以信息化为依托 全面提升地税档案管理水平

□俞晓明 马秀芳 吴承俊

加强档案管理工作，是提升地税服务效能的重要途径。自1994年国地税分设以来，由于金坛地税局经历几次机构改革，涉及分局拆并和办公地点变迁，档案管理和建设相对滞后，制约了全局依法治税、科学管理的水平。为此，金坛地税在新一轮档案建设中，以信息化为依托，以创建五星级档案室为目标，科学规划，合理分级，全面提升档案管理水平。

一、金坛地税档案管理的基本情况

金坛地税局下设五个征管分局、稽查局、八个科室、若干个税务所，管理辖区范围内上万个纳税户。局综合档案室根据地税工作特点和业务范围，形成了以文书档案、业务档案为主，会计档案、基建档案、设备档案、实物档案、照片档案、电子档案为辅的档案库藏结构，实现了多门类、多载体档案的集中统一管理。随着税收管理的不断规范，金坛地税的档案工作也进一步得到加强，档案管理经费投入逐年增加，档案管理人员队伍不断充实，有专职档案员1名，兼职档案人员15名。2003年通过江苏省档案工作目标管理一级单位验收，2008年通过省一级复查。

今年初，该局明确提出了年内建成江苏省五星级档案室的目标。为此，该局对机关档案室的各项管理措施进行了认真总结，组织档案人员到有关单位学习创省五星级档案室的经验，积极争取档案行家的业务指导，不断完善档案管理模式和运行机制。

二、信息化在地税档案管理中的积极作用

一是有利于实现“三个面向”。金坛地税局档案管理坚持以服务地税事业、服务纳税人、实现档案资源有效利用和共享为出发点，坚持把“需求”作为价值取向，最大限度地实现“三个面向”：一是面向基层税收征管，围绕业务需求和工作难点，为基层提供丰富的涉税文件、图片、音像和实物资料。二是面向社会和纳税人，围绕民生需求，通过统一的全引目录、问卷号对照表等，为纳税人提供档案利用服务。三是面向决策和管理，围绕局情民意、社会热点，较好地发挥档案的服务作用。

二是有利于缩短二次文献信息加工时间，增强档案信息的时效性。之前，该局的档案信息加工一般都是：选题-选材-编辑-出版模式，导致从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间过长，造成信息失效，影响档案信息应用价值。档案信息化的实现，可以直接进行机读，快捷地出版二次文献。

三是有利于节约经费。档案信息电子化后，一次投入，多次产出，从而改变了信息加工工作受经费限制的局面，实现了经济资源的最大配置，该局在逐步实施档案信息化管理的过程中，比以前节约经费5万元。

四是有利于档案工作与最新科学技术的接轨。“信息高速公路”建设在我国尚处于初级阶段，但是档案部门要密切关注其发展方向，超前对接，更好地适应社会发展需要。

三、当前地税档案信息化管理中存在的不足

1、对地税档案工作主观认识不够，阻碍档案管理信息化实现。在实际工作中，地税档案管理工作并未引起足够的重视。如在软、硬件配置上，不够全面和先进。档案管理人员一般是被大家视为没有前途的人，才被发配来做档案工作。另外，只要哪个科室有急事需要人手，档案管理员就首当其冲地选去救急，严重影响了档案人员的工作积极性。

2、地税档案管理手段滞后，很难达到档案信息化的要求。在管理模式上，地税档案管理还未自觉地依靠高科技，档案利用难以最大程度地服务税收工作。在管理手段上，还缺乏创新意识，一味单纯认为档案管理信息化就是计算机化，造成管理现代化的表面化、庸俗化，严重影响了档案现代化、信息化的进程。

3、地税档案管理专业化、服务社会化的发展要求还需提高。档案管理的信息化、专业化可以最大限度地实现有效资源整合，不断探索新的服务方式。由于目前税务机关档案人员的非专职性和非专业性，面对大量繁琐、重复性的工作，档案工作常常处于被动应付状态。同时，地税档案室的无财力支撑和粗放式管理，也严重影响了其服务效能。

四、推进地税档案信息化建设的几点建议

一是思想上高度重视，制定切实可行的工作目标。各级税务部门应加强对档案管理的重视，层层负责，针对一些税收征管档案，可采取交叉稽核、清理的办法，组织人员进行检查，不符合要求的一律补办。同时，制定档案工作目标，落实相关工作步骤。今年以来，金坛地税局针对创五星级档案要求，专门制定了工作计划，强化了对档案的信息化管理。

二是提升档案质量，增强价值意识。档案有价值，但不能一直保存所有档案。因此，我们应借用专家们提出的关于档案保存的“洋葱理论”，把无价值的档案称为“洋葱皮”，而需要保存的档案称为“洋葱心”，即按照档案类别来确定其保存价值，对重复、无保存价值的档案资料经过档案主管部门审定后进行清理、销毁，对有参考选用价值的档案文件进行收集、登记、归档，充分实现档案资源的保值增值。

三是加强人才培养，为档案信息化建设储备力量。在人才储备和培养方面，坚持引进与培训相结合的原则。要注重引进既懂得计算机操作又具有档案专业知识的复合型人才，改善人才结构。同时又要注意选送业务骨干到高等院校或档案行政管理部门举办的培训班进行业务学习，鼓励岗位练兵和自学成才，边用边学，努力提高业务素质。

四是全力筹措资金，保证资金到位。在档案信息化建设资金的筹措上，要争取财政支持。财政部门要将档案信息化建设列入政府电子政务工程预算，一次难以到位的，可确定基数，逐年到位。