试论干部人事档案管理工作存在的问题与对策——以山西医科大学第二医院干部档案整理工作为例

□唐丽萍

( 山西医科大学第二医院，山西 太原 030001)

干部人事档案是人才信息的重要载体，干部档案工作是组织人事工作的重要内容，是干部人事工作、人才工作的基础性工作和重要环节，也是坚持公道正派原则选人用人的重要基础。因此，根据省委组织部关于干部档案整理工作的安排部署，山西医科大学第二医院(以下简称“我院”)于2007年9月开始对全院的干部档案开始进行整理工作。通过规范干部人事档案管理，真正从思想上解决了重视程度不够、认识程度不高的问题。同时通过加大投入，使得基础设施建设明显得到了改善。极大地促进了档案管理工作，确保了干部人事档案整理工作的顺利完成。同时，在研究我院干部档案整理情况的基础上，针对档案整理工作中发现的问题，对干部档案整理工作进行了深入思考

一、干部人事档案整理情况

领导重视、制度明确。我院共有干部人事档案1747卷，其中在职档案1350卷，离退休档案397卷。在档案管理工作中，由人事处长专门负责人事档案工作，并配备了专职人员进行管理，同时配备了专门库房和计算机。对查阅、收集、归档、转递、移交等项工作实行严格登记，并及时退回接收干部人事档案的回执。档案整理工作做到了领导重视、分工细致、责任明确、坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。先后共有33人参加此次档案的整理工作。其中博士学位1人，硕士学位9人，本科学历23人。同时配备了5台计算机和专职计算机录入人员。在整理工作开展之前人事处长召集大家进行开会布置，提出了六条工作责任要求和八条整理要求。确定了档案专管员为总负责人，并对负责人提出了严格要求。同时将33人进行了分组。分别为：出库组、整理裱糊组、排序组、装订组、编码组、入库组等共7个小组。明确了责任，制定了详细的工作流程。

工作细致，流程明确，整理工作按阶段完成。干部档案的分类整理工作历时近四个月时间。我们分三个阶段完成了次项整理工作。

第一阶段：审查阶段：对全院1400余份档案逐一进行了审查，并将档案内容进行了详细的登记。填写了《档案审核材料登记表》，对缺失材料填写了《档案材料审查登记表》,同时进行了电脑录入。

第二阶段：补充材料阶段。对全院档案缺失材料的人员，我们对照《档案材料审查登记表》缺失内容进行了通知，发放了缺失通知单，对缺失档案内容的人员提出了补充要求，限定了补充材料时间。在完成此项工作中共录入信息2万余条。发放了1400余份通知单。

第三阶段：装订阶段：将档案整理人员进行了分组工作。共分为出库组、整理裱糊组、排序组、目录打印组、装订组、编码组、验收组。每份档案整理完成之后，随附《档案整理质量控制单》。严格按照《干部档案材料收集归档规定》完成了装订工作。达到了档案验收标准。

总结经验，查找不足，努力达标。接到省委组织部对档案整理工作的要求通知之后，我们积极工作，在省委组织部多次指导和兄弟单位的热情帮助下，使我院的档案整理工作做到了分类明确，档案材料排列有序，加工合理，对破损、卷脚、折皱和大于、小于16开的材料进行了裱糊、压平、折叠和裁剪，并拆除了档案材料上的金属物，清洁了卷面，目录与材料内容相符，无粘贴涂改，材料形成时间填写无误，材料份数与页码计算准确，无脱页和漏装，无损坏文字的现象。材料内容基本补充完整，并及时归入个人档案。本次干部人事档案审核工作范围广、任务重、时间紧、要求高，我院在院领导的高度重视和相关部门的通力合作下，经过三个月的艰苦努力，采取不厌其烦催补、多方查找、查实依据补填等多种措施，基本实现能补的材料“不漏掉一份”的要求，保证了干部人事档案材料的完整性，如期按省委组织部要求完成了干部人事档案审核工作，被评为卫生系统干部档案管理先进单位。

