体系和服务民生的档案利用体系，是新时期对档案工作提出的新要求，高校档案工作也不例外。建立“两个体系”，是档案事业在新的历史时期贯彻落实科学发展观，与时俱进，实现档案事业跨越式发展的战略决策，是对以往传统观念和认识的重要转变，充分体现了以民为本，构建和谐社会的思想。当前，档案界都在努力实现和加快“两个体系”建设，各地、各级高校也在积极开展档案“两个体系”建设。高校档案建设，有其自身的特点与方式。笔者认为，高校档案在建设中也应遵循“以人为本”的科学发展观思想，紧密围绕学校工作大局，建立覆盖广大教职员工的广泛的档案资源体系和有效服务教职员工、适应教职员工需求的档案利用体系，增强学校档案工作贴近教学、科研、管理实践活动的能力，这样高校档案工作才会充满生机和活力。

一、以教职员工的利用需求为导向，以服务学校中心工作为宗旨，加强高校档案馆藏资源建设

1.根据利用需求及时调整档案收集内容。中国高校普遍发展历史不长，特别是近十几年，高校大规模扩招，高职教育发展迅猛，许多高校变迁很大，对档案工作的冲击比较大；一些新建或合并重组的高校，档案工作普遍不规范，而在实际利用过程中，高校档案馆藏结构又不尽合理，一方面，长期保管的一部分档案资料与学校教学、科研、管理等工作以及教职员工的利用需求没有多大关系；另一方面，广大教职员工感兴趣的、急切想查找的一些档案资料在馆藏中却找不到，档案资源的现状远远不能满足广大教职员工的需求。因此，高校急需在档案“资源体系”建设中改变这种状况。

新时期高校档案资源的建设，必须以需求为导向，以满足教职员工的需要为指向。在这个前提下，应当对那些没有多大利用价值的档案材料及时清理，同时及时丰富与学校教学、科研、管理等工作密切相关的档案信息资料，丰富与教职员工利益密切相关的档案信息资料，将这些档案资料优先整理编目，方便教职员工利用。比如，近年来，高职高专院校教师申报国家精品课程项目非常涌跃，为了方便教师了解国家精品课程建设的政策法规，学校档案部门就应及时调整档案接收范围，丰富和完善与学校所有课程特别是精品课程建设相关的文件档案资料，方便教师查阅解读。此外，对于高校教师比较关注的经济、社保、医疗、卫生等领域的政策法规文件资料，学校档案部门也应加强收集，以满足广大教职员工的利用需求和权益维护。在资源收集上，档案部门应与时俱进、积极主动地加大能直接为教职员工利用服务的档案信息资源的收集、整理力度，甚至可以请教职员工参与，或征求教职员工意见，调整和改善馆藏结构，努力建设面向教职员工的多元化的馆藏资源体系。

2.坚持重基层原则，加强对高校二级学院（基层单位）档案资源体系建设工作的指导。高校二级学院蕴藏着丰富的教学、科研以及教师个人的档案信息资源，二级学院的档案信息资源更直接为广大教师利用服务，所以基层档案资源库建设得好坏，事关重大。但基层单位的档案管理一般比较薄弱，学校档案主管部门应加强对二级学院档案业务的指导工作，严格制定科学、规范、统一的档案管理标准，加强督促检查，加强对二级学院档案员的培训，适时开展档案工作评比奖励活动等，以此推动基层档案资源体系建设工作，逐步架构起以学校档案馆或综合档案室为中心，各二级学院基层档案单位为节点的档案信息资源网络。

3.围绕大局，服务中心，强化馆藏资源的特色建设。高校档案馆藏资源建设只有紧密围绕学校工作大局，才能克服盲目性，增强实践性和自身特色。高校档案资源的收集要围绕学校大事要事提前介入，比如，对于学校重大改革工程、重大庆祝活动或接待活动等，档案工作要提前介入，超前服务，全程跟踪，同步发展，这样才能为积累和保存真实完善的馆藏资源打下基础。同时，学校档案工作只有紧密围绕学校工作大局，在服务学校中心工作中发挥档案资源的价值和作用，才能得到校领导的重视和支持，从而为档案工作发展获取更多的保障，也才能真正建设好馆藏资源。例如，一旦学校有重大改革，有重要建设工程，有重大举措，档案工作要及时介入，主动为决策、建设与改革提供服务，这样才能发挥档案资源的价值，形成自己的工作特色，取信于广大教职员工，发挥档案资源应有的作用。总体而言，高校档案工作要做到学校工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，只有争取主动，超前发展，紧贴时代需求，才能在服务于学校中心工作中，逐步实现自身地位由边缘向中心的转变。

二、以人为本，打造具有时代性、主动性、广泛性、便利性的高校档案利用服务体系

档案资源在日常存放的状态下，其功能是潜在的，只有在档案的利用实践中，档案的功能价值才会显现出来。高校建立方便广大教职员工的档案利用体系，其实质仍是要进一步提高档案利用服务水平，为广大教职员工服务，从而发挥档案资源的效益。

