论高校设备管理的监督职能——以湖南农业大学设备管理为例

盛志佳

(湖南农业大学资产处,湖南长沙 410128)

论高校设备管理的监督职能
——以湖南农业大学设备管理为例

盛志佳

(湖南农业大学资产处,湖南长沙 410128)

高等学校在设备管理过程中应引入监督约束及评价机制,加强对设备计划的监督,对采购招标的监督,对实验设备日常管理的监督,以进一步强化设备管理职能。

仪器设备管理;监督约束机制;评价机制

仪器设备是高校开展教学、科研工作不可缺少的物质基础,是实验室的主要技术装备,是高校管理体系中的一个重要组成部分,也是体现高校办学实力和水平的重要标志。近年来,湖南农业大学在上级部门的大力支持下,学校多渠道地筹措资金,自 2001年 —2008年,单教学这一块,学校投入的教学仪器设备费就有 6000多万元,其它还有省部共建实验室投入的经费以及科研投入的经费。目前湖南农业大学教学、科研的仪器设备总值已达 2.08亿。各部门和管理机构怎样更好地改进管理手段,提高仪器设备的效益,使其更好地为教学、科研服务,是一个值得研究的课题。为管好学校的仪器设备,保证学校的教学、科研、后勤各项工作的顺利进行,学校资产管理处自 1999年成立以来,在工作中不断强化管理和服务的意识,不断拓展职能,通过建立和健全仪器设备的配备、购置、统计、使用、维护、处置等制度,加强了对仪器设备的日常管理。按照“统一领导,分级管理,管用结合”的管理原则[1],建立了校院两级管理体制。以上级部门的有关文件为指导,结合学校的具体情况,制订了一系列实施细则,在资产管理方面积累了一些经验,取得了一定成效。

但是和绝大多数高校存在的问题一样,目前湖南农业大学仪器设备仍处于无偿使用的状况,购买仪器设备的经费全部或大部分由学校投入,所以出现了设备使用部门争经费、重购置轻管理的现象。仪器设备购买后,利用率和使用效益如何与部门的利益没有直接联系,用好用坏一个样,用多用少一个样,使用者成本意识、责任意识、共享意识不足[2],大型仪器设备为某个部门甚至个人长期占用,而有些大型仪器设备长期“吃不饱”,造成资源浪费。

因此,笔者建议对仪器设备管理的全过程进行监督和评价[3],逐步形成一套有力的约束机制。具体做法是:以学校资产管理处牵头,会同计财处、教务处、科研处、监察处、审计处等有关部门成立一个监督职能部门 (可称为设备管理委员会)来完成对学校有关资产管理的决策和执行部门的监督,设备管理委员会下设一个监督评价组。设备管理委员会直接对校长负责,监督评价组直接接受设备管理委员会的领导,专门负责对仪器设备计划、招标采购、仪器设备的日常管理、仪器设备维修的管理、仪器设备报废的技术鉴定等工作的监督评价,并定期向设备管理委员会汇报工作。监督评价组的工作职能主要包括:

1 对设备计划的监督

湖南农业大学设备购置计划是由各个使用部门单独提出,学校组织有关人员对各个部门提出的计划进行论证和审核后确定。监督评价组对计划环节的评价可从如下方面着手:1)从各部门所提出的计划中抽查一些仪器设备,检查用户申报教学仪器设备是否提供了教学任务、开课情况以及仪器设备套数的情况;科研仪器设备是否提供了该仪器设备在将要开展或者申报的课题中预计的利用率以及重要程度,购置的仪器设备是否从有利于本学科、本专业长期发展战略方面来考虑[4];对部门以往购入的仪器设备进行分析:同类设备的使用情况、利用率、大型设备共享率、上年度完成教学及科研的情况。2)仪器设备购入后的使用率、有无闲置、有无重复购置的情况,并设立量化表作为考核的依据。