二、档案整理工作中发现的问题

干部人事档案重要性认识不够。干部档案工作是组织人事工作的重要组成部分，档案内容全面、客观、准确、真实地记载了干部的历史情况和现实表现。在整理中我们发现应当归档的材料没有及时送交或收集归档；应逐栏逐项填写的没有规范填写，应当手续完备的材料没有进行完善。如：年度考核材料、任免和履历材料、奖惩、德、能、勤、绩等在档案中没有得到充分体现。这充分表现在对人事档案管理的重要性认识不够，长期以来，大家对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

干部人事档案管理不够规范。做好干部档案管理工作是作好人事工作的基础。由于档案管理人员对管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄造成日常往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，人事档案材料制作不规范。尤其是近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，如《大专院校毕业生登记表》《晋升职称审批表》《先进工作者呈报表》等等没有统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料较普遍，使得人事档案案卷很不美观。

人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但计算机技术还没有在人事档案管理中运用，个人信息、档案目录，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。

三、通过干部档案整理工作引发的思考

通过对照科学发展观和省委组织部对干部档案管理工作管理要求，人事档案组织部门在思想认识方面、工作实践方面还存在一些不足。应从以下方面加以改进。

要解放思想，加强创新意识。由于从事人事档案管理工作的人员长期从事业务工作，眼界不宽，工作面窄，对科学发展观的内涵理解不全面，对干部档案工作面临的新形势、新任务、新内涵认识不到位，创新意识不强，解决新情况、新问题的方法不多。从事档案管理人员要解放思想，不断学习，进一步做好人事档案管理工作。

要围绕医院管理建设为中心，提高为医院建设提供服务的能力。由于传统的档案管理工作方式，历史形成的档案资源结构以及档案工作机制等原因，人事档案部门长期以来重保管、轻利用，在围绕医院建设为中心的工作中，信息化程度不高，从事人事档案管理人员要在服务发展、服务和谐、服务医院建设反面不断改进，提高服务建设能力。

要提高创一流意识，推进人事档案管理水平。 在干部档案管理中，对工作要求方面标准不高，创一流管理意识不强，表现在责任意识、服务意识和使命意识不够强，档案管理人员要在推进档案事业又好又快发展上下功夫，提升档案管理水平。

要提高认识，加强领导。进一步做好人事档案管理工作，单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，不断增强院内各级领导及职工的档案意识和法制观念，使更多的人了解档案工作，支持和尊重档案管理干部，增强档案工作人员的光荣感和使命感。

要加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。从事干部档案管理人员要不断加强职业道德的学习，树立甘为人梯、无私奉献的精神，要强化档案人员责任意识，不断学习专业知识，提高自身素质，做好管理工作。

要加强基础建设，推进档案管理规范化建设。在档案管理的基础建设上院领导要重视，人事档案室是非常重要的办公场所，在档案室建设上，要有足够的场所，使办公、阅览、库房三分开，为档案室创造一个良好的保管环境，配备必要的管理设施，并配备现代化的管理工具，从硬件上改善档案工作环境，努力推进档案管理工作规范化建设。

加强安全法制意识，维护档案安全。维护档案安全是保障档案管理工作顺利进行的必要条件。档案管理人员要加强保卫、消防等安全意识，要尊规守法、按章办事、把握原则，坚持标准，在工作中努力促进依法行政能力和水平的提高。

总之，干部人事制度改革的推行，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，拓宽思路，积极探索档案现代管理模式，不断提升人事档案管理水平，促进档案管理科学化，建立干部人事管理工作的长效机制，不断提高干部人事管理工作水平，使人事档案管理工作迈上更高台阶。

参考文献：

[1]张兵.我国文献信息资源共享的反思及其发展趋势[J].山西广播电视大学学报，2009，(2).