药库零库存模式下实施药品条码验收的探索

■ 徐 萍 陈利勇 陈江飞 郑 义

目前，随着医疗机构信息化水平的提高，先进的信息管理系统和设施越来越多地渗透到人们的日常工作中，大大提高了医院的工作效率[1]。我院于2007年6月起试行药库“局部零库存”管理模式，利用互联网技术构建药库采购与库存管理系统并进行流程优化，经过两年多的运行有效地减少库存，盘活资金，取得了良好的效果[2]。而随着药品供应商现代物流体系的不断完善,条形码(UPC)在药品外包装上的使用日益普及，这又给医院药库管理带来一种新的思路，即药库是否可以利用药品供应商所提供的条码信息进行药品验收?我院于2009年9月正式与宁波市医药股份有限公司（下简称“宁医股份”）合作，利用互联网技术及条码扫描技术，将供应商物流仓储管理系统（ERP）与医院信息管理系统（HIS）进行电子数据交换，现经过近半年的实践，认为此种全新的药品验收方式完全可行，现介绍如下。

1 药库流程的优化与重建

1.1 药品编码对应

首先要实现医院采购药品的编码与供应商药品代码的逐一匹配，以保证采购信息的准确性。

1.2 药品采购计划的产生与上传

由于我院实行的是药品零库存模式，每次采购均是由各药房通过医院HIS系统，根据前期药品的实际用量和目前药房的药品库存，再参照设定的库存高、低限，自动生成药品申领计划单，统一递交至药库。药库接收后，按不同供应商所供应的药品进行分类处理，形成医院药品采购单，一方面通过登陆“宁医股份医院药库条码管理系统”（下简称“条码管理系统”），导入“宁医股份”的ERP系统；另一方面，再通过登陆“海虹医药电子商务交易平台”（下简称“海虹交易平台”），集中、统一地从互联网上发布采购信息，以确保 “非宁医股份”的药品能及时上传给不同的供应商。

1.3 采购信息的接收和网上回传

“宁医股份”根据医院的采购信息生成相应的发票信息，同时也形成整箱或拼箱的条形码信息，再上传平台。 “非宁医股份”供应商则按照各自的用户名登陆海虹交易平台， 获取各自相关药品信息，组织供应药品，并直接在平台上填写药品的数量、批号、效期等，形成可供药品信息，确认后直接通过平台自动网上回传。

1.4 药品入库及入库单的生成

1.4.1 条形码验收。“宁医股份”药品到库后，库管员用无线条形码扫描器（下简称PDA）对准药品外箱条形码进行扫描，相关信息就可在PDA屏幕上显示，内容包括：发票编号、药品名称、规格、进货数量、产地等。药品验收分整箱验收和拼箱验收2种，整箱验收只需依据PDA显示屏上的内容对药品进行逐项验收，验收合格后，直接按确认键；拼箱验收时PDA显示屏会提示拼箱内共有几种药品，现验收到第几个药品。如发现实物与信息不符，不要确认即可。全部药品验收完毕后，登陆“条码管理系统”，输入用户名和密码，对供应商上传的发票信息进行核实与确认，并及时导入HIS系统（见图1）形成入库单。

1.4.2 凭发票验收 。“非宁医股份”的药品送达医院药库后，库管员对照供应商的出库单及发票、随货联内容审核药品实物，执行药品入库验收手续，无误后接受药品，并在供应商的出库单上签字确认；库管员再登陆“海虹交易平台”，接收供应商的到货信息，将其导入HIS系统形成入库单，完成入库手续。

1.5 药品出库进入药房

库管员将药品入库单转换成出库单，随药品送至各药房。

2 目前医院药库3种药品入库验收方法的比较

2.1 传统发票验收入库

药品连同发票、随货联一起到达药库，库管员验收时先找到相应的药品发票，再核对实物与发票信息，无误后入库定货位存放。实物验收完毕，在医院的HIS系统里根据发票信息逐一输入并保存，形成药品的入库单据。缺点：存在需凭记忆人工查找货位，手工数据输入容易出错，花费时间长等的弊端。

图1 我院零库存模式下的药品采购供应流程

2.2 利用互联网技术下载药品到库信息进行验收

药品连同发票、随货联一起到达药库，库管员可凭发票直接进行实物验收，也可以先从网上自行下载并打印出已根据各供应商分类的可供药品信息单，进行实物验收；然后通过相关接口将到货信息导入医院HIS系统，形成药品入库单。优点：药品到库信息直接导入，无需手工输入，提高了数据采集的准确性和速度，自动化程度明显增强。缺点：仍需凭发票或到库药品信息单进行实物验收，一旦进货数量较多时，查找目标药品不易；各供应商必须要有相应接口，否则数据无法导入医院HIS系统。

