谈档案信息利用反馈工作

马立英 王 玥

（1.泰来县泰来镇街基学校 黑龙江 泰来 162400；2.齐齐哈尔市房地产产权市场管理处 黑龙江 齐齐哈尔 161000）

利用是档案工作的永恒话题。档案部门所做的一系列工作都是为了在利用中实现档案的价值，然而在档案利用中，不论是档案部门还是档案利用者，都常常忽视了一个重要问题——信息反馈，形成了一种只重视实际利用而忽视信息反馈的工作状况。档案利用，不仅包括档案部门的提供利用和档案利用者的利用档案，而且还包括在这一活动中不同行为主体的信息反馈。

一、档案信息利用反馈的内容与机制

（一）拓展档案利用反馈信息的内容

当前所进行的档案利用信息反馈工作，在反馈信息的内容构成上还没有形成一个明晰的范围界定，只注重利用者的反馈信息，而忽略档案部门内部的反馈信息。在利用者的反馈信息中，又仅仅注重档案利用所取得的效益方面的反馈信息，而对于利用者提出的档案工作中存在的问题、改进的建议等却没有引起足够的重视。

档案利用信息反馈应包括间接反馈和直接反馈。间接反馈信息主要包括：档案利用数据统计、档案基础工作和利用工作中存在的问题、档案信息资源利用需求的趋势。直接反馈信息主要包括：利用者对档案利用服务的要求、利用者对利用服务质量的意见和建议、档案利用取得的效果。

（二）改进档案利用信息反馈机制

当前，档案利用信息反馈机制主要存在以下不足：一是反馈机制的结构不够全面。对档案利用信息反馈的内容构成认识的不足，表现为在反馈机制的构成上。往往只重视档案利用者信息反馈机制，而忽略了档案工作人员信息反馈机制。二是档案利用信息反馈制度建设乏力。档案利用信息反馈并没有在国家档案法律法规中进行明确规定，目前大部分的档案部门只是在档案利用工作制度或守则中，用简单的一个条款规定利用者有义务向档案部门进行利用信息反馈。至于怎么反馈，就没有更为详细的规定了。

对于上述问题，应从以下几个方面来改进档案利用信息反馈机制：

1.完善档案利用信息反馈机制的结构。档案利用信息反馈机制主要由档案利用者信息反馈机制和档案工作人员信息反馈机制构成。具体说来，档案利用者信息反馈机制由利用者和利用者研究两大要素构成。其中利用者是档案信息的输出对象，是档案利用最为重要的反馈信息源。档案工作人员信息反馈机制由档案工作人员和反馈信息的收集、处理研究两要素构成。这两个组成部分是相互影响、相互依存的，二者的共同目的都是为了使档案部门在了解和掌握档案利用工作进展情况的基础上适时做出调整，推动档案利用工作的发展。

2.加强档案利用信息反馈制度建设。在社会档案意识薄弱、信息反馈意识更为薄弱的情况下，档案法规应对档案利用信息反馈做出明确的规定，可以在《实施细则》中作为档案利用的一个条款提出。对于各地各级档案部门来说，当务之急便是尽快结合本部门实际工作情况，拟定一套完整的档案利用信息反馈制度。

二、创新档案利用信息反馈的收集与处理方法

（一）被动收集和主动收集相结合

1.改进、优化被动收集方法。改进利用登记制度。以往的利用登记表格内容太过于简单、仅仅包括利用者基本信息、时间、卷次、利用档案的目的、利用效果等项目，而且利用者对于表格中最为重要的利用目的和效果的填写往往过于笼统。

利用者意见箱制度与其他配套方法结合。档案部门悬挂利用者意见箱用来收集反馈信息的做法由来已久，但收效甚微，由于这项活动带有很大的自愿性.在执行过程中档案部门还应采取一些其他的配套方法，如对提出有效建议的利用者实行奖励、主动走访征询一些利用者的意见等，以激励利用者反馈信息。

