工程设计企业知识管理信息门户的研究与实现

郭平平 赵 晨 郭 聪

(1.武汉理工大学管理学院,湖北武汉 430070;2.军事科学院军队建设研究部,北京 100091;3.北京理工大学计算机学院,北京 100081)

1 引言

在以知识为基础的经济时代,工程设计企业必须应对复杂、快速变革的市场,积极动态地适应新的市场规则,妥善处理内外部的知识来源,部署优秀的知识工作者以及架构适用的信息技术,方能在与其它企业竞争时获得竞争优势。对于工程设计企业而言,迫切想知道的是知识管理信息门户到底是一个怎样的系统?如何构建?是否可以构建出具有企业特征和行业特点的且具有普适性意义的系统模型?为回答这些问题,本文以国内外知识管理已有理论成果为起点,提出了工程设计企业知识体系的基本框架。基于这一框架,借助典型的门户平台,完成了工程设计企业知识管理门户系统的软件实现,以期为工程设计企业的知识管理系统的普及提供有益的实证参考。

2 知识管理的挑战与确保成功的关键因素

2.1 知识管理的挑战

利用信息技术手段实现工程设计企业的知识管理,是一项具有很大挑战性的工作[1]。一方面,由于工程设计企业经过长期的发展,一般都积累有大量的显性知识,因此企业知识管理系统要能够高效支持这些显性知识的创建、发布、利用和管理;另一方面,由于业务流程本身就是知识活动过程,所以,知识管理系统不能独立于企业的业务和生产流程而存在,它必须是一个与业务系统有机耦合的动态系统,企业知识管理系统要能够实时捕捉创造性知识活动中的隐性知识,并以适当方式将隐性知识显性化。

因此,对于工程设计企业这样高度协作化的知识密集型企业,实现知识管理系统实现的主要挑战,概括起来主要体现在如下几个方面[2]:

(1)信息发布与内容管理。对于以电子方式存储的 Web页面、各种文件或记录内容,能够对其进行高效发布、管理和利用(通常称为“内容管理”)。内容管理除必须具备支持企业创建/捕捉、管理/保护 、存储 /保留 /销毁 、发 布 /分 配 、查看 /打印 外,还必须具备对相关的数字内容进行有效组织的能力。

(2)协同工作。构建信息化的动态工作环境,能够有效促进人才资产转化为具体价值。在动态化的协同工作环境中,最大的挑战在于要为广大的知识工作者提供有效捕捉和存储未记录在文件中信息的能力,包括捕捉知识工作者在工作协作过程和业务流程中表达的思想、非结构化信息或专家头脑中的信息。

(3)业务流程自动化。检索和重用信息的能力,是加速高度可重复性的业务流程的必然要求。工程设计企业的信息化管理,主要内容是日常例行的业务管理工作,这部分工作如果能够实现流程化、标准化,则可以大大提高管理工作效率。

(4)社会计算网络。工程设计企业最宝贵的资源是知识工作者,知识工作者的主要资源就是个人知识的学习、保存、传播、使用和创新。因此,企业除为员工创造出一个良好的学习环境与文化氛围外,还要为员工创造信息化的交流平台,以便让员工主动通过正式或非正式的渠道学习和交流。信息化的交流平台应该支持员工的自学、互动、同事、研讨和合作伙伴等五个方面的沟通。

透过信息科技培养与时俱进的员工,使每位员工都能在快速变化的产业环境中,持续累积面对挑战的能力,确保员工与企业不断保持竞争力。这就是知识管理的真谛。

2.2 知识管理门户成功的关键因素

由于门户技术具有在多种技术之间提供不断增强的一致性和保持应用程序开发的高效性,以及有效整合客户的需求等方面的优势[3],因此,选择门户技术对确保知识管理的成功,具有如下几个方面的显著优势:

(1)门户为企业搭建了一个全面、稳定和紧密的技术基础框架。当今典型的门户平台,均已预置了门户、协作、内容管理、搜索、业务流程和 BI(智能商务)等组件,不仅提供了成熟技术,而且降低了技术开发门槛和缩短了软件产品的开发周期。

(2)门户能够将业务管理流程、设计项目协作和设计人员紧密联系在一起。将业务管理流程、设计项目协作和设计人员紧密联系在一起的观念,对于正确理解信息技术是如何促进工程设计企业知识的创建和共享是至关重要的。

