基层企业文档办公与档案工作

许洪阁

(大庆油田钻三服务中心 黑龙江 大庆 163411)

吴宝森教授主编的《档案学概论》明确指出:档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案在与其它事物相比较而存在的过程中，显示的独有的特性，就是原始记录性。

以史为鉴知兴替，以人为镜知得失。基层企业档案记录的是最基础的历史，做好基层企业档案工作具有重要意义。加强文档办公是做好基层企业档案工作的基础。

一、基层企业先进文档办公是正规化管理的重要体现

(一)文档办公的程序和内容

文档办公就是将上级来文(包括各项任务的下达)，本单位的工作计划，本单位的领导临时指派的任务，还有基层或个人在计划中、计划外所从事的重要工作，通过报告、计划上报领导核准签批后，再按计划方案实施。这一切均由办公室文秘人员入档督办。直到任务完成督办人员予以讲评之后，将计划报告运行过程结果与评述交领导审核签批后归档。

这期间，工作运行中出现的发明创造，优秀决策管理，各类突出业绩，也包括事故违章等问题，要完全真实地记录下来。并将其归入“文档办公”的“评述”中。重要的、影响较大的事件，单独撰写科研或调研报告，然后入档。

(二)文档办公的载体形态和内容的具体要求

1.随着知识经济和信息化社会的到来，办公自动化在基层企业也逐渐地推广开来。如:通知和一般文件通过网络；大量地可借鉴资料，通过网络、光盘、U盘、照片、摄像、语音等载体进入基层。而本单位财务、考勤等也大多利用电脑来进行。2.文档内容一定要全面、深入。就其规范而言，对文档体系，即一套完整档案应包括:计划或报告——具体实施方案或细则，包括领导的批示——运行过程(遇到问题解决办法和流程的科学性等)——结果与写实性评述(属发明创造、知识含量和社会经济效益)。3.就某一具体材料而言，要有这些内容:标题→引言→主体内容→结尾→材料人和年月日。4.这期间不同载体形态的资料。根据可融性进行分类，且不可忽略档案的完整性(如照片可复印、摄像可编互见号码等)，在档案学里称其为“全宗”。

(三)具体的管理责任和相应的规程

1.文档办公的具体责任者，是基层企业的文书或秘书，他们持文档上传下达和督办以及写实性的归纳评述。归纳和评述必须有当事人和领导的签字。2.具体的规程，可根据文档办公的数量来确定，一般情况可分三大类:上级来文；本单位文档；资料文档三大类。上级来文不必细述，本单位文档也好理解；资料文档则包括多方面内容，如发明开创的经验、交通安全宣传资料、学习实践科学发展观经验，等等。

当年资料一般情况按三大类，和各类载体的文档批办单的时间和序号的顺序存放即可，但在文档运行过程中，可能发生已办结和未办结，或续办等现象，可根据实际情况进行编号，以便于管理清晰和方便入手，如立已办结档案和未办结档案等。

二、基层企业的档案管理

在文档办公的基础上“到年末或次年的二三月份，就要把上一年的所有文件整理入档。我们研究档案的搜集，就从这里开始。可以说，文档办公是档案“产品”的生产过程，年末是对文档办公的终结，也是“产品”的出炉。而搜集整序就是档案工作的开始。

1.首先把单位所有的文件(除未办结仍需继续督办的文件可暂缓)包括计划、总结、报告、调研资料，特别事件资料、单位日志、基本情况和基本业绩汇总表，并选择一些个人工作记实资料。还包括搜集并整理成文的大事记等分门别类，经过审核、筛选之后装订立目，归入档案管理范围。

2.有关人事档案的整理。改革开放以后，我国由计划经济逐渐转变为市场经济，又由于知识经济的到来，现代化自动化的影响，人事档案与人力资源管理等也随之发生了变化。如今的人事档案更多的应搜集本人的实际业绩和学识以及技能的写实性记录，以便为单位、社会提供人才资料，并且对于人才的整合、利用、布局提供相应的有用的资料。就一个钻井公司的综合服务部门而言，就要将其全年每人的工作日、出车公里数、货运吨数、成本与消耗汇总立表。同时对于突出业绩简要写实性地记录在案，然后装入档案。作为领导者个人要记录其当值时间，处理问题数量内容，开拓性决策，创造性的管理方式方法和有效的指挥，综合协调事件结果及一切领导管理产生的效果等。总之，单位的事迹业绩一定准确地表现在个人档案里，文档办公决不允许单位的业绩在个人档案无记载，这不符合基层业绩是员工、领导者创造的这一事实。

3.企业基层一般不设专职档案室，需要按规定上缴相关档案。我们这里论述的内容就是开拓档案管理。需要基层企业设立档案室。这样，所有上缴档案，都要复制一份，将正本上缴，复本留在本单位档案室。要求毁掉的档案也留下目录，长期保存。特别是人事档案，一般均控制在上级单位，所以，企业基层单位的人事档案可称其为个人业务档案，或者学识技能和业绩档案。这样与上级人事档案就不雷同了。

4.档案目录，或档案数字化问题。就目前而言，上级在管理上还没有基层单位必须建专职档案室的明确规定。因此，在经费、编制等方面都得不到支持。因此，做好企业基层档案工作也要将实事求是，量力而行。

5.档案的著录，编目按国家档案法的相关规定执行。特别情况，可根据需要设立便于检索的方式。

三、档案的利用

首先，档案是企业决策管理的重要参考。历史往往非常出奇地巧合。因此，以史为鉴，成了千古名言。一个企业的生存发展离开了这一切，前进中肯定会遇到一定的困难。反之，可能就要顺利许多，而且还有着相应的推动作用。

其次，企业档案与企业文化的关系。企业文化是企业的灵魂所在，而企业档案为企业文化提供了大量的可借鉴参考的历史文献，反之，企业文化又影响企业档案收集范围和价值及鉴定工作。企业的档案工作对人力资源管理文化，开发企业诚信文化，建立企业形象系统，都有着无可替代的作用。因此说实现企业档案的文化价值，也是企业档案的重要作用之一。二者是相辅相成的关系。

基层企业档案管理部门可收集企业荣誉档案，编制历年来单位业绩表格，还可搜集有意义的实物和个人突出业绩等资料等等，建起本单位的展室，表现一个单位的历史和健康发展的荣誉(当然，重大失误和事故也不回避，这是警示人们不犯或少犯错误的重要方式。也要人们从中汲取教训，把失败作为成功之母)，以鼓励人们开拓进步的信心和决心。

与此同时，编写企业史志，编写先进人物宣传册，还可以以此为题材，编写各类宣传作品，这一切均说明档案与企业文化的紧密关系。

再次，档案工作为领导决策管理、员工工作提供借鉴和参考。这是企业档案无可替代的功能。实践证明，重视档案的收集和利用的单位，其开拓发展与不重视这项工作的单位有着明显区别。