试论企业会计档案鉴定销毁中存在的误区及对策

陈洪远 李海雁

摘要:《会计档案管理办法》对各门类会计档案的保管期限及过期会计档案的鉴定销毁工作做了明确规定。但因为过期会计档案鉴定销毁工作政策性、业务性、责任性很强,自油田建立以来从未组织过鉴定销毁工作。目前,保管在各单位的过期会计档案数量很大,为保管这批档案挤占了库房容量,浪费了人力物力。本文在分析存在误区的基础上,对症下药,提出了一些有建设性的措施,比如转变观念,坚持经济效益与社会效益的辩证统一;制定更为细致、量化的档案鉴定制度,增加可操作性;创新档案鉴定销毁机制,提高管理效益等。

关键词: 企业 会计档案 鉴定销毁

河南油田成立于1972年,经过三十多年的发展,成为国家特大型企业。目前馆藏档案达30.8万卷、10.7万件,永久档案14.7万卷、2.9万件。其中到期档案以案卷为单位的占30%,以件保存的占15%。虽然成立了档案鉴定销毁委员会和领导小组,开展过几次档案鉴定销毁活动,但主要是针对到期的短期普发性文书档案和一些到期及无法再利用的科技档案,比如1980年以前测井原图及模拟带已经转换出数字带,测井仪器已经更新,原带读带机无法读取使用,所以销毁不影响生产;还有1973-1991年的单井综合记录(蓝图)利用率低,并保存有底图,到期销毁不影响生产利用,随着技术发展以打印的形式,不再晒图;还有是油田产能建设1993年以前的有两套,其中一套不齐全的鉴定销毁了,总计各类档案鉴定销毁不超过1万卷(件)左右。那么还存在大量到期没有利用价值的档案为什么没有鉴定销毁呢?这部分主要是会计档案。虽然国家财政部、国家檔案局1998年联合颁发了《会计档案管理办法》,对各门类会计档案的保管期限及过期会计档案的鉴定销毁工作做了明确规定,但因为过期会计档案鉴定销毁工作政策性、业务性、程序性、责任性很强,自油田建立以来对过期会计档案只做鉴定从未销毁。目前,保管在各单位的过期会计档案数量很大,为保管这批档案挤占了库房容量,浪费了人力物力,很有必要进行调研,分析其原因,采取一些有建设性的措施,加以解决。

一、企业会计档案鉴定销毁滞后原因分析

1.档案鉴定销毁工作责任性强,企业领导有所顾忌

在《档案法》、《档案法实施办法》中对未到期的会计档案或到期但仍有凭证、参考价值的会计档案销毁要追究法律责任,有时对到期的会计档案重新鉴定时不能做到百分之百的准确,万一以后要做凭证使用呢,所以一般一律从长,另外《会计档案管理办法》中并没有对不开展过期会计档案鉴定销毁活动的行为追究责任,出于避害趋利的心理,企业领导一般选择不支持也不在过期会计档案鉴定销毁审批表上签字。

2.国有企业缺乏效益观念, 不计成本

保管档案需要很多方面的费用支出,如保存空间、装具、人力等,包括库房费用、处理费用、保护费用和参考费用,大约以每份档案保管费用在100至200元/年之间计算,目前油田到期档案以案件为单位的占30%,以件保存的占15%,其中过期的会计档案数量在7-8万卷之间,则每年需支付700-1400万元的费用。对于年产值过百亿元的国有企业来说不算什么,如放在私人企业或股份制企业,肯定不行,这是国有企业缺乏效益观念所致。但随着油田的发展,会计档案数量的急剧增长,档案库容趋于饱和,面临档案数量的无限增长与有限的保存能力之间的矛盾,这个矛盾的最终解决将是档案管理的效益问题。鉴定档案时,必须考虑档案的利用价值与保存成本之间的比例。因此,在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点,要考虑一下每份档案是否值得保存,值得保存多久。

