浅析基层电大学生学籍档案管理*

胡 有 红

(浙江广播电视大学 长兴学院,浙江 长兴 313100)

学籍是指一种学生属于某学校的法律上的身份和资格。学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间的学习发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到的学识水平的信用凭证。[1]基层电大学生学籍档案管理是电大教务管理工作的组成部分。它是依据有关政策、法规,采取科学的、规范的手段，对学生从入学到毕业整个学习过程的记载和管理。它包括学生接受教育、参加学习等各方面的表现，各个教学阶段与教学环节的学习效果、质量考核的有效评价等。基层电大学生学籍档案既有独立性，又与省级电大和中央电大有密切的联系。它从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。由于电大采用学分制，学籍8年有效，再加上学生本人各方面的变化和管理人员的不定期变动等因素，在实际管理工作中会出现管理信息丢失和学生个人信息不全等各类问题。这些问题如果处理不当，可能会导致影响学生正常毕业、正常就业及将来的提拔重用等不良后果。

电大学生学籍档案的形成时间跨度较大，尤其是到了几十年后，学籍档案对于研究电大教育史具有重要的参考价值。而学籍档案不同于一般的历史文物，具有记录性和原始性的特点。随着社会的发展，学籍档案的利用率会不断提高，与此同时，档案的破损速度也会不断加快。这样就产生了学籍档案“保存”与“利用”之间的矛盾。因此，重视基层电大学生学籍档案管理质量，经常分析管理中出现的问题，研究科学对策，不仅关系到电大办学的规范化、制度化问题，而且直接影响到电大办学的质量和效益。

一、基层电大学生学籍档案管理存在的问题

(一)重视程度不够，管理力量单薄

在生源市场竞争日益激烈的宏观办学环境下，基层电大学校领导对招生工作非常重视，但是，对学生学籍档案管理工作的重要性往往缺乏正确的认识。这个问题主要表现在：(1)为学生学籍档案管理配备的管理人员以前并不从事学藉档案管理工作，很少有高学历,专业人才相当匮乏。(2)有些管理人员是领导的配偶和子女，有的甚至是校外聘用的临时工。(3)由于学校总体编制较紧，所以往往还在管理人员的人数配备上打折扣，致使人员配备不足。就目前而言，有些基层电大甚至还没有专职的学生学籍管理员。这样，有的管理人员整天忙得团团转，而有的管理人员工作得过且过、应付了事，缺乏学习专业知识的积极性，更谈不上改革创新。

(二)学籍档案的形成过程管理不严密

基层电大学生的学籍档案形成过程有一个时间跨度。有些学校没有形成从收集、整理、审查到归档的规范的管理程序，同时缺乏定期检查、随时反省、防患于未然的意识和机制。这个问题主要表现在：(1)填表不认真,项目填写不完整，档案材料信息不全面。(2)对学生的学习信息未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，漏登学分，甚至归错档。(3)在档案的管理和传送过程中手续不规范。(4)不能落实定期核查学籍档案的制度，等等。这样必然会导致个别学生的个人档案缺失，个别学生不能按时毕业，以至影响个别学生今后的发展。

(三)档案保护意识淡薄，方法不科学

目前，电大学生学藉档案管理多采用信息系统软件、光盘等现代化手段，但却存在新老系统衔接，光盘材料定期复制等工作不到位等情况，并由此导致学籍档案材料内容残缺，质量低下，可信度差等现象。基层电大甚至还存在毕业生学籍档案散存于学生个人手中的现象，如有些基层电大的学生档案让学生个人填写，常常出现涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息内容失实等问题，影响了档案的原始性、真实性和完整性。档案保护是一项非常细致的工作，每个管理人员都应该懂得，管理中的一个小小疏忽将会给学校、学生和社会带来无法挽回的损失。

(四)档案管理职责不明确，缺乏激励机制

笔者在调查中发现，许多基层电大档案管理没有一个明确的档案管理责任人，也没有相应的奖罚措施，出问题了相互推托，界限不清。而对于档案的质量、数量，工作人员往往是一片茫然。因此，工作人员的工作比较被动，缺乏改革创新的理念。

二、基层电大学生学籍档案管理的对策

(一)加强学习，提高管理队伍整体素质

从管理学的角度来讲，学生学籍档案管理也应该实行科学管理。在当代，由于设备的现代化、档案种类及载体的多样化，要求档案管理水平不断提高。教务处的主要分管领导及其档案管理工作人员，要不断学习和培训，提高认识和技能。现代档案管理对管理人员在业务知识、科学技术知识、相关学科知识及管理水平和能力等多方面，都提出了新的更高的要求。档案管理人员必须具有热情负责的工作态度，严谨细致的工作作风；要认真学习档案专业知识、档案法规标准，熟练掌握计算机管理档案的技能，包括档案材料的计算机收集、分类、编排、归档、保护等多个环节的操作流程；还要学习外语知识，提高综合素质。[2]同时，由于学籍管理的政策性强，管理队伍一定要相对稳定。这样才便于管理人员在自己的工作岗位上边学习边提高,熟悉业务的变化,不断提高管理水平和保持管理工作的连续性。