2 对采购招标的监督

湖南农业大学的采购招标具体由资产处采购科执行,且实施了政府采购和学校采购相结合,公开招标、邀请招标与谈判招标相结合,计财处、监察处、审计处在经费、纪律执行方面加以指导,用户和专家在设备性能方面加以确定等措施。对采购招标的监督评价应主要围绕申报立项、专家评审和购置决策这三个阶段展开:1)检查设备立项的手续是否符合学校的有关规定;材料是否齐全;是否组织专家组进行了评审;专家组的评审是否根据学校的有关规定和学校发展规划、专业设置、教学科研、实验室建设的需要及经费情况分轻重缓急进行;对于大型仪器设备购前是否进行了充分的市场和用户调研,对仪器设备的性能、技术参数、规格型号、售后服务是否进行了认真的论证等。2)关注开标评标定标阶段[5],检查是否具备招标条件;招标方式的选择是否符合规定;是否在规定时间内停止接受投标文件;投标人是否具备投标资格;是否当场检查投标文件的密封情况;是否按程序公开唱标;评标委员会的产生及组成是否符合规定;评标过程是否公正、保密;评标委员会是否严格按招标文件确定的评标标准和方法评标;开标、评标、定标程序是否符合规定等。3)检查与供货商签订的合同是否合法、合规;是否根据招标文件和中标人的投标文件签订[6];合同条款是否完整;意思表达是否清楚,文字表达是否严密;合同文件是否规范;供货商是否严格按合同规定供货;主管部门和使用部门是否组织有关人员对设备进行验收,质量如何,有无购入设备品种、规格、技术性能等指标与合同要求不符的情况等。

3 对实验设备日常管理的监督

湖南农业大学仪器设备的验收、入帐、调剂、维修和报废这一过程主要是由资产处设备管理科来完成的。监督评价组要负责对日常管理的监督、评价和考核工作。

首先要加强对使用过程的管理,要不定期对各部门仪器设备使用情况随机抽样考评:平时的维护和保养情况,仪器设备是否有人为损坏和拆卸,使用情况,维修记录和对内外的开放程度,有无社会服务,有无组织学生进行创新实验,是否有长期闲置而未主动提出调剂的情况,使用登记是否完整,是否有新购买的仪器设备未开箱的情况,科研成果的产出如何,这些均可作为来年购买仪器设备的参考。如果大型仪器设备长期未使用和无保养,则应制定相应的处罚措施。

其次要加强对仪器设备维修的管理。监督评价组应负责对维修管理进行考评,如维修工作量的多少,返修率的高低,操作的熟练程度,故障排除的效率如何等,检查各使用部门是否定期统计了仪器设备的完好率。

最后,监督评价组要负责对所申请报废设备进行报废的审核,包括设备是否已经达到报废标准,是否有维修记录以及报废手续是否完备等。

从仪器设备的计划、采购、入库、入帐、出库、安装、调试、维修,一直到调拨、报失、

报损、报废,整个工作程序涉及到了仪器设备从出生到死亡的各个环节,因此,仪器设备管理工作是一项涉及多个部门的系统工程,更是一项长期而又艰巨的细致工作。监督约束机制是管理中非常重要的一个环节[7],只有建立了严格的监督约束和评价机制,才能激发各部门及相关人员的积极性,增强其责任感,促进各部门相互沟通,相互配合,齐抓共管,做好仪器设备全过程的管理,使学校整体管理水平进一步提高。

[1]邓伯平,洪彬,陈小飞.推进高校仪器设备管理的措施[J].设备管理与维修,2008(7):5-6.

[2]陈金太.当前高校仪器设备管理工作的困境与求解[J].齐齐哈尔大学学报,2008(7):170.

[3]周丽,陈俊果.监督约束及评价机制在高校实验设备管理中的运用[J].管理园地,2008(8):14-16.

[4]李培福.加强高校实验室仪器管理,发挥其使用效益[J].重庆文理学院学报,2008(6):98.

[5]张荣华,张中华,等.提高仪器设备利用率,实现资源共享[J].科技信息,2008(20):522.

[6]赵学余,黄明亮,等.浅谈高校仪器设备的规范化管理[J].科技资讯,2008(23):204.

[7]黄久龙.强化管理服务,努力做好仪器设备管理工作[J].山东纺织经济,2009(1):37.

(责任编校:光明)

On the Supervision Function of EquipmentManagement of Colleges and Universities--A Case Study of EquipmentManagement of Hunan AgriculturalUniversity

SHENG Zhi-jia
(AssetsManagementDepar tment,Hunan AgriculturalUniversity,Changsha,410128,China)

Supervision and restraintmechanis m,and evaluationmechanism should be imported,the supervision of equipment plan,the public bidding of buying and the dailymanagement of experiment equipment should be strengthened in the process of equipmentmanagement,so as to further strengthen the function of equipmentmanagement.

management of instruments and equipments;supervision and restraintmechanism;evaluation mechanism

G482

A

1673-0712(2010)02-0060-02

2010-02-08.

盛志佳(1982-),男,湖南长沙人,湖南农业大学资产管理处研究实习员,在读硕士,研究方向:资产管理。