浅析电子档案的生命周期与管理

孟微

（黑龙江省牡丹江神经精神病医院 黑龙江 牡丹江 157000）

1.对电子文件的几点认识

1.1 电子文件是社会发展和信息技术进步的时代标志与产物

随着计算机与网络技术的成熟应用，人类的各项活动已经越来越离不开计算机，特别是电子技术在公务和商务等各个方面的广泛应用(电子政务、金融、ERP、ARP等管理系统平台)，电子文件的出现是社会发展的必然，是信息技术进步的时代标志与产物。在当今社会各项活动中，电子文件已经越来越显著地成为人类信息流通的主要形态之一，档案工作者必须清醒地认识到这种变化是不可逆转的，是不以档案管理者的主观意志为转移的，因此应以理智的心态来面对这种趋势和变化。

1.2 电子文件对传统档案工作的挑战

电子文件并没有改变从文件到档案的基本属性，但是从文件到档案的载体形式、管理流程、保存方法和利用手段方式等方面都发生了根本性的变化；这种变化使原有传统的档案文件管理理念必然受到冲击，同时也为档案工作的发展带来很大的机遇和挑战。

1.3 电子文件的描述

电子文件是通道电子计算机进行操作、处理相传输的文件，电子文件的类型有文本文件、图像文件和数据文件等。许多使用者常常误认为电子文件就是单一的文本文件或是图像文件，其实这只是电子文件被认知的表面部分，常规的电子文件是由文件内容信息和元数据(保存描述信息)共同构成，文件是用死数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成广有证据作用的文件。

2传统文件生命周期分析

档案学的基础理论由文件生命周期理论、文件价值理论和档案全宗理论等组成。结合这些理论先来分析传统文件的生命周期过程。

2.1 传统文件生命周期的四个阶段

文件生命周期的理论由来已久，但最早的文件生命周期是从文件的现行使用阶段开始，当时只有现行使用、阶段保存和永久保存二个阶段，直到20世纪中期，国际档案界发现了文件的形成阶段，并将文件生命周期的时间前移，变成了四个阶段一直延续至今。文件生命周期理论与文件价值理论密不可分，每一阶段都是文件自身从被赋予价值到不同价值大小的直接体现，而在生命周期的不同环节当中文件的存放地点也自然按照规律进行转变。

2.2 文件在生命周期中的运动规律

文件在生命周期的各个阶段中进行着有规律的运动，每个阶段之间都有明显的界限，文件从形成阶段开始，经过签名盖章才使文件正式生效并具有价值；现行使用的文件经过文件鉴定之后，才能区分有价值文件归档备存，将无价值文件予以剔除；符合保管年限(满20年)的档案进行再次鉴定后，将最有价值的全宗档案移交档案馆，作为国家记忆进行安全保存和满足保管利用。

2.3 文件生命周期中不同阶段的相互关系

文件是各项工作的副产品，只要开展工作就必然会产生文件。档案工作的工作对象是档案案卷，档案馆工作的工作对象是一个个档案全宗。由于从文件——案卷——全宗是同一事物的不同阶段，完全是一种递进的关系，当然每一次递进是有条件限制的，所以从档案馆工作——单位档案工作——各项工作之间都是密切相关的，前期的工作好坏将直接影响到下一环节的工作质量。在归档环节中将已经办理完毕的文件、具有保存价值的文件(文件鉴定)、系统整理并保持有机联系的文件，按照要求完成文件——档案的递进。

3电子文件质量的掌控环节

3.1 概念(设计)阶段——前端控制

概念(设计)阶段极为重要，强调的是进行前端控制。意识，具体体现在档案的超前意识、管理意识和后顾意识文件质量的关键环节。

档案超前意识是在电子文件管理系统设计之初，就要让档案部门参与电子文件管理系统的设计，并在设计中提出完整的建档需求内容并融入在系统之中。档案管理意识体现在电子文件管理系统的设计能够满足后期数字档案管理需要的应用平台，并充分留有功能扩展的空间，系统中所有文件格式模版设计应当符合国家与行业的数字档案管理标准与要求，便于今后数字档案信息的管理和共享。

3.2 形成阶段——对象控制

在电子文件的形成阶段，关键是对电子文件本身及其产生电子文件的承办者，这一个对象的控制，这是直接影响电子文件质量的重要环节。对“人”的控制是指对承办人要提高建档意识，明确和落实提高电子文件质量的责任，能够熟练掌握系统的使用，并在工作中严格按照电子文件形成和管理流程规定操作(不漏项)，确保电子文件在这一环节的顺利进行。

对“文”的控制是指对电子文件形成过程的质量控制。要求系统能够真实完全地记录电子文件形成的全过程，通过严谨的工作流程保证电子文件的完整性，完善元数据相关的所有信息内容，同时采用数字签名、电子水印、身份验证、操作留痕、加密技术等技术手段确保电子文件内容的真实性。

3.3 维护阶段——管理流程控制

电子文件的鉴定主要是确定其真实性、完整性和有效性。鉴定真实性就是确认电子文件的内容和保存描述信息和形成时的原始状况是否一致；鉴定完整性是检查电子文件的内容与保存描述信息等信息有无缺损；鉴定有效性是查验电子文件是否具有可读性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体完好性和兼容性等。

电子文件的整理保管是指对接收的电子文件要按照档案管理要求，如添加档号、归档时间、归档说明与电子水印等；并在系统中进行分类登记、定位保存、建立索引等；同时要定期检查电子文件是否读出能用，信息载体的安全可靠等。

电子文件的检索利用是指读者利用电子文件的途径与管理。包括定期进行管理信息发布，让使用者了解所藏信息内容、检索途径与利用方式，系统根据需要进行用户权限管理和电子文件信息的存取控制。

数据的长期保存是电子文件管理的一项极其重要任务。包括及时备份数据(异地备份)、适时进行数据迁移、档案信息的开放描述和数据整合技术的应用等多种技术手段，应当根据各单位的实际情况和需要，制定整体的数据长期保存方案。

3.4 加强电子文件的全过程管理

保障电子文件质量的关键是要加强电子文件的全过程管理。前面是根据电子文件生命周期理论，对电子文件二个不同阶段过程中影响电子文件质量的关键点进行了分析和列述，但这些关键环节对电子文件质量掌控的具体方法、流程重组、管理措施和实现途径需要进行专门研究并在工作中不断探索实践。

对电子文件的全过程管理，应以电子文件生命周期理论为基础，加强产生电子文件的“前端控制”并进行电子文件的“过程管理”，这是保障电子文件真实性、完整性和有效性的关键。前端控制必须延伸到文件管理系统的设计研制之中，前端控制和过程管理是实现文档一体化管理的有效途径。传统文件的文档一体化管理经过多年的讨论，大多停留在单方面的理论层面上，实践过程中遇到不少困难，从管理体制到工作流程都有问题。在电子文件生命周期中，要求档案意识和管理意识都要前移，从而实现前端控制，尤其是数字档案馆平台建设，更是为文档一体化管理创造了条件，密切了档案人员、文件承办人员和技术人员的相互关系，真正意义上的文档一体化管理就自然水到渠成。

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