1.加强档案用户需求调研，打好档案利用服务体系建设的基础。建立方便广大教职员工的档案利用体系，首先档案部门要体现以“用户为中心”的思想，加强用户需求调研工作，全面研究、了解档案用户的利用需求内容与范围。档案工作人员要经常下基层，密切联系广大教职员工。高校以教学育人为核心，以教师为主导，因而档案用户需求调研工作也应以教师为主导，要充分了解教师群体的学术利用需求、实际利用需求和普遍利用需求；同时高校不同类别的档案用户，如校领导、机关职能部门、教学单位（二级学院）等对档案的利用需求也不相同，所以档案用户需求调研工作要全面、系统、有针对性，才能收到较好的效果。实践表明，档案价值的实现是档案用户需求与档案信息双向交流的过程，档案用户需求调研工作是建立贴近和方便广大教职员工的档案利用服务体系的前提基础。

2.创新服务方式和手段，为档案利用服务体系提供保障。

高校档案部门要转变服务观念，充分发挥主观能动性，创新档案利用服务方式和手段。在服务场所建设上，可以建立更加人性化、体现人文关怀的档案查询利用场所；将与群众密切相关的档案优先整理编目，提供开放档案目录、全宗指南、计算机查询系统等，方便群众利用；废除那些制约档案价值和效益实现的过时的管理制度，简化群众查阅利用手续，丰富查阅方式等。特别要强调的是，要加强硬件建设，利用现代信息化技术武装档案室，用最新信息存储技术处理档案，在服务教职员工过程中提供方便、快捷、高效的服务，赢得教职员工支持与信服。在服务过程中，还要从被动服务逐步转向主动服务，从主要服务于领导机关和职能部门，逐步转向以服务广大教职员工，尤其是教师为主，改变传统的服务观念，树立现代服务理念。

3.把握学校工作规律，超前做好档案信息收集整理工作，提高档案利用服务工作质量和效率。高校许多工作是具有周期性和规律性的，档案部门要善于把握学校工作的周期性和规律性，提前做好相关信息的收集整理工作，就会在方便广大教职员工利用方面取得较好成效。比如，高校每年九月份是教师申报职称时间，职称材料的填写涉及许多个人信息，如几年来年度考核结果、继续教育情况及任现职时间等等，这些信息往往都要通过查阅人事档案材料才有可能准确填报。学校人事档案管理部门如果能够将这些信息的核查、收集、整理工作做在教师填写《职称申报表》的前面，那么就会大大方便教师申报职称的利用工作。同时年终总结或学期总结时也是集中利用档案的一个时段，档案工作要做到有有备先行，提前准备，才能提升服务质量，提高服务效率。把握学校工作规律，树立超前服务意识，提前做好相关信息的收集准备工作，是提高档案利用服务工作质量和效率的重要途径。

三、把高校档案“两个体系”建设纳入打造大学文化工程体系的建设中，全面服务大学改革发展

大学文化是一所高校的精髓，是激发高校活力的源泉。当前许多高校都在凝练自身的大学文化核心价值，打造有特色的大学文化体系，推进学校的大学文化工程建设。

档案的本质属于文化，档案属于文化范畴，因而档案事业的发展应和文化事业的发展相结合，档案事业的建设规划也理应纳入文化发展规划中一并考虑。从全国来看，我国高校文化建设还任重道远，特别是近十几年建立起来的高职院校，校龄短，职业教育特色鲜明，与普通高等教育有不同的发展路径，校园文化的建设还有许多事情要做。文化的积淀需要一个过程，在这个过程中，档案的利用非常重要。因此，在高校面向未来谋求新的发展时，尤其是在建设自身大学文化时，档案工作大有可为。档案工作应充分挖掘扩张学校办学发展中的历史文化积淀和新时期创建一流大学进程中的新举措两个维度，提炼学校的大学精神，将其发扬光大，发掘丰富的文化史料与原始档案，为学校制订大学文化发展规划纲要提供依据，在全面、有序地推进大学文化建设过程中，发挥档案应有的作用。高校档案部门完全可以在“两个体系”建设中，通过建设丰富的校史馆藏资源，开展各种形式的档案宣传展示利用实践活动，与校园文化建设相互促进，从而在大学文化工程建设中发挥档案的文化教育功效，打造人文精神，传承与弘扬大学文化，并丰富自身两大体系建设。

高校档案工作的资源体系和利用体系建设是相辅相成的两个方面，前者是基础，后者是目的，同时它们也是高校大学文化建设体系中的重要组成部分。高校档案 “两个体系”建设，一定要本着解放思想，实事求是的精神，因地制宜，打造好 “硬平台”，建设好 “软服务”，稳扎稳打，为学校中心工作服务，与学校文化建设融洽，这样才能收到良好的成效。