加强高校财务会计档案工作的管理

2010-04-12 11:43温晓玲

山西广播电视大学学报 2010年6期

□温晓玲

( 山西广播电视大学，山西太原 030027)

高校会计档案管理人员是高校财务会计档案整理的主要责任人，高校财务人员对财务会计档案整理要熟知、熟练，财务会计档案整理的规范化，也决定了高校财务会计档案案卷质量的高低。高校财务会计档案(以下简称会计档案)是指在高校财务管理和高校财务会计核算中，形成直接具有保存价值的财务会计文字材料、高校财务会计凭证、高校财务会计账簿以及高校财务会计报告等高校财务会计核算专业材料，是高校财务记录和反映财务会计的重要史料及证据。会计年度终了后，应将会计档案装订成册，并进行整理立卷，规范管理使之充分服务于高校的科学发展。

一、要合理地整理高校财务会计档案

会计档案按材料的类别，分类组成相关联的类型立卷，将立卷按顺序编号。

1.会计档案整理的基本要求。会计档案按年立卷，统一格式的标签贴在装订账簿归档册上，活页账上要加封面，要按财务会计类别逐项填写清楚，签字盖章都要求齐全，账簿使用登记表要按财务会计类别逐项填写齐全，高校财务会计的有关辅助账、登记本、账、册也应该按照财务会计规定整理装订、认真编制立卷清单，要按照财务会计规定统一归档，装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2.高校财务会计凭证整理。①每月末将财务会计凭证装订成册，案卷的目录要统一登记，每月末要立卷一份。②财务会计凭证要根据原始凭证的多少，分类、分项装订，财务会计凭证装订要做到整齐和牢固，财务会计人员月末将财务会计凭证整理，按类型顺序排列，财务会计凭证按统一要求装订成册。

3.高校的基本建设项目的财务会计档案整理。项目竣工验收后，基建财务会计结转完交付使用，并且结转完债权、债务款项及其他未结算完款项之后，才能进行基建财务会计档案的立卷归档。在移交的财务会计档案封皮正面及册背上应注明凭单名称，卷号，封皮注明册数、起止年度和档案编号，要做到高校财务会计档案的内容一定要准确，会计档案归档手续要完备，并且按照财务会计的有关规定，将会计档案按规则分类、整理、编号，摆放高校财务会计账簿、会计报表、会计凭证和其他会计资料，以便于提高查阅的效率。

4.高校财务会计账簿的装订顺序。财务会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订页→会计装订封底。①财务会计账簿装订后应牢固，应该很平整，不得出现账簿有折角、掉页的现象。②财务会计账簿装订的封口处，装订人应加盖印章。③会计账簿装订后，要按财务会计规定注明所属的账簿名称、年度及编号。④高校财务会计账簿编号应该为一年一编，编号顺序应该为总账、分户、分类、分项明细账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户、分类辅助账。

5.其它会计档案整理。高校财务会计报表及其它财务会计资料分类按年装订，编号要统一，目录要认真编写，月报表和年报表，要按月份和年度分开组卷，归档保管的会计档案盒要统一，涉及到外事的财务会计资料应分类按年单独装订，包括：财务会计的移交清单、财务会计档案的保管清单、鉴定及销毁的清单，都要统一编号，并要加封面，分类编写目录，统一归档保管。

二、要规范高校财务会计档案的内容

1.会计档案的内容要求。会计档案首先是高校的所有相关经济活动的历史记录，其次，又是会计档案资料管理的重要组成部分，是高校重要的经济信息资源。会计档案的精确性、完整性以及财务会计档案的真实性，都将直接影响到会计档案管理的发展。所以规范会计档案的内容就显得尤为重要。①只要具有保管价值的所有高校财务会计事项记录的资料、核算的资料、财务会计管理类的资料，都要认真、细致、及时地收集，不应该有缺少。②如果发生了缺少，要立即向经办人追回，确保会计档案材料的完整性。③会计档案管理人员工作调岗时，要按要求填写“工作交接明细单”存档，以保证财务会计工作的连续性。