2.3 条形码扫描验收药品

我院药库已实现零库存模式，药品的采购与到库均利用医院HIS系统与“海虹交易平台”以及平台与各供应商的ERP系统的接口，直接导出和导入药品信息，大大提高了药品采购、验收的速度和准确率，并且由于是零库存管理，也就省去了到库药品的定仓位步骤；现再通过“条码管理系统”，用PDA直接对入库药品进行扫描验收，根据PDA显示的药品信息核对无误后，确认保存，然后导入医院HIS系统即可。优点：从采购计划单生成到发票信息的生成，整个过程没有通过人为因素进行数据判断和确认，是一个完整的无缝连接过程，准确率高，并且省时。

3 不同药品验收方法效率的比较

为使不同药品验收方法的比较具有可操作性和增加可信度，本次统计数据均出自对同一药库验收员的考量（主要是为避免不同验收员验收速度的个体差异而对结果产生影响）。验收总用时：（1）药品验收用时：从药品入库卸下、按类堆垛后开始计时，发票确认签字后结束计时；（2）数据处理用时：从到货信息导入开始至药品入库单生成结束。验收速率=药品品种数×批次/验收总用时。

从上述两个表中的数据，我们可以得出以下结论：（1）无论采用传统发票验收还是使用PDA验收，药品品种数越多，验收速率越慢；零箱数越多或零箱中品种数越多，验收速率也越慢。（2）当药品验收数量接近时，比如，编号3和编号7，实物验收用时比较接近，但数据处理用时却差异很大，采用PDA验收，数据处理用时为1.78分，而传统发票验收却需要10.68分，导致两者验收速率存在明显差异，分别为216.5和121.5；同样，编号6和编号10也是如此，验收速率相差近半。（3）由于我院实行的是零库存管理模式，药品的入库单和出库单的形成均采取数据导出和导入的形式，所以对网络的依赖程度比较高，如果验收时期网络速度较慢，就会严重影响验收速率，这从验收编号9的数据处理用时（15.93分）远远大于同等验收数量编号10的用时（9.67分）可见一斑。（4）由于我院药品采购中“宁医股份”大约占我院采购总量的70%，而“非宁医股份”供应商累加的药品采购份额仅占30%左右，再加上零库存模式的因素，故每次采购时“非宁医股份”通过传统发票验收的药品品种数不可能达到近百种之多，导致表2传统发票验收中缺乏“较多”品种验收数据的对照。

表1 药品条码验收

表2 传统发票验收

4 讨论

4.1 统一规范药品编码

目前国内尚无统一的药品编码规则，各生产企业和供应商都自行进行基础数据的整理与规范，各家自成体系，数据相互难以共享[3]，有的甚至出现重复和不规范的现象。希望国家能早日借鉴美国、日本、德国等国家实行药品条形码的先进经验，通过立法，强制推行和规范药品的条码化制度，使我国的药品管理尽早跨入条码时代[4]，这将有利于药品网上采购工作的发展。从长远趋势来看,药品编码标准化是网上采购进一步提速提效的关键[3]。

4.2 对供应商要求

对于不同的供应商需要做不同的接口，才能实现医院与供应商之间的药品数据的准确转换，从而使药品的采购信息以及入库验收后的发票信息能够直接导出和导入。我院药库的现行模式能得以顺利实行，前提是该供应商提供的药品销售份额要占医院药品采购总量的主要部分，比如“宁医股份”每年提供我院的药品金额占我院药品总采购金额的70%左右，这样才能使药库验收速度明显提升的效果比较显而易见。另外，如果政府能搭建一个适应性强的公共采购平台，那么，医院实现数字化管理的目标也将进一步推进。

4.3 对医院本身的要求

4.3.1 网络支持。由于我院药库实行的是零库存管理下的药品条码验收模式，故对网络支持度要求较高，一旦出现网络速度较慢甚至不通等的意外情况，不能及时上传与下载药品信息，那么，必须改用传统的手工方式代替。

4.3.2 药库硬件设施的更新与要求。尽管PDA、无线交换器等的出现与应用，改变了以往药库验收设施单一的局面，但也带来了其他的隐患，一旦这些设施出现故障，会直接影响药品的验收；并且设施之间的连接操作比较繁琐，耗时较长，还有待改进。

5 结语

药库零库存下实行药品条码验收的模式在我院近半年来的实际应用中,确实提高了药品验收的效率与准确性，并且我们发现还可将药品条码应用延伸到医院药品管理的各个方面，比如药库库存管理、药品调剂管理[4]等，这将为医院药品的科学化管理带来一个崭新的发展方向，值得推广。

[1]陈睦,孟丽莉,顾之睿,等.应用移动计算技术,优化医疗管理流程[J].中国数字医学,2009, 4(9) :55-57.

[2]徐萍,阮列敏,陈利勇.药库实行“局部零库存”模式的实践[J].中国医院,2009,13(2):77-78.

[3]孔宪伟,翟所迪.医院药品网上采购3种模式比较[J].中国药房,2005,16(22):1705-1707.

[4]刘影刚.医院药品条码化管理系统的设计与实践[J].中国冶金工业医学杂志,2008,25(2):216-217.