谈研究所仪器设备管理

滕朝晖 边希萍

工业研究所是以提供准确、公正和客观数据为基础工作的科研机构。为能得到客观和准确的科研数据，加强仪器设备管理的工作力度和实施先进的设备管理方法，是保障仪器设备能长周期正常和稳定运行的重要措施。建立适宜科研企业特点的仪器设备管理体系，对保证检测数据的准确性和科学性尤为重要。为此，山西三维集团股份有限公司技术中心胶粘剂研究所（简称研究所），从成立之日起，就开始探索建立和实施开展科学化和体系化的仪器设备管理措施及方法，通过几年来的不懈努力和不断进行总结，已形成具有研究所特色的设备管理工作模式。不但极大提高了设备管理工作效率和仪器设备利用率，也有力保证了企业科研工作的顺利进行。笔者从以下方面探讨搞好研究所仪器设备管理的经验与体会。

1.建立好仪器设备的管理机构

在研究所的质量管理体系中，明确规定要建立责任清晰和等级分明的仪器设备管理部门，不但要确定好各级设备管理人员，而且每台重要、关键或精密的仪器设备都要指派专职的设备联络员。要在全系统内，建立起能相互协调的设备管理体系和简要互动的设备管理网络。通过实施设备管理的群管网制度，不但极大降低了设备故障的发生频次，也使一些长期闲置的仪器设备又重新发挥了作用。例如，研究所在2006年从深圳某公司购置了2台万用电子拉力计，由于设备主体控制系统存在技术问题等，导致该仪器设备一直处于停用状态。2008年研究所为该仪器设备委派了设备联络员，并把其修复工作与联络员的年终绩效工资联系在了一起。由于责任明确和奖罚政策到位，该联络员不但能积极发挥主观能动性作用，而且与研究所技术专家一起齐心协力，通过技术攻关，仅用20天就攻克了技术难题，排除了设备故障，使该仪器设备又重新投入使用。通过建立严密的设备管理机构，对仪器设备的申请、采购、安装、验收、标示、建档、使用、维护、保养、修理、停用和报废等，都进行严格控制和分别制定相关的管理制度和严格的考核办法，研究所定期组织专人检查各使用单位的落实和执行情况。不但加强了企业对仪器设备的管理力度，而且简化了相关工作的办事程序。实践证明，建立好仪器设备的管理机构，制定明确的监管机制和相应的考核激励机制，是确保研究所设备管理工作有效开展的根本措施。

2.建立文件化的设备管理体系

为更好进行仪器设备的规范化管理，建立健全设备管理的文件化制度是十分重要的。只有以文件形式，将仪器设备管理的目的、岗位职责、工作要求、工作程序、技术状态监控、记录与档案管理标准等，都明确和统一的规定出来，才能让设备管理人员明确自己的职责与义务，才能保证仪器设备管理的工作目标更加明确、方式更趋规范和工作力度更大。为增加设备管理工作的严肃性，设备文件一经确定，在一定周期内不应随意变动。研究所建立的设备文件管理体系，是在以全面推行仪器设备的6S管理（即整顿、整理、清扫、清洁、安全、素养）基础上，逐步实现规范化和专业化管理目标的，制定并实施了以相关专业技术为核心的规范化管理制度。主要包括：仪器设备的操作与维护、仪器设备检查、仪器设备不确定度的评定、仪器设备信息的沟通管理、仪器设备定期检定制度、仪器设备台账的建立等，共39项。具体措施如下。

（1）以加强仪器设备的规范操作、正确维护、定期评定工作为重点，为检测数椐的准确性提供科学依椐，同时为设备管理工作的有序和健康发展，构建良好的工作氛围和管理平台。建立的激励机制和惩罚机制，是为进一步树立和落实全员参与设备管理工作理念，以及更好的进行设备管理工作考核等，打下了良好的工作基础。

（2）以关键和重点仪器设备作为开展工作的突破口，采取稳步实施与奖罚结合的工作策略。在日常检查和使用时，必须严格按照规范化模式进行操作和精心维护仪器设备，实行了谁维护谁负责和谁检测谁负责的工作原则，将责任承包制和工作追究制度，落实到了设备管理工作当中。

（3）为提高使用、维修和管理人员的工作质量，进一步强化设备管理工作的严肃性，研究所在内部管理考核上，也采用了合同式的管理模式，不但使各方面工作、责任更趋明确和更加规范，也极大提高了各级管理人员的责任心和各环节的工作效率，使设备管理工作开展更具有实效性。

（4）研究所每月召开一次仪器设备管理工作例会，在通报全所设备管理工作开展情况和取得成绩的同时，也对经验和教训进行了总结，并按相关规定进行定期考核，充分体现了奖罚分明的原则。

3.对仪器设备实行分类管理

研究所的仪器设备一般分为周期性计量、一次性计量和非计量性设备三类。直接用于测量和检测的仪器设备，应归类于周期性计量仪器设备；而作为给其提供测量条件的，如ups电源、空调机等，此类设备准确度一般不会随时间、环境条件和使用状态等因素的变化而改变，可归类为非计量性仪器设备类；对检测仪器设备，如玻璃水银温度计、钢尺等，则属一次性计量仪器设备类。从仪器设备的用途上可分为检验仪器、辅助检测仪器和办公仪器设备等。对于一次性计量仪器设备，应在购置后和使用前，需由专人负责进行计量检定，在符合技术规定和要求后，做好标示和记录方可投入使用。以后可由使用者只需进行功能检查，而不必再进行计量检定等。对于非计量性仪器设备，可由使用者定期进行功能检查。不需要进行计量检定就可投入使用的，或需进行周期性计量检定的仪器设备，原则上应按国家检定规程中确定的计量检定周期要求，定期进行计量检定。国家检定规程没有明确规定的，应根据测量范围和测量值进行量值溯源检定测试。如无法进行检定测试的，应按国家JJG1002-1998行业标准要求，自行制定自校规程和进行自校。检定周期可依据仪器设备测量精度随时间变化大小、使用频次、工作环境和配套测量仪器设备的检定周期等因素确定。如果对仪器设备的测量精度影响不大，或再次计量检定的精度值低于允许值时，可考虑适当延长计量检定周期。