(3)门户可适应快速演进的信息技术变革。由于门户技术体系的层次化和组件化,使得门户平台技术基础中的抽象层具有很好的扩展性,能兼顾企业短期和长期的业务和技术需求。

(4)门户在信息的集中与分散管理之间取得了良好的平衡。企业门户运行时很自然会产生一些跨功能、跨多种业务流程和跨多个部门的活动,所以在企业门户实现方案中取得集中与分散的平衡是一个关键的成功因素。

(5)门户能够在易用性、信息安全和机密性之间取得平衡。一般而言,门户具有易操作的用户接口、良好的可靠性和对信息资源、应用程序与协作工具的可访问性。

3 工程设计企业的知识体系

根据知识管理理论[4]和知识管理系统[5]构成理论的已有研究成果(主要是技术流派的成果),按照知识拥有主体的不同,本文将工程设计企业的知识资源抽象为个体知识、团队知识、企业知识和企业外部知识四个层次(见图1)。

图1 工程设计企业知识体系构成的概念模型

(1)个体知识。个体知识是指员工单个个体拥有的各种知识,包括基础知识(如:数学、物理、化学和计算机应用等通识性知识)、专业知识(如:建筑学、工程力学、土力学、工程测量等工程设计必备的技术知识)和经验知识(如:个人经验、心智模式等)。

(2)团队知识。团队知识是指某个团队所拥有的与团队目标相关的各种知识。工程设计企业的团队,一般是根据设计项目涉及的领域(如:民用建筑工程、桥梁工程、防护工程、环境工程等)而临时组建起来的。尽管是临时组建起来的,但团队的活动过程既遵循企业的核心业务流程,又是企业的主要知识活动过程。业务流程是知识获取的信道和知识应用的对象,知识活动过程是基于知识管理视角对业务流程的抽象。

(3)企业知识。企业知识是指某个企业所拥有的与企业目标相关的各种知识,包括法律规范(如:工程设计相关法律、工程设计规范和材料规范等)、标准设计程序(如:内部相关作业程序,如设计步骤、质量要求等)、设计数据 (如:设计计算书、设计案例等)、自行开发软件(如:将设计数据模块化的电子表格、经验计算公式等)和教育培训(如:新材料、新工艺、新技术、新方法以及新员工的教育培训)等。

(4)企业外部知识。企业外部知识是指企业从外部或合作伙伴处获得的各种知识,包括竞争对手信息、合作伙伴知识、市场推广和拓展知识等。

4 基于门户平台的知识管理系统的实现

通过众多的企业知识管理和软件工程实践,我们发现,将企业信息门户技术应用于企业知识管理中,使知识管理工作和核心业务流程紧密结合,是实现工程设计企业知识管理落地的有效途径。

4.1 知识管理门户实现的基本思想

综合前面论述,不难得出工程设计企业知识管理系统的层次结构模型(见图2)。此层次结构模型使用信息门户的相关技术,从而实现了与工程设计企业知识管理体系的完美耦合。

(1)企业知识共享门户。企业知识共享门户,主要用于在企业范围内的信息发布和在企业范围内知识共享显性知识。使用知识共享门户的过程,通常称为“正式沟通”。普通用户可以匿名访问,从而实现知识的共享,但信息发布通常需要经过严密审批。门户的生命周期为永久性质。

(2)部门、团队协作网站。部门、团队协作网站,主要解决部门、团队和项目工作组成员对共享重要信息、理念和项目协作文档的重要需求。使用协作网站的协作过程,通常称为“非正式沟通”。协作网站的管理通常较为宽松,部门或团队的人员可以使用本部门或本团队的网站,非本部门或本团队的人员要访问部门或团队网站则必须受到邀请。部门、团队网站的生命周期为永久性质。

(3)项目协作网站。项目协作网站会随着项目的结束而消亡,因此,它是短期性网站。其它同部门、团队协作网站。

(4)个人网站。个人网站是一个社会计算网络,用于集中管理和存储个人的文档、内容、连结以及联系人的个人网站。具有权限访问内网的每一个用户,都有一个个人专有的个人网站,个人网站名称为“我的网站”。个人网站生命周期为永久性质。

