高校学报档案的信息化管理

章 邺

(盐城师范学院学报编辑部,江苏盐城 224002)

高校学报档案的信息化管理

章 邺

(盐城师范学院学报编辑部,江苏盐城 224002)

随着计算机技术和信息技术的大量使用,高校学报档案管理工作的效能得到了极大提升,对高校教师从事教育科研、进行学术交流和课程资源的开发提供了极大便利。但由于网络环境下,信息安全面临着新的挑战,也使高校的档案管理面临着许多新的问题。本文从健全档案管理规章制度、加快档案信息化步伐、加强档案管理人员的自身建设等方面讨论了如何搞好高校学报档案的信息化管理工作。

学报;档案;信息化管理

学报档案是高校档案的重要组成部分,其管理水平的高低反映了一所学校档案建设质量的高下。加强高校学报档案的信息化管理,可以充分发挥学报档案管理的效能,有力地推动高校的教育教学水平的提升。目前我国高校档案管理已经进入信息化时代,给高校学报档案的管理工作带来了新的机遇,同时也带来了巨大的压力和挑战。如何切实提高高校学报档案的信息化管理水平,成为摆在广大学报档案管理者面前的一个新的课题。

(一)信息化条件下高校学报档案管理工作的新问题

由于计算机技术的大量使用,高校学报档案管理工作面临着一些新的问题。首先是档案管理人员的专业水平有待进一步提升,特别是管理人员的计算机技术水平亟待加强。其次是学报档案管理的制度有待进一步健全,特别是要探讨建立网络环境下学报档案管理工作的长效机制。再次是网络环境下学报档案的开发和利用水平有待进一步提高,特别是提高其服务与高校教育教学科研、教师专业化发展、学校品牌打造和学校文化建设的效能。

(二)加强学习,切实提高对学报档案信息化管理的认识

学报档案是一所高校重要的教育教学资源,是高校科研成果的原始记录,具有极其重要的保存价值。学报档案中的科技资源可为我国的经济建设、科学研究和文化教育事业提供丰富的素材,提高社会效益。它也能切实保证高效教学、科研工作的顺利开展,为学校教育教学质量的提升提供第一手原始资料,有助于学校打造自身教育品牌,提高高校教师的专业素养。同时它也能促进高效学报自身的建设,提高学报的示范性和学术影响力。学报档案的信息化管理是提高新形势下高校档案管理效能的必由之路。因此,我们必须提高对高效学报档案信息化管理重要性的认识。

(三)加强组织领导,建立学报档案信息化管理的长效机制

高校学报档案的信息化管理工作是一项十分复杂的工作。它既要有硬件设备,也要有软件的支撑,既涉及到资金投入,又涉及到人员培训,它即涉及到高校教育教学,又涉及到高校的科研和学术交流,因此,我们应该采取切实措施,加强学报档案的信息化管理。

1.加大学报档案管理的资金投入。学报档案有纸质档案、电子档案以及其他各种类型的档案资料,它们的保存和建设需要一定的资金支撑。在高校,学报档案的信息化管理工作往往资金投入不足,这既有学校资金紧张的实际困难,也有学校管理层面认识不足的因素。2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出“高校档案工作由高等学校校长领导”,并赋予其四项主要职责。这些规定的出台有助于高校领导更新观念,增强档案管理意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把其作为学校管理工作的重要事情来抓。学校领导应把档案管理工作列入学校工作的重要议事日程,将其纳入高校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案管理工作。

2.健全完善的档案管理工作制度。建立科学规范的管理制度,是学报档案工作实现信息化管理的可靠保证。没有完善的系统的管理制度,就会导致学报档案管理工作的无序和混乱。要顺利开展档案管理工作,必须建立一套行之有效的管理制度,以制度管人,凭规矩办事。首先,高校学报档案管理机构要严格执行国家有关档案管理的法律法规,拟订和落实本校学报档案管理工作的规章制度,如归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标等,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。其次,要强化对高校学报档案管理工作的有效监控,建立分管领导、职能处室和相关人员的三级监控机制,并做好明确分工,进一步细化责任,加大落实的力度。再次,强化对学报档案管理人员的岗位培训、业务指导和检查,不断提高提高学报档案的管理水平。

(四)加快学报档案的信息化管理,切实提高管理水平

学校的教育教学和科研事业在不断地发展,高校的学报管理工作也要不断进步,以适应新的网络环境下学报档案管理工作的需要。《高等学校档案管理办法》明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案管理载体中的重要地位。高校学报档案信息化建设是以学报档案资源建设为核心,以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点,以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好,充分发挥学报档案管理的效能,是学报档案管理者应尽的职责。

1.做好学报电子档案的归档工作。学报涉及的范围很广,内容非常丰富。它与以往以纸质为载体的文件归档有所不同。为做好学报电子文件的归档工作,档案工作者必须对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及归档、维护等做出明确的规定,以使电子文件能有效地进行归档。各部门或处室在每年文书归档的同时进行与纸质档案相对应的电子文件的归档,并按照档案网络管理系统中要求的电子文件格式、大小,通过校园局域网将电子文件全文传输到高校学报档案网络管理系统,专职档案员再进行编目上架以及开发利用工作。

2.做好电子档案的安全防护工作。纸质档案的安全防护工作,一般按规定借阅,杜绝丢失,切实做好防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温等工作。但电子档案的载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展、病毒入侵等都会影响电子档案的安全。一旦发生破坏性特强的病毒侵入,则会产生难以修复的后果,应切实做好电子档案的安全防护工作。一是要加强学报管理人员的专职培训,增强档案管理人员的事业心和责任感,切实提高他们的信息技术水平。二是抓好电子信息存储载体,特别是磁性载体的安全防护。定期拷贝,对长久保存的电子信息应该拷贝到耐久性好的可写光盘载体上。光盘应放在盒中直立存放,做到防尘、防变形,避免阳光直接照射,远离强磁场、热源,并与有害气体隔离。对于经常产生新数据的电子档案系统,可选用性能较稳定、费用较低的磁带介质作为数据载体。三是做好数据备份工作,采用软件备份与人工保护相结合,保证信息安全。四是保证计算机网络系统运行安全,实行内部网与一切外网的物理隔离,设置登录限制和使用文件权限的限制。五是预防病毒,防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装高可靠性的防火墙,经常更新杀毒软件,预防病毒入侵,不断提高病毒防护能力,以确保学报电子档案的安全保存。

[1]安春娥.试论高校学报档案的管理、开发与利用[J].山西广播电视大学学报,2009(2):92-93.

[2]崔今淑.高校学报档案资料的建立和开发利用[J].延边大学学报,2001(4):112-113.

(责任编辑张佑法)

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2010-11-08

章邺(1980—),男,助理馆员,研究方向:档案管理。