3.档案管理部门出于自身利益,工作积极性不高

按照劳动人事部、国家档案局1985年颁布的《地方各级档案馆人员编制标准(试行)》的规定,档案馆人员编制是按照馆藏档案(包括具有档案价值的资料)数量计算的,即以馆藏档案一万卷确定编制基数:地、县(区)及县级市档案馆五人,馆藏不足一万卷,编制适当减少,但不少于三人;地区级城市档案馆七人;省、自治区、直辖市及其他大城市档案馆十人。如果馆藏超过一万卷不足三十万的,其超过部分每五千卷增配一人;超过三十万卷的,其超过部分每七千卷增配一人。那么国有企业档案部门出于自身利益考虑就不会积极、主动开展对到期会计档案的鉴定销毁工作。这个标准已经试行20余年,存在如何使档案馆人员编制标准更趋于科学化和合理化问题。一是目前档案现代化管理水平提高;二是此标准不符合“精减、效率”的原则;三是标准设置幅度应该调整,社会发展迅速,每年形成的档案数量倍增,如果还按每七千卷增配一人,已经与实际不适应,也会造成编制部门不能对档案馆人员合理配置。

二、企业会计档案鉴定销毁中的对策

1.转变观念,坚持经济效益与社会效益的辩证统一

首先,转变企业和档案管理部门的观念。档案保管和提供利用这个过程本身就是为了追求某种效益,所存档案若不能满足社会的需求或者保存档案的付出与满足的需求相比得不偿失,那么保管档案就变成了无效劳动。特别是在市场经济发展的今天,在档案部门财力有限、库房紧张的状况下,更需转变只重视社会效益而忽视经济效益的观念和做法,在对到期会计档案的鉴定销毁工作中重视保管费用等因素,积极开展鉴定销毁活动,这对优化馆藏,提高效益具有重要意义。

2.制定更为细致、量化的档案鉴定制度,增加可操作性

加强档案鉴定理论的研究,使其更有利于指导实践。档案部门应注重研究一些操作性强的工作规范和工作标准,并在制订会计档案的鉴定销毁细则时考虑到保管费用因素,如可修改现有保管期限表,将保管期限的划分进一步细分为1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年、5年、7年、25年、75年、100年、永久等,在确定该文件究竟该保存多久时,应将费用因素考虑进去,这样在鉴定的具体工作标准中减少了人为因素的干扰,使其更具有科学性,更能体现效益原则。

3.创新档案鉴定销毁机制,提高管理效益

(1)把档案鉴定工作纳入企业内控制度

要把会计档案的鉴定销毁工作落实到位,有必要纳入企业内控制度,每年按内控流程定期开展对过期会计档案的鉴定销毁工作。鉴定销毁工作不是可干可不干的事情,而是必须要干的工作,在流程中明确规定各环节人员的工作职责和应承担的权利和义务,通过程序的合理性、科学性,尽可能地减少人为因素对会计档案鉴定销毁工作产生的风险。

(2)建立档案专业鉴定销毁中介机构

企业内部自己审核自己的会计档案是否应该销毁也存在其风险性,如同现在审查医疗事故,医疗系统自己查自己,存在可信度和公正度问题一样,国内外目前趋向的做法是交给第三方暨中介机构来评价比较合理。作者认为在会计档案鉴定销毁方面也可以创新机制,建立中介机构专门来做这件事,一可以解除企业领导不必要的心理负担,二可以较科学地进行会计档案销毁工作,三可以带来新的经济增长点,当然这需要国家制定出台相关政策允许。

(3)在各级政府档案管理机构中成立档案鉴定销毁机构

应在各级政府档案机构中成立档案鉴定销毁机构,定期对企业过期会计档案鉴定销毁工作进行指导。由档案行政管理机关、档案馆的鉴定专家以及富有实际工作经验的人员组成的档案鉴定销毁机构,因是政府行政部门更具权威性和法律依据,也符合政府职能转向为企业服务的大方向。因其专职负责档案鉴定、存留与销毁问题的研究及经常性的档案鉴定销毁工作,可以保证企业过期会计档案鉴定销毁始终处于被选择的状态中,从而提高管理效益。

参考文献:

1.黄小斯.会计档案鉴定销毁中出现的问题及处理.湖南档案,2002(10).

作者单位:河南油田档案馆