刍议高校学籍档案管理在学生发展中的指导作用

刘晓玲

(湘南学院物理与电子信息工程系,湖南郴州 423000)

刍议高校学籍档案管理在学生发展中的指导作用

刘晓玲

(湘南学院物理与电子信息工程系,湖南郴州 423000)

随着我国高等教育的发展与完善,高校学籍档案管理呈现出规范化、系统化、电子化的趋势,对学校教学、教务管理有重要的参考作用。学校应重视档案管理对学生发展的指导作用,争取建好档案、管好档案、用好档案,力争为培养高素质人才做出更大贡献。

学籍档案管理;学生发展;指导作用

一 高校学籍档案管理的新趋势

学籍档案是高校学籍管理活动中直接形成的对社会、学校和学生具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[1]。高校学籍管理是学校管理工作的一项重要内容,是高校制定各项工作计划的重要依据和参考材料,也是衡量我国高校发展的重要指标之一。随着我国高等教育的发展,高校学籍档案管理呈现出以下特征:

(一 )规范化

学籍管理的基本内容包括对学生入学资格、在校学习情况及毕业资格的检查、考核与管理。随着我国对高校教育管理的重视,高校学籍档案管理有法可依、管理规范的趋势日益明显。2005年 9月 1日起实施的《普通高等学校学生管理规定》第 66条“对学生的奖励、处分材料,学校应当真实完整地归入学校文书档案和本人档案”[2],对高校学籍管理的规范性提出了明确要求。学籍档案管理呈现规范化趋势还主要体现在学籍档案形成过程中的分类规范、内容规范、收集和移交管理过程程序规范等方面。大部分高校在学籍档案管理方面都能够严格遵守相关法规制度,还有一些高校为了能够更好地完成学籍档案管理工作,力求体现本校学籍档案工作的特色,针对高校学籍档案管理制定了一些具体的管理细则和处理办法,这些都很好地促进了学籍档案管理工作的良性发展。

(二 )系统化

目前,高校学籍档案管理工作日趋完善,基本涵盖了学生在学校所接受的教育及个人成长的有效信息,并能够对学生信息进行有序的分类、组合,使学籍档案能够最大限度地体现学生的德、智、体、美、能等各方面的情况[3]。高校学籍档案管理系统化主要体现在学籍信息之间存在着一定的逻辑性以及学籍档案的丰富性。作为高校公共信息服务体系之一的档案部门,已经从原来单一的档案室发展成为综合性的档案管理部门。学生学籍原始信息分散于这些综合性的档案管理部门中,包括学生的入学材料、个人基本情况、在校成绩、奖惩、学籍变更、学位及毕业状况等。这些学生学籍原始信息分属于各类主要目录之下,相互之间存在着有序的组合及扩展的关系,并互为印证。目前,高校学籍管理人员都有较强的档案意识,重视档案基础工作,能够做到及时收集学籍信息,按期整理归档,避免各类资料的丢失,保证学籍档案的完整性。

(三 )电子化

随着我国高等教育的发展,入校学生日益增多,档案信息内容日趋繁杂,广大学生及社会公众对档案信息的需要量不断增加,仅凭档案管理人员的个人记忆完成检索借阅,提供准确服务是非常困难的。而随着数字校园的建设和现代化管理手段在高校部门间的大量使用,高校学籍档案管理的发展有了催化剂,各种档案信息管理软件的不断涌现,大大简化了查询的手续。而伴随着信息高速公路的出现,部分高校通过互联网络技术,已经实现异地信息交流档案查询。这些都为增加学生档案利用率,延长档案的使用期限,加强电子文件的收集和积累,逐步建立档案数据库,尽量使用电子文件对外提供查阅服务,完善学生档案信息的查阅功能提供了可能性[4]35。目前,我国高校学籍档案基本实现了对学生的学籍管理、社会实践、就业意向、特长爱好等信息的电子管理,大多数院校都建立与之相配套的检索工具和管理系统。在特定的权限范围内,实现了网络信息的沟通和使用。

二 高校学籍档案管理对学生发展的指导意义

学生在高校的各种情况,可以通过学籍档案的各项数据得以反映,高校学籍档案管理的规范化、系统化和电子化也使得学籍档案比以往更具有参考价值,对于高校学生发展的指导意义更大。