4.2 逻辑体系结构

图2 工程设计企业知识管理的层次结构

图3 MOSS 2007服务器场部署的逻辑体系结构

下面以典型的企业级门户平台 Microsoft Share-Point Server 2007(MOSS 2007)为例,介绍工程设计企业知识管理信息门户实现的逻辑结构。考虑SharePoint的部署选项时,需要首先要考虑拓扑结构。换句话说,要事先确定在您的应用中要部署几个 SharePoint服务器场,每个 SharePoint服务器场中将部署多少台服务器,以及它们分别扮演什么角色。在 MOSS 2007中,如何部署 SharePoint是很灵活的。对于大型的工程设计企业而言,典型的部署会包含如下三种网站[6](见图3):

◦ 企业内部网(Intranet)

◦ 合作伙伴网站(即 Extranet,本文不详述)

◦ 客户 Internet网站(本文不详述)

通常企业的信息门户只需要一个服务器场,但该模型仍介绍了两个服务器场的用法。一个用于企业内部网,另一个用于面向客户 Internet网站。如果选择实施两个单独的服务器场,最重要的设计选择是决定由哪个服务器场承载合作伙伴 Web应用程序。在该模型中,服务器场 A承载企业内部网内容,服务器场 B承载企业的 Internet网站。根据软件的许可条款,任何一个服务器场均可承载合作伙伴网站(Extranet)。

确定逻辑体系结构中是否需要多个 SSP(共享服务提供程序)的最重要的条件是,您是否需要对内容进行隔离。例如,如果服务器场为多类用户承载应用程序,则单独的 SSP有助于在这些多类用户之间创建隔离。

典型的工程设计企业内部网,包括三个独立的应用程序。一个是用于企业信息发布与知识管理的“发布门户”;第二个是用于部门、团队或项目协作网站的“协作网站”集;第三个是用于企业所有员工个人网站的“个人网站”集。这三个应用程序通过一个 SSP(共享服务提供程序)结合在一起的(见图3)。这一模型可以很好地平衡安全隔离、所有应用程序间共享信息以及利用配置文件数据的业务要求。

4.3 知识管理系统的实现分析

门户技术之所以能承担知识管理的重担,关键是门户平台实现了自适应的可自定义解决方案和灵活的基于组件的体系结构,从而得以让门户辅助工程设计企业完成企业内外的各种协作和互操作任务成为可能。下面对企业内部网的三种门户的实现方法进行分析。

(1)信息发布与知识共享门户

此门户根据 MOSS 2007的 “发布门户”模板创建,专注于企业范围内的信息发布和知识共享,因此,一般企业只有一个信息发布门户网站(见图4)。

此门户具有多重门户的功能,主要实现信息发布与知识共享,以管理企业内部显性知识为主,内容包括各种专业知识、各类标准、规章制度、工艺规范、业务文件及最佳实践等。

企业建立知识存储和共享的前提是知识体系的建立。这可以按照两个步骤来实施。首先是定义知识,即梳理企业的业务流程,找出流程中的活动,挖掘出活动背后隐藏的知识,形成知识地图,使隐形知识显性化。其次是要对知识按体系进行分类。在工程设计企业,每个岗位都是高度专业化的,每个专业背后都蕴含相应的知识管理内容。岗位认定了,流程也就决定了,因而可以进行知识的固化。

由于在企业范围内发布信息通常需要遵循企业的信息发布审核制度,按照制定的信息发布流程,由具备信息发布权限的信息发布人发布信息,因此信息发布常称为“正式沟通”。发布的内容格式可以是 Web页面、文档和表单等,这使企业用户能够快速简单地发起和发布 Web内容,而不必为每个新页面或更新页面配备 IT人员或 Web管理员。

多重信息门户通常包括用户验证、个性化、应用程序集成和合并、搜索、协作、内容管理、网站、工作流和数据分析与报告等功能的组合,这使得发布网站可满足所有潜在门户需求所需功能的广泛性要求。

(2)协作门户集

此门户根据 MOSS 2007的 “协作门户”模板创建,专注于企业、部门或项目工作组之间的工作协同,具体可分为部门协作门户、团队协作门户和项目工作组协作门户,因此,企业范围内每一个部门、团队或项目工作组都有各自的协作网站门户(见图5),由此构成企业范围内的整体协作环境。