(二)实现学籍档案管理的数字化

电大是信息时代管理方法现代化的领跑者，是把计算机系统管理的最新数字化科研成果及其理论组织应用于学籍档案管理的垂范者。档案信息数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案组织成具有有序结构的档案信息库。电大学籍档案可以用数字化技术进行检索、统计和查阅，可与现代通信技术相结合，实现远距离传递档案信息。目前该技术已经成为电大学生学籍档案管理的主要手段。但是，笔者在实践中发现，系统运行中还经常会出现这样和那样的问题，因此需要我们对以往工作中的经验教训进行总结，以进一步提高工作效率，做到事半功倍。在实现管理手段现代化的同时，管理人员也要现代化。学籍档案管理人员应该掌握计算机、光盘存贮、缩微技术及网络技术等先进的管理手段，从经验管理过渡到现代化管理。

(三)加强学籍档案的形成过程管理

基层电大学生学籍档案主要包括：(1)学生学籍记录表；(2)新生入学登记表及各年级学生花名册；(3)学生在籍注册表；(4)学生学习成绩表；(5)学生转学、转专业、休学、复学、退学等学籍变动情况登记表；(6)学生的奖惩文件及登记表；(7)修订学籍管理条例的各种文件；(8)实习总结、毕业生论文；(9)学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；(10)毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根、毕业证书及毕业、结业情况等。面对如此繁杂的学籍档案系统，必须规范收集、整理、审查、归档程序，完善中央、省和基层电大的多层次学籍档案检查制度，认真把好以下三个关，以确保学生学籍档案的原始性、真实性和完整性。

1.把好入学审查关 必须对入学新生所持的毕业证书进行认证,防止弄虚作假、冒名顶替。对持假冒、无效证书的学生坚决给予辞退。同时，必须保证招生录取数据的规范性、完整性和严肃性。

2.把好转专业审查关 电大学生入学后,由于工作变动等原因，经常有学生提出转专业的要求。在办理审批手续时，我们应该对照转专业的条件，严格执行有关的规定。

3.把好毕业发证审查关 在颁发毕业证以前，应该抱着对学生、学校和社会负责任的态度，认真做好毕业资格审查工作。根据培养规格，仔细审核每一个学生是否已修完教学计划所规定的全部课程,学习成绩、思想政治品德等是否已达到毕业的要求。

(四)完善激励机制，促进档案管理规范化

目标、事业、待遇、情感是学校档案管理激励机制的主要内容。其中目标因素包括学校目标和档案管理人员个人目标，事业因素包括合理的岗位和对档案管理劳动的尊重，待遇因素包括物质待遇和精神待遇，情感因素包括人本关怀与和谐的人际关系。以上各个内容都必须通过人的需要的实现而发挥作用。要通过引导和培训，促使档案管理人员积极参与职称评审活动，让他们为实现自身目标而奋斗。同时，学校必须完善有关的激励机制，奖勤罚懒，为档案管理人员创设一个良好的互帮互促的工作环境，以促进电大学生学籍档案管理的规范化。

(五)开发利用学籍档案信息资源，服务学生和社会

笔者认为，开发利用学籍档案信息资源，有利于档案真正为教学、科研及学生、社会服务。基层电大可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩记载表、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，最大限度地整合有关学生的分散或零星的信息资源，把它变成系统的、集中的、动态的档案信息，并拓宽信息交流渠道，扩大信息的交流量，以方便师生、用人单位和社会有关部门通过计算机网络检索所需信息，获得需要的学籍档案材料，同时也能为学生就业、提拔、晋级、考评、转正和晋升工资等提供正确有效的信息资源。

总之，在当代信息社会，网络技术不断提高，管理系统不断升级换代，电大档案管理工作面临着全新的工作要求。基层电大学生学籍档案管理人员必须学习现代信息技术，更新管理理念，同时不断提高自身的政治思想素质、职业道德素养，这样才能使基层电大的档案管理工作成为电大系统管理链中的一个合格环节。

参考文献：

[1]-聂 娟.高校学籍管理制度建设研究[DB/OL].中国优秀硕士学位论文全文数据库,2009-07-10.

[2]-赵雄辉,聂 娟.高等学校学籍管理制度建设原则探讨[J].高等教育研究学报,2006,(3).