(一)入学初期设计学生发展计划

高校是培养人才的重要阵地,大学一年级是学生设定人生目标的关键期,在学生入学初期,就应当从学校及学生培养的宏观角度确定相应的学生培养计划。高校教学教育部门应当结合本校专业发展及学生特点,设计一些有一定发展弹性的发展项目,并在学生档案中以表格、图表、计划书的形式呈现给学生。为了让学生更加明确在校期间所应当实现的目标,辅导员可在新生入学教育中为学生进行详细讲解,使学生能够在学校教育人才的整体计划下结合个人意愿制定大学四年的个人发展计划,更好地安排自己的大学生活[5]。在这一阶段,学生要确定生活和学习的总目标,了解学校所规定的必须修习的学分、专业、技能等各项要求,要借助学校的各项规定做好资料收集及课程准备,充实自己的学籍档案,以便能够尽早实现目标。同时,学校也要结合学籍档案的设置,帮助学生多了解社会对其所学专业的需求,了解社会对人的各项能力的要求,还可以由辅导员引导参加一些同高年级学生进行交流、咨询。在入学阶段,以学籍档案为指导,可以增强学生的方向感,使其更好地努力、更快地发展。

(二)求学过程中指导学生发展

大学第二、三学年是学生在校的第二阶段,也是他们发展最重要的阶段。而学生学籍档案在这一阶段的工具性也更加明显。学生通过随时查阅自己的档案,对自己的短期目标给予调整,还可以依托现代信息技术手段,进行选课、注册等。高校也要在学生学籍档案管理办法上不断完善,根据执行中的信息反馈,结合具体情况,对细则进行适当合理的修订,使其更好地发挥指导作用。同时也要做到公平公正,注意健全和完善学生资料,做好学生平时表现的登载检查工作,对缺考、作弊、补考科目一定要如实记载,对于学生的道德品行也要给予详细准确的评价[6]。另外,学校教学教育管理部门也应该应用好统计知识和统计分析手段,及时、真实、准确地分析学生信息,以便及时调整教育教学策略;分析学生的心理健康、道德品质、社会实践能力的各项情况,以便决定是否开展相关教育活动等。在大二、大三这段时间内对学生的教育尚有调整空间,也正因为如此,才更应该结合学籍档案管理工作,为学生的终身发展奠定良好的基础。

(三)学业结束前帮助学生弥补不足

大四学年是学生在校的最后阶段,也是利用学籍档案最为频繁的时期。学生在这一阶段可以通过学籍档案进行自查,例如是否有某项技能可以利用最后的半年或一年时间进行补修,也可以将学籍档案中的资料进行整理汇总,作为择业、应聘的参考。学校教育教学管理部门也要主动进行教育教学活动,重视毕业生实习档案管理,并对毕业生的各项资料进行汇总整理,对整体的就业情况进行调研分析,以便做好毕业生管理工作。而学籍档案的内容主要有学生的姓名、性别、年龄、籍贯、学号、成绩记载、休学、退学、转学、转专业、升留级、试读、舞弊等异动情况的登记和处理。通过学籍表的记载,及时向用人单位介绍学生在校的学习成绩、专业特长及其政治表现,帮助用人单位挑选人才,择优选送、推荐。同时这些有效数据也可以作为学校今后工作调整的重要依据,对制定学校发展规划和学校教育教学工作计划都有很高的参考价值。

(四)毕业后信息资源的有效利用

近年来,学籍档案利用率不断提升,服务面也由校内扩大至校外,而服务对象也由在校生扩大至历年毕业生。在面向社会服务中,各届毕业生因出国、考研、资格认证、单位审核确认学历等同样需要学校提供学历认证,这些都成为学籍档案管理服务的新热点,档案工作也因此更加受到学校与社会的重视。高校学籍档案工作要关注这一变化,对学籍档案管理的具体做法给予调整,延长学籍档案的有效时间,提高学籍档案的参考价值,促使学籍档案这一资源的有效再利用。另外,学校也可以利用学籍档案对校友资源进行整合,促动历届校友借助这一平台进行互动与交流,邀请历届毕业生回校讲座,引导在校学生向校友“取经”,使其成为在校学生发展的路标。而这些都是学籍档案的后续效应,也是今后学籍档案管理的主要方向和工作重心。

三 高校学籍档案管理具体的操作策略及方法

目前,高校学籍档案管理工作已经步入正轨,并在高校的日常教学教务管理中充当着更加重要的角色,为了更好地发挥学籍档案的指导作用,学校管理部门之间、辅导员与学校管理部门之间、学生与学校管理部门之间应该形成一个良好的互动链,以促进学生发展、提高学校教育效力为主要目标,共同建好学籍档案、用好学籍档案,管好学籍档案管理工作。

(一)学籍档案管理动态化

学生的成长与发展是一个动态过程,相对应的学校档案管理也应呈现动态化的过程。这种动态化主要体现在对学生各项情况的及时填充和整理方面。只有加强学籍档案管理的动态化趋势,才能更好地反映出学生的成长与发展,并根据学生在接受学校教育过程中的具体情况给予及时的指导。高校学籍管理的业务涉及教务部门、学生工作部门、各院 (系)、财务部门、后勤集团、图书馆、教材供应中心、校医院等等。而为了实现学籍档案的动态发展,生成学生档案资料的各个部门要严格执行国家及学校关于学籍档案管理细则的要求,完整、准确、规范地根据学生档案的几个分类进行档案资料的补充和整理,并做好维护资料的工作。这需要各高校高度重视学籍档案管理工作,宣传学籍档案管理的法律法规,明确职责;加强学籍档案管理工作人员培训,提高工作人员的职业素养和业务水平,使高校学籍档案管理工作再登新台阶。

