企业人事档案管理与人力资源开发

宫 政 刘 玲

（哈尔滨哈投投资股份有限公司供热公司 黑龙江 哈尔滨 150000）

企业人事档案是合理用人、选人的重要基础。企业人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，要做到人力资源的合理配置，最大限度地实现人力资源的价值，提高员工工作效率和企业经济效益，降低人力资源成本，就必须完善企业人事档案。调整员工岗位必须熟悉员工的档案情况，查阅企业人事档案已成为考察、任免、调动、调整等工作中一个不可忽视的重要程序，它在企业队伍建设中发挥着重要作用。

企业人事档案的完善为人力资源的管理提供了重要依据。要做到人尽其才，使每个员工在各自的岗位上发挥出最大作用，就必须知人善任，不仅要看员工现实表现，而且要看他的全部历史和全部工作。企业人事档案是个人经历和社会实践的记录，是个人思想品德、业务能力和工作情况的反映，是合理用人的重要依据。了解每个员工的全部历史和全部工作，实际上主要是通过查阅分析档案，对其经历、品德、学识、专长等一贯表现和优缺点进行立体考察。员工档案中的各类情况对全面了解每个员工发挥着非常重要的作用。

企业人事档案的完善对制定规章制度和企业改革的历史沿革、发展和贯彻落实情况具有珍贵参考价值。企业人事档案材料是经过组织审查、档案管理部门认真鉴别的，是历史的真实记录。同时它有组织公章、个人印章等，有一定的法律效力。企业可根据事业的发展需要、员工的综合素质，在分析研究的基础上制定出相应的规章制度和企业改革方案。

企业人事档案的价值在于利用，完善目前的企业人事档案将有利于现代企业挖掘员工的潜能，更加合理地配置人力资源，不断提高企业自身的核心竞争能力，推动企业进一步发展壮大。

首先，员工基本履历方面要完善。目前，企业员工的基本履历档案内容不太齐全，如员工应聘时的求职简历及证明材料等，还需要进一步完善。对于干部档案，由于大多数企业无权保存，为方便利用，企业应通过正常程序将干部档案部分内容备份或统计，归入企业内部档案。如有必要企业还要通过员工的毕业学校或原单位等正常渠道侧面了解所招聘员工，所收集材料也应归入企业人事档案。这对企业更加客观全面地了解员工、更加合理配置、培训和使用人才有着相当重要的作用。

其次，业务培训方面要完善。知识更新已成为时代的要求，培训是现代企业开发人力资源的基础工作。为适应新形势发展的需要，企业中每位员工都要不断进行培训、更新知识，提高业务水平。每次的培训内容、测试试卷、考核结果（或结业证书复印件）、培训单位的鉴定等都应记入个人培训档案，为下次培训需求提供参考依据。

第三，绩效评估及奖惩方面要完善。员工绩效评估和奖惩是现代企业人力资源管理的核心工作，需要大量的考核记录作为依据，这些记录都要及时、准确地收入企业人事档案。充分利用这部分档案，企业可以对每位员工某段时间的业绩、素质、能力等各方面进行综合的评价，它为员工队伍优化、部分之间人员调配，岗位、薪酬级别的调整，为下一步的培训，提供了客观全面的依据。

第四，岗位及薪酬调整方面要完善。企业人事任免、岗位及薪酬级别调整记录是绩效评估和奖惩的结果，也应及时收入企业人事档案。

总之，企业要搞好人力资源开发需要做大量的工作，而企业人事档案管理则是其最基础的工作，传统的企业人事档案（尤其是培训和绩效评估、能力考核方面）满足不了这方面的要求。我们必须在传统人事档案基础上，使其真正由“死档案”变成“活资料”，更好地服务于我国改革开放和社会主义现代化建设。