高职院校档案信息化建设之浅见

周敬堂

(盐城卫生职业技术学院档案室 江苏 盐城 224005)

随着档案事业的发展，信息现代化管理的要求越来越高。党和国家高度重视信息化工作，提出了“大力推进信息化，加快建设现代化”的战略方针。做好档案信息资源开发利用工作是国家信息化发展的客观要求，是新形势下档案部门贯彻落实科学发展观的重要战略举措。因而，高校档案信息化建设是社会发展的必然趋势。笔者从事学校档案工作多年现就高职院校档案信息化建设谈一点看法。

1 学校档案信息化是社会发展必然趋势

高校档案信息化建设是全国高校档案建设共同的工作，对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用，也对高校的各项工作产生积极的影响。因此，应当把高校档案信息化建设与发展纳入为高校信息化建设的重要组成部分，与学校的图书信息管理、校园网络同步建设，切实做好相关工作，适应经济社会发展的需要，争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。高校档案信息化将会为高校师生查阅相关信息提供最全、最新、最方便的手段。伴随着网络与通信技术的不断发展，高校档案部门将要逐步改变现状加强档案数字化建设，要以加强网络环境下档案资源建设为重点，解决好电子文件的保存、保真、保密以及利用等问题，使电子载体的档案信息资源得到有效开发。未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。

2 高职院校档案信息化建设现状

从目前全国各类院校的档案信息化管理来看，差距较大，重点大学、普通高校当中信息化管理程度也参差不齐。全国的重点大学档案信息化建设已搞得红红火火，国内一些著名的高校由于有先进的软、硬件技术与设备作支撑,档案数字化,网络化建设走到了前列,信息化程度较高，馆藏信息资源日趋丰富。而多数地方高校，高职院校的档案信息化水平则相对较低，档案信息资源数字化建设多数处于起步阶段，尤其是一些中小型档案馆（室）尚处在以单机为主体,无网络支持内封闭状态，因而致使档案信息资源共享大打折扣。档案在高校的教学、科研中的重要作用虽然也逐步显现，但信息化建设缺乏统一的管理标准，制度规范体系建设严重滞后。

造成上述现状的主要原因是：一些普通高校领导在新形势下对档案信息化建设的重要性缺乏应有的认识和足够的重视，对档案管理信息化的必要性、紧迫性感受不深，热情不高，没有建立档案信息化的领导决策机构，也没有将档案信息化建设列入议事日程。高职院校以及一些职业学校更是严重的滞后，大多还停留在传统的手工管理阶段,传统的档案管理模式与时代发展不相容合，无论是档案的保管条件，还是支撑档案管理的软件和硬件设备、还是规章制度、管理体制、工作方式等都不适应信息化建设的要求。不少高职院校档案资源未得到充分的开发利用，档案利用率极低。特别在高校经费普遍不足的情况下，没有给予档案部门必要的资金、物质和人才的支持，网络化程度不高；机构设置、人员编制没有到位，没有形成相应的信息化队伍，档案信息化建设成了纸上谈兵；其次，不少高职院校尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。再次，高校各部门的兼职档案员接收档案管理专业的专门培训较少，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息化建设进程，严重降低其在社会需求中的作用。因此,高职院校的档案信息化建设面临着巨大的挑战。

3 高校档案信息化建设的途径

3.1 更新观念，充分认识档案信息化的重要性

作为高职院校的领导对档案建设应站在学校改革与发展的高度，从更深层次上认真思考信息化给档案管理带来的挑战和机遇，要不断解放思想，更新观念，积极寻求档案工作与学校中心工作的结合点与生长点，在较高层面上来筹划本校档案信息化建设方略。传统纸质档案的管理方式是建立在手工操作的基础上，而现代电子档案、声像档案的管理，则必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形式，跟上现代化的步伐。所以档案工作者也必须更新长期以来形成的管理理念和方式。

以往人们注重的档案实体只作为保管单位进行简易组合，以便于保管、保护和统计，而现在档案数字化信息才是检索、传输的主要对象，只有纸质载体档案转化为电子数字档案以后，档案才具有新的活力，才便于作深层次加工、贮存，才能实现计算机检索和在网上传输。这是整个档案管理业务体系的基础的一环，这一环节上档案信息从纸质版本变为电子版本，为人们所利用，这是一项全新的工作，它要求人们熟悉档案业务，又要懂得计算机技术，要求人们更新观念，改变传统的管理方式，从整体上实现档案管理现代化。

3.2 加强档案专业队伍建设是实现档案信息化的关键

首先，单位领导要重视档案工作，要配置相应的档案管理部门、人员。而档案工作者是档案管理的主体，是否具备较强的业务素质和相关能力是搞好档案管理工作的关键。为了适应档案信息化建设的需要，必须加强档案部门的人才储备，积极引进既精通档案管理专业又精通计算机的复合型人才。这样才能实现档案信息资源共享的最大化。我们面临的是科技革命日新月异的时代，随着档案信息化建设的发展，档案工作的重点必然向更深层次的信息领域进展，实现数据存储海量化、信息搜索精准化、查档操作最简化、安全服务无间断化，没有这方面相关领域人才是不行的。另一方面，要对现有档案工作者进行针对性的培训，如加强计算机、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训。积极开展档案信息化建设业务指导，通过组织培训、举办讲座、上门辅导等方式，传授档案管理方面的专业知识，普及专业技术，从而少走、不走“弯路”。学校领导要重视对档案馆（室）定岗定编，增加新手，补充新鲜血液，不断提高档案工作者的专业水平。档案人员也要不断提高自身素养，恪守档案工作纪律，认真贯彻执行《档案法》，严守党和国家、高校的机密，适应新形势，树立超前的管理意识，发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系，不断提高自身综合素质。

3.3 构建高质量的档案信息数据库促进信息资源的开发和利用

档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心，主要任务是要按照档案数字化技术规范要求，对原有馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换，形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库；在数字化转换过程中，还要同时做好自身馆（室）藏档案的机读目录建设与管理，对正在形成的电子文件进行及时归档，将每年产生的归档文件目录以机读目录的方式存档，并做到收集齐全完整、真实有效，要注重机读文件数据的安全。

建设档案数据库，是档案信息资源开发利用的重点，也是实施电子信息档案科学管理的必要条件。学校档案馆（室）要加强文件目录数据库建设，采集文件级目录数据，收录学校馆(室)藏各类档案文件级目录数据库，然后形成全宗目录数据库，进而建立各种专门档案目录的数据库。档案的数字化工作要求高，数量大。这就要求从事数据录入采集的同志认真做好这项工作，建设高质量、高水平的全文信息数据库，利用数据库技术，对档案信息基础数据库进行挖掘整合，最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群。同时应根据各高校的特色与实际情况，着重推出一批具有示范性的特色数据库，使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。做好档案信息资源开发利用工作是高校档案部门落实好、完成好这些任务和要求的核心内容，是推进我国信息化工作的重要组成部分。

可以说，档案信息化是近几年我国档案事业发展的一个重大拐点和耀眼亮点。以信息化建设为突破口，深层次、高质量、高效率地开发档案信息资源，服务小康社会、和谐社会建设，是做好档案服务工作的有效手段和有效方式，它必将成为档案事业可持续发展一个新的增长点。高等院校要充分发挥自己的知识技能应用现代信息技术，推动档案信息资源开发利用工作，促进档案事业实现新的更大的发展。