从业务角度来看,协作始终是组织渴望最优化效率和增加回报的梦想。在传统的非协作环境,用户在本地硬盘存储信息,信息很难共享;在半协作的组织中,用户可以将文件存放在网络文件夹,有时还发送带附件的电子邮件,这种工作方式很难捕捉存储于网络文件夹中的文件历史和全部上下文,也不能与文档创作过程中的作者建立联系,虽然电子邮件能够捕捉到个人之间的讨论,但由于它是线性的,不容易汇总。在一个提供高度协作机制的协作门户环境中,可以为部门、团队、项目和业务流程等提供各式解决方案,再辅以论坛、博客和 Wiki等协作工具,使得协作不仅能为内容的创建提供工具,而且还能为员工一起协同工作的过程提供所需的方法指导。这样便可很容易捕捉专家头脑中的思想、以电子方式表达的思想以及非结构化信息,从而使这些信息被更大程度地共享,有利于整个团队甚至整个组织的运行。

协作的机制主要通过文档库、列表库、窗体库、Web工作区、搜索和工作流等,将部门、团队或项目工作组成员有机联系起来,从而完成信息的交流、项目的管理以及文档的协作。团队协作的成果,可能包括工程设计图、结构计算书、材料数量计算书、配合设计的施工规范和各类设计报告等。

协作网站的一个最大挑战,不在协作过程本身,而在于如何从虚拟团队和项目协作小组取得最佳工作成果,并且一旦项目结束或虚拟团队和小组解散,能够将成果在更广的组织范围内应用(通常是在企业知识共享门户上发布)。

业务流程门户是一种特殊的协作门户,它既可以融入协作门户,也可以作为独立门户,一般不对普通用户开放,它提供一个适应于任何数量的关键业务后端系统(通常是企业解决方案、如 ERP和CRM系统等)的统一 Web型用户接口。统一这些应用程序的用户接口,可以大大提高员工与多种企业应用软件进行交互的生产率。譬如技术主管部门业务中的计划管理、项目管理、质量管理、科研管理和图档等,多数都有固定的工作流程,实现流程自动化后,可以节省大量的人力资源,生产效率自然会提高。

图6 “个人网站”是个人在企业中的信息门户

(3)个人网站集

此门户根据 MOSS 2007的 “个人网站”模板创建,它包括多种社会计算功能,可帮助企业将团队成员聚集在一起并分享专业知识。企业中的每个知识工作者,每人都有一个“个人网站”,通过“个人网站”门户,员工可以提供有关自身、技能和经验的信息供他人共享,利用“人员搜索”功能则可以帮助您查找需要的专业知识(见图6)。

就像部门、团队或项目协作门户中 Wiki网站和讨论板可以激励团队非正式地共享信息并建立团队知识那样,“个人网站”中的博客则使个人可以与企业内的其他人分享提示、想法和经验。使用在线状态集成功能,“个人网站”用户还可以快速查看在线使用者。

5 总结

本文依据国内外知识管理技术流派的已有理论研究成果,分析了工程设计企业知识管理信息门户实现上面临的技术挑战和确保成功的关键因素,提出了工程设计企业知识体系的基本框架。基于这一框架,在介绍知识管理信息门户设计基本思想和逻辑体系结构的基础上,完成了工程设计企业知识管理门户系统的软件实现。实践表明,具备协同合作 、入口网站、企业搜寻、内容管理、业务流程和商业智慧功能的现代门户技术,是工程设计企业理想的知识管理系统开发平台。

[1]廖开际主编.知识管理与应用[M].北京:清华大学出版社,2007:22-25.

[2]付彦著.知识共享型组织结构[M].北京:经济管理出版社,2008:145-157.

[3]胡蓉著.企业门户与电子商务[M].北京:清华大学出版社,2005:93-95.

[4]夏敬华,金昕著.知识管理[M].北京:机械工业出版社,2003:80-81.

[5]Earl,M.J.Knowledge as Strategy:Reflections on Skandia International and Shorko Films[M].In L.Prusak(ed),Knowledge in Organizations,Boston:Butterworth-Heinemann,1997:1-15.

[6]陈宗斌等译.SharePoint精粹[M].北京:机械工业出版社,2009:71-75.