2.会计档案的性质分类。高校财务根据《会计档案管理办法》，将会计档案资料按性质分为：第一，《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报、月报、季报、年度会计报表，报表附注及财务会计情况说明书，上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。第二，财务会计总账、财务会计明细账，财务会计现金日记账和银行存款(借款)日记账、固定资产卡片、财务会计的各种辅助登记簿等。第三，会计原始凭证，包括外来的原始凭证、自制的原始凭证、会计原始凭证的汇总表、会计记账凭证、会计记账凭证的汇总表。涉及对外对私改造资料，汇总凭证及其他会计凭证，银行存款(借款)余额调节表，银行对账单，其他应保存的会计核算专业资料，年度终了都必须按照规定归档。第四，财务会计档案保管、经济分析报告和总结报告、财务会计制度、经济合同、内部以及外部审计资料、凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参与价值的数据，会计移交清册单、资产评估报告、验资的报告、所有专用发票、鉴定及销毁清册单等资料。第五，电算化财务会计档案的收集，是指在一定的期限内，财务会计电算化的一切数据资料，把计算机财务会计软件系统中，所有的财务会计数据备份到磁性介质或磁盘、光盘上，成为脱离于原计算机系统的高校财务会计档案。第六，管理信息系统的会计档案包括：一年一次的会计数据库备份、高校财务会计软件升级前的会计数据库备份，打印输出的各种财务会计资料必须按规定整理保存，所有版本的财务系统、财务会计数据库及财务会计相关软件，即对所有的会计数据、财务软件开发的文档和源程序要进行双备份，以防止意外事故发生，引起整个高校的财务会计电算化系统的毁灭和会计系统的不可恢复性。

三、利用现代化管理手段管理高校财务会计档案

1.会计档案管理人员应掌握一定的计算机基础知识。要使会计档案工作的管理正规化，首先要重视会计档案的管理，不断改进财务会计档案工作的管理方法。会计档案工作，已经从原始的纸质财务会计档案，发展到磁质和电子的财务会计档案，由于电子系统财务会计的数据易被修改，所以，要严格地执行计算机的授权权限，严格执行高校财务会计管理人员的审批制度。加强会计档案的安全保密措施，建立高校财务会计软件的多用户和高校财务会计的分权限管理方法，对高校财务会计数据及时备份、及时维护，以防止病毒侵害和人为恶意的修改，导致财务会计信息损失和破坏。会计档案除原始财务会计凭证需纸化归档以外，还应该充分利用现代计算机及信息网络技术，对电算化高校财务会计资料进行分类、归档整理。会计资料应充分利用优质的磁带、磁盘、光盘、微缩胶卷等介质，存储高校财务会计账簿、财务会计报表。对存储的介质要进行一一编号，标明存储的时间、标明存储的内容。要按高校财务会计分类、分项的类别进行管理，要充分利用压缩的存储空间，减少财务会计档案存储的成本。目前在计算机办公自动化、无纸化的计算机技术安全支持下，既要保证会计档案资料的及时、准确、完整，又要提高其管理工作的效益，更为及时查找高校财务会计档案保管期内的所有财务会计资料提供极大的方便。

2.加强培训培养双面人才。会计档案是高校档案工作的一个重要组成部分，无论从会计档案的内容、财务会计档案的数量，还是财务会计档案保密程度上讲都是非常重要的。为改善会计档案保管的条件，确保会计档案的安全和完整，及时完善会计档案管理的规章制度，要不断加强人才队伍的建设。高校要配备既具备档案的管理知识，又有会计知识和计算机知识的会计档案管理队伍，要以开发会计档案的价值为目的、为高校财务会计工作、高校审计工作和制定经济政策，提供服务。高校财务不仅要建立合理的财务会计档案管理人员的绩效考核评价规定，也要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍，使其了解财务会计档案管理工作的重要性，以更好地为会计档案管理信息化提供技术支持。

四、要理性地看待高校财务会计档案的鉴定及销毁

会计档案的鉴定及销毁，是会计档案管理工作必不可少的重要一环。会计档案的鉴定及销毁，要按照财政厅、国家档案局《会计档案管理办法》相关规定，高校要根据学校财务会计工作中的实际情况，制定出适合会计档案鉴定及销毁的规章制度，并且编制会计档案鉴定及销毁清单。由会计部门与档案部门提出鉴定及销毁的书面意见，按照一定的原则标准和方法，确定其保管期限，判定会计档案的价值。