(二)辅导员与管理部门密切配合

辅导员是学生在高校学习生活中接触最多的高校工作人员,他们承担着引导、教育、组织、帮助学生的重任,也是连接学生与学校各管理部门的纽带。大学生虽然大多都已经年满 18周岁,从法律角度来讲是具有一定民事责任能力的成年人,但其心理及各方面还未完全成熟,对于人生发展及个人管理方面仍然缺乏准确的把握。虽然现在高校管理有“人本化”的趋势,学生可以通过学籍管理系统登陆后进行自主选课等操作,并且可以反馈和发表自己的想法及意见,但是他们仍需要辅导员的引导与管理。所以,辅导员应同学校管理部门密切配合起来,通过学校学籍档案管理系统了解到学生的具体情况,并且通过统计分析系统对学生的具体情况进行分析,掌握学生最新的发展动态,协调学校各个管理部门的工作,使学生在学校中最大限度地获取教育教学资源,迅速成长[7]。另外,因为学校各个管理部门对学生学籍档案管理都负有一定的责任,各部门之间应重视相互配合与协作,所以辅导员也应对各部门之间进行协调,增强各部门之间的协同程度,为学生的发展提供更好的教育教学环境。

(三)学生与学校管理部门互动

“以人为本”是科学发展观的本质要求,目前我国高校管理已经呈现“人本”化趋势,即一切以学生的利益为根本出发点,一切以促进学生的终身发展、良好发展为目标。在高校,实行人本管理之后,死板的制度性约束少了,仅就学籍档案管理这一方面,学生就具有知情权、申诉权等更广泛的权利。通过学生管理政策和身份认证实现学生学籍、个人基本信息管理和个人学习行为的管理等。学生可以通过登录学校学籍档案管理系统实现对选课的增、删、修改,查询选课信息、考试信息和注册课程通过与否等信息,及时了解学校管理部门的最新通知,并在学校管理网站留言[4]35。通过学籍档案管理这一平台,实现了学生与学校管理部门之间的良性互动,而这种互动极大地促进了高校教育教学资源的有效利用,最大限度地实现了学校的人本化管理。

高校学籍档案是高校学生培养过程中形成的具有保存价值的历史记录,学籍档案的基本内容包括记载着学生品行、能力、学业等方面内容的材料,也记录着学校教学与管理活动的内容,融入了学校教育教学理念、培养目标和教学计划等。学籍管理制度体现出较强的约束力和自主性,使学生有明确的目标和行为准则。目前我国高校学籍档案管理工作在高校学生培养工作中起着不容忽视的重要作用,注重研究学籍档案的建设和管理是十分必要的。

[1]范天吉.高等院校学籍学历规范化管理实用手册[M].吉林:吉林电子出版社,2004:2.

[2]莫负春.读《普通高等学校学生管理规定》[J].教育发展研究,2005,7(13):26.

[3]孙荣平,刘树生.浅析高校学籍档案管理与完善[J].黑龙江教育,2005(3):24.

[4]乔玉洁.电子注册、学籍、学历档案信息管理系统应用浅析[J].邯郸大学学报,2000(4).

[5]张再生.职业生涯开发与管理 [M].天津:南开大学出版社,2004:146.

[6]冯文平.浅谈学籍档案管理中的问题与对策[J].开封大学学报,2004,18(2):19.

[7]翁铁慧.高校学生辅导员行动指南[M].北京:中国福利出版社,2004:152.

(责任编校:文中)

D iscussion on I nstruction Function of FilesManagement of One’s Status as a Student in Colleges&Universities

LIU Xiao-ling

(Department of Physics and Electronic Information Engineering,Xiangnan Institute,Chengzhou,423000,China)

W ith the development and improvement of higher education of our country,filesmanagement about one’s status as a student presents standardized,systematized,electronic tendency which has the important reference value to school teaching and educational administration management.Schools should paymuch attention to the instruction function of files management to students’development to try our best to construct the fileswell,manage the fileswell,and use the files to make great contribution for training high quality talents.

management of one’s status as a student;student development;instruction function

G271

A

1673-0712(2010)03-0098-03

2010-03-19.

刘晓玲 (1963——),女,湖南宁乡人,湘南学院物理与电子信息工程系实验师,在读研究生,研究方向:档案管理。