如何做好新形势下档案的开发与利用

邱智宁 石晓琦

（1.牡丹江市体育局；2.牡丹江市爱民区疾病预防控制中心 黑龙江 牡丹江 157000）

如何做好新形势下档案的开发与利用

邱智宁1石晓琦2

（1.牡丹江市体育局；2.牡丹江市爱民区疾病预防控制中心 黑龙江 牡丹江 157000）

档案作为党和国家各项事业服务的真实记录，是开展各项工作的基础信息和重要依据。随着经济的发展和社会的进步，人们已经进入了信息时代。档案作为信息存储的载体，它的利用工作已经逐渐得到人们的重视，特别是伴随着改革与发展，档案工作的重心已经从“档案保管”转移到“档案的开发利用”上来，档案的开发利用作为档案工作的最终目的，它的重要性正日渐显现出来。

档案的开发利用工作是指档案信息资源的开发，就是档案管理部门根据需要，采用专业的方法和现代的技术，从所保管的档案中发掘有用的信息材料。其中开发是实现利用的前提和必要条件，而利用档案信息所产生的社会效益和经济效益是衡量开发程度的重要标志。如何在新形势下做好档案的开发利用工作，使其走出传统的思维、工作模式，本人认为应从以下几方面来把握。

一、强化档案工作的科学管理，丰富档案的信息资源结构

做好档案的开发利用工作，首先要求建立一个专门的机构即设立一个综合性的档案室来负责档案工作，以便对归档的档案能进行更规范、更科学的集中统一管理。其次档案室室藏量的丰富也起着决定性作用。这就要求档案室的人员要千方百计地做好接收工作。平时应注意对各部门形成的文件材料，按照档案管理的要求进行指导监督，帮助他们按标准进行分类、整理、编目，力争做到归档的档案数量充足、齐全完整，内容丰富，结构合理，质量优化。我单位原来的档案就是分散管理的，文书档案由办公室负责管理，财会档案由财务科兼管，业务档案由业务科负责，这种管理，很不适应新形势下档案管理发展的需要，有的人员调动时将原始的材料销毁或者带走，给后来的利用者带来很多不便。于是我单位领导决定建立专门的档案机构，并且在各部门又配备了兼职档案人员，将原来分散管理的档案实现集中统一管理，解决了多年来文件材料不齐全完整、接收难的问题。十几年来的实践证明，档案实现集中统一管理后，极大地方便了利用者的查阅和利用，现在我们不论是编写史志还是编写工作总结，都有据可依，有档可查，保障了档案的信息资源的提供，便于大家的利用。

二、更新观念、确立档案信息开发和利用工作的地位

档案信息的开发利用是档案工作的最终目的，是“强化应用技术的开发和推广，促进科技成果向现实生产力转化”的桥梁。因此，必须认识档案信息开发利用工作的重要性。首先，从事档案工作的干部职工，要解放思想，更新观念，勇于改革，善于创新。要明确档案信息开发利用，是档案工作的主导，要破除“重管轻用”的观点，必须热爱自己的工作，积极进取，爱岗敬业。其次，负责档案工作的领导，要在人、财、物等方面向档案信息开发利用工作倾斜，使档案信息开发利用工作能在高起点、高标准的基础上发展，真正起到为当地经济和社会各项事业发展起到引导和服务的作用。

三、建立健全档案信息利用制度和服务体系

为了提高档案信息的利用，要建立健全档案信息利用制度。要有计划的编研一些适应形势需要的信息资料，不能只顾资料积累、文化财富堆积。要建立档案信息利用预测制度，通过对档案信息利用的可行性的分析预测，掌握社会各业对档案信息的需求动向，有针对性地进行收集。建立档案信息服务体系。要建立行业档案信息资源体系，集中本系统、本行业的档案资料，形成信息开发利用网络，对档案信息进行整体开发，综合管理。同时开展档案咨询服务，介绍档案信息开发的基础和档案信息利用的效益，使档案信息开发利用取得较好的经济效益和社会效益。

四、提高自身素质，努力造就新型档案专业人才

现代社会是知识经济占主导地位的社会，而信息产业是知识经济的基础，现代高新技术的蓬勃发展必将对档案信息资源的开发利用产生巨大的影响。面对这样一个变革的时代，如果我们档案工作者不迎头赶上，努力提高自身的素质，就会使我们在档案信息资源的开发利用上准备不足，就会处于被动的地位，因此档案工作者要产生一种紧迫感。首先，要加强思想意识的转变，在市场经济的大潮下，只有变化才能求新，只有求新才能发展。要以丰富的理论知识和实践经验为后盾。档案工作是一门技术性很强的工作，从知识的形态来看，档案是最直接、最原始、最新鲜、最准确的知识载体。无论是人类知识信息，还是系统的理论概括，最初都是以档案保存、积累起来的，只要是在有文字的社会，人类的一切活动都离不开档案，所以，要求档案工作者本身的业务水平尽快跟得上时代、跟得上档案事业的发展。其次，尽快掌握现代化的科学技术，特别是计算机技术，要适应形势，努力学习现代化的档案管理技术，以达到档案的深层次开发与利用。

五、改进和提高档案利用的方法与技术，加速档案资源的共享

随着档案信息资源的急剧增长和对档案的利用越来越频繁，传统的利用方式与利用方法已难以适应新形势下改革的需要，因为要求及时、准确、全面、系统地将档案信息资源进行有效的浓缩和有效的存储，以便于广泛地提供利用，要大力改进档案利用的方法和技术，并尽可能使用现代科学技术。首先，要加强档案检索工具体系建设，改变以往检索工具单一，功能不全，检索速度慢，效率低的现象，建立适应改革的新的检索体系，突出检索工具的有效性，兼容性，存储性特征。应以编制查找性检索工具为主，以提供高效的开发利用，同时，还力求编制指导性的检索工具，以拓宽开发利用的渠道。其次，要积极推进档案部门计算机管理系统的建设，在目前档案部门人员少，而室藏档案数量大的情况下，运用先进的计算机技术代替人工对室藏档案信息进行检索、统计，必将大大提高工作效率和档案信息资源开发的效益。随着计算机网络技术的发展，档案信息资源将实现区域性连网，利用者只有通过计算机才能实现广泛的资源共享，所以，只有加快档案部门计算机管理系统的建设才能真正体现出档案的信息资源开发功能。而且利用网络的发展和现代的通讯设备，使人们能从网上方便、快捷地获取信息和产品资料，从而实现大范围的档案信息资源共享。

由此可见，在新形势下，要做好档案的开发利用工作，就要从内部职能做起，强化档案工作的科学管理，注重接收、征集工作，不断更新档案人员的思想观念，积极迎接新技术的挑战。我们档案工作者要坚持不懈地努力学习，不断提高开发档案信息资源的能力，充分发挥档案的作用，为改革与发展作出应有的贡献。