1.会计档案保管期满，需要销毁时，档案部门提出详细的鉴定及销毁清单，并与高校财务会计部门共同鉴定后进行销毁。档案、财会、审计、保卫等部门要共同派员监销。监销人在销毁财务会计档案前，高校负责人在财务会计档案销毁清册上必须签署意见，经学校主管领导签字后，方可进行销毁。要认真清点、核对，销毁后，审计、保卫监销人员应在财务会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告有关领导，从而保证会计档案销毁制度的严肃性。

会计管理人员，要认真编制会计档案鉴定及销毁的财务会计名称、财务会计卷号、财务会计册数、财务会计起止年度和财务会计档案编号、会计档案应保管期限、会计档案已保管期限、会计档案鉴定和销毁时间等内容。对其中财务会计未结算的债权、债务的会计原始凭证，应该单独立卷，并且要由档案部门保管到财务会计结清债权、债务时为止。正在建设期间的项目建设单位，其保管期满的财务会计档案不得销毁。

2.保管期满但未结算清的债权、债务原始凭证和涉及其他未结算事项的原始凭证，不得销毁。应当单独抽出立卷，保管到未结算事项完结为止。单独抽出立卷的高校财务会计档案，应当在财务会计档案销毁清册和财务会计保管清册中列明，要使会计档案鉴定和销毁工作有据可依。按照会计档案规章制度规范实行，要严格执行财务会计制度往来款项债权、债务的管理，对于超过一定期限的财务会计的未能追偿款项，高校财务会计管理人员应提前做好单独立卷管理，审计部门要大力加强审计的力度，使得高校财务会计人员及时发现问题，及时改善发现的问题，做好高校财务会计档案的鉴定和销毁工作，最大限度合理的利用存储的空间，节约人力、物力资源。各种财务会计档案保管期限①高校财务会计凭证要保管15年。②高校财务会计账簿要保存15年，其中：高校财务会计的现金日记账、银行存款(借款)日记账要保存25年。③高校财务会计报表要保存10年，其中：高校财务会计年度决算报表要永久保存。④收、发货等发票要保管5年。⑤采用电子计算机进行财务会计核算，应当保存打印出的纸质财务会计档案，采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存的财务会计档案，按照财政厅有关规定执行。高校移交财务会计档案，应当编制财务会计档案移交清单，高校财务会计档案移交，应当出具会计档案名称、会计档案册数、会计档案卷号、会计档案编号和会计档案起止年度、会计档案应保管期限以及会计档案保管期限等详细内容，交接双方应当由财务会计负责人负责监交，交接后，交接双方、监交人应当在高校移交财务会计档案清册上签名或盖章。

五、要合理地配备专人保管高校财务会计档案

1.会计档案管理人才应具备复合型知识结构。高校内部应指定专人保管财务会计档案，建立、健全财务会计档案的立卷归档、保管、查阅和销毁等管理制度。保证会计档案妥善保管，有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。会计档案管理人员，要指定专门财务会计人员，全面负责会计档案工作的管理，并要求相对保持稳定。会计档案管理人员要负责财务会计档案的保管、装订、收集、分类、编目、鉴定和销毁，提供高校财务会计档案的借阅等服务。所以，将高校会计档案工作的管理和操作的技能培训，应纳入到会计人员岗前培训，使其从会计档案工作的整理基础学起，掌握会计档案工作的管理基本知识和基本操作技能。

2.建设一支高素质的高校财务会计档案干部队伍，是会计档案管理工作的重要基础。做好会计档案工作的管理，就必须建立、健全规范化的会计档案室，由会计人员分工负责管理，从高校财务日常的经济往来的会计资料的收集(如：各项收费的收据、各项收费的发票、各项经济业务往来的原始凭证、财务会计的各种账簿、财政、财经的财务会计文件、财政、财经财务会计制度等)，做好会计档案明确的分类、分项，认真编写财务会计档案的存档目录和财务会计档案的分类卡片，详细登记好高校财务会计档案收、借记录，完善会计档案工作的管理。高校财务会计部门要补充具有计算机学历背景的技术人员，逐步改变高校现有财务人员队伍专业结构单一的状况，满足信息化工作的需要。要加强会计档案管理人员的岗位培训，根据业务需要进行培训，不断提高会计档案管理人员掌握、运用信息技术的意识和技能。高校要合理地、高效地利用会计档案，以高科技信息管理手段，积极开发会计档案工作的管理技能，充分体现会计档案的价值，从而加强对会计档案工作的重视程度，加强会计档案工作的管理力度。

参考文献：

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