4.建立仪器设备的管理台账和技术档案

对需要进行周期性检定的仪器设备，除应建立管理台账外，还应记录详细的技术信息。主要包括设备名称、规格型号、生产厂名称、出厂编号、量称、精度等级、购置日期、购置时的技术状况、设备原值、设备位号、使用部门名称、保管人姓名、使用用途、使用状态（在用/停用）、计量检定周期、历次计量检定记录（日期与结果）等，必要时还可增加设备的管理类别、技术等级和档案编号等。对一次性或非计量性仪器设备，可实行简要建档的管理方式。设备台账应采用计算机管理，不仅能方便管理人员检索和自动显示已到计量检定期的仪器设备清单，而且利于计量人员编制周期检定计划，有效避免超期检定或漏检情况等。

仪器设备的管理档案和技术档案，既可一起建立，也可分别建立。但内容都应包括仪器设备的履历表、到货验收单、装箱单、出厂合格证、使用说明书、维修手册、操作规程、计量检定证书、维修和使用记录等。因为在仪器设备出现量值或精度超差时，对帮助技术人员分析、发现和查找问题原因，或进行故障排除以及进行技术综合评价等，都能起到很好的辅助作用。

5.确定仪器设备计量状态标识

通常情况下仪器设备的计量检定标识，可用合格和停用两种表示，必要时也可根据实际情况增加准用、暂时停用和报废等标识。按照仪器设备计量状态管理的规定要求，经检定合格的仪器设备应使用“合格”标识；如果是计量测试或部分检定合格的仪器设备，则使用“准用”标识；对检定不合格或检定超期的仪器设备，必须使用“停用”标识。标识内容不但要显示计量有效日期，而且要注明检定单位和标识人的联系方式等内容。

6.做好仪器设备周期计量检定和人员培训工作

在确定仪器设备计量检定周期以后，由设备管理人员负责组织和实施仪器设备的计量检定和标识工作。不但要定期下达仪器设备的计量检定计划，而且应提前通知相关使用部门，以便进行工作安排和做好配合工作。为保证计量检定数据的正确性和及时性，计量检定工作完成后，应及时做好设备台账和数据库更新与登记，以及计量检定证书的归档工作。对有修正值的计量检定证书，应将复印件及时反馈仪器设备使用人员，并通过开展技术培训提高员工技能水平。培训工作可分两种方式进行。

（1）设备管理和联络人员培训。对设备管理和专职设备联络人员培训，主要由生产厂家的技术人员负责。培训内容主要有：仪器设备的构造及原理、结构特点、使用要求、注意事项等，并组织学员上机实习。培训后的设备管理人员不仅要能熟练掌握所培训内容，而且能熟练编制或修正仪器设备的安全使用和保养规程等。

（2）操作人员培训。对仪器设备操作人员的培训，主要由研究所的技术专家或设备管理人员负责。培训的主要内容是：仪器设备的安全使用和保养规程、常见故障的排除方法，以及企业制定的设备管理制度等。培训工作结束后，要对参训学员进行理论知识和实际操作技能的考试，经考试合格后，方可持证上岗。

7.做好仪器设备测量不确定度的评定

仪器设备使用部门应按国家JJC1059-1999中的规定要求，进行各项测量不确定度值的评定。开展此项工作的目的，就是要检查仪器设备的技术状态是否良好（特别是对旧仪器设备尤为重要），以及检验测量结果是否准确等。由使用部门牵头、设备管理部门协同进行，具体方法如下。

（1）首先由设备使用部门确定好评定负责人，主要负责评定工作中的评定内容、评定范围和工作计划编制。同时，应将评定工作计划上报研究所主管领导批准后执行。

（2）评定工作应以近期（一般取3个月为期）被评定仪器设备的检测数据和国家专业检定机构的检测数椐为主。由设备管理人员提供被评定仪器设备的近期检查记录和已使用年限等情况。

（3）在评定过程中，评定负责人应做好评定记录，负责收集好各项数椐、评定的不确定度值，以及会议记要等相关资料。评定工作结束后，由评定负责人以标准格式写出评定报告。报告内容主要包括：参与评定人员姓名、评定过程、主要参考资料和最终评定结果等。

（4）应将计量检定证书、使用记录、维修记录、备件更换记录等技术资料，及时做好归档工作。为使归档工作更加方便，在设计记录方式时可采用活页纸形式，并加以页号和仪器设备位号等，以防止记录遗失。

8.结语

研究所的仪器设备管理、维护保养和修理等工作涉及面广，制约因素多，牵涉到政策、制度、资金、人员和激励机制等，是一项重要和需长期坚持的工作。作为管理、使用、维护保养和修理人员，既要不断提高自己的技能水平，又要加强责任意识。只有加强管理，做到规范操作、认真维护和及时检修，才能最大限度地减少设备故障发生，有效延长仪器设备使用寿命和实现降本增效的目的。山西三维集团股份有限公司技术中心胶粘剂研究所，通过实施和加强仪器设备管理等措施，不但发挥出仪器设备的最大功效，也保证了企业科研工作的顺利进行。

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