2.探索、开创主动收集方法。开展走访调查工作。即根据档案利用登记表所反映的线索，对重点利用者进行调查访问，跟踪典型事例，印发档案利用情况调查表，档案部门最好能够提供填写好的信封和邮票，以方便利用者邮寄。

利用者参与档案工作人员的考评。即以利用者评价为主.与工作人员互评、领导者评价相结合的一种方式。这种方法对于收集利用者对档案工作人员素质、服务态度、服务质量等反馈信息提供了契机，为档案工作人员素质建设提供了一个重要的参考依据。

问卷调查。档案部门可以根据实际情况，“从最想了解的方面人手，有目的地设计问卷，主动征集反馈信息”。运用此法可以在充分尊重利用者意愿的前提下，系统地收集大量的反馈信息。

网络反馈。主要有人员网络反馈和计算机网络反馈。人员网络反馈可考虑由档案行政管理部门牵头，由当地党政机关、利用档案频繁的企事业单位、档案馆信息服务人员等共同组成。计算机网络反馈即利用档案网站进行网上信息反馈，可以采用召开网络会议.开展网络问卷调查，分析利用者在浏览档案网站时留下的日志和记录等方法，了解利用者的利用情况和档案部门在线服务的效果。

（二）优化信息反馈处理程序

1.反馈信息的分类。按照反馈信息所涉及的内容对其进行分门别类。根据利用者利用档案解决问题的种类，反馈回来的信息一般可以分为以下几种类型：解决学历和工龄问题的信息、开展历史研究和编史修志情况的信息、用于工作参考和进行科研产品开发取得成果的信息、利用档案取得经济效益和社会效益的信息等。除此之外，还有利用者对档案部门工作的评价、意见、建议和要求等信息。

2.反馈信息的筛选。信息筛选应该在信息分类的基础上，在同类型的信息中综合采用类比法、查重法、时序法等信息筛选方法进行分析研究，有比较、有鉴别地进行过滤筛选，选取留有保存价值的反馈信息。

3.反馈信息的整理加工。可将收集回来的反映已经取得的效益的信息进行审核、编选、加工整理，编辑成档案利用效益典型实例汇编。送交领导参阅或印刷出版。结合馆情将评价性、建议性信息写成专题性意见或建议送领导参阅，用于指导各项工作。

4.反馈信息的执行。这是整个信息反馈的中心环节，关系到反馈信息能否及时有效地发挥对档案工作的调节、控制作用。档案工作的各环节在获得档案利用反馈信息并形成具体的改进项目的执行方案后，必须调动有关工作人员。配备充足的物力和财力.认真贯彻落实方案中确定的任务，按要求完成任务。

5.反馈信息的再反馈。即将反馈信息处理情况向反馈信息提供者进行通报。档案部门进行信息再反馈，除了对反馈信息提供者表示感谢外，还要征询他们对反馈信息执行结果的评价，鼓励他们对档案利用信息反馈工作提出相关建议，以不断提高档案利用信息反馈工作的水平。

三、构建档案利用信息反馈的保障体系

（一）组织保障

鉴于档案利用信息反馈工作的重要性，应在档案部门内部建立专门的档案利用信息反馈工作机构。来具体承担这项工作。

（二）经济保证

运用经济原则，把信息反馈的质量、效果与利用者、与档案部门和档案工作人员的经济利益联系起来，以有效地调动各方面的积极性和主动性。提高档案利用信息反馈工作的水平。

（三）智力支持

档案管理部门要发挥宏观调控作用.积极组织人员参加反馈信息收集和处理等方面的培训，建立竞争机制，鼓励档案工作人员提高信息反馈处理质量，并开创利用者参与档案工作人员绩效考评，尤其是信息反馈处理工作考评的渠道。档案工作人员要主动学习，提高自身素质，以适应信息时代对档案工作者提出的新的要求，实现由档案保管员到档案信息开发者的转变。