推进档案数字化 提升企业竞争力

□杨 珺 邹秋香

档案是企业的战略性资源，及时准确高效的档案信息利用是企业参与市场竞争的致胜法宝。由于信息化和网络化的迅速发展，企业档案资源呈现出动态化、开放性和个性化的新特征，并从根本上影响了企业资源配置的运作方式和效能。随着企业办公自动化各类系统的广泛运用，信息量急剧增大，利用网络快捷方便地进行浏览与搜索日益成为必要。企业档案这个战略性资源也迅速进入了“数字化”时代，并在一次次个性化利用中产生可量化或不可量化的经济效益和社会效益，对提升企业竞争力正在发挥着越来越重要的作用。

一、充分认识档案数字化在企业市场竞争中的战略地位

随着信息技术的飞速发展和广泛应用，以计算机、网络和存储技术为核心的现代信息技术发展已经极大地影响到经济发展、人民生活、国家安全和社会发展进程。目前，在“坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”的方针指导下，企业信息化建设对促进企业发展、创新的作用越来越明显，信息化已经成为企业现代化的重要标志和企业生存、发展的重要保障。近年来，中国电信信息化应用正从基础系统应用向综合系统应用过渡，从信息孤岛向系统集成转变。企业管理流程的再造使企业管理中形成的文件基本电子化，管理和利用逐步实现网络化。信息化同样也给传统的档案工作理论、技术、方法带来新的挑战。办公过程中公文的处理由于电子计算机、网络技术的大量运用，使得在办公系统中形成了更多数据化的文件材料，并且这些文件材料的含义都有了质的飞跃。同时在办公自动化系统中产生的电子档案在传输方面又具有纸质档案不可比拟的优点，将不受地理和人力的限制，传输速度也是以往纸质档案不可想象的。企业档案管理如何适应信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，也成为企业档案工作能否适应信息技术应用和市场经济发展的关键。这既是档案工作面向信息化的全新课题，也是企业档案管理创新的重要方面和标志。

企业战略首先要回答的是企业能否长期存活和发展的问题。而企业战略性资源的根本就是为了全局利益最大化，并将企业内部原本离散多元的信息组织成一个整体，使它能够更加直观有序和方便利用。网络时代提供的信息传递交流设施使得企业内部每个人都可能接受到海量的信息，处理这些信息以从中筛选出自己需要的信息、去除那些对自己无用的数据，将是一个浩繁的工作。档案数字化兼顾了网络与海量信息并存的优势，在所有战略性的资源中，企业若干数字化的系统数据最终将在档案信息化系统中得到分类、归纳和总结，在这个系统中无论是企业正在决策的、还是已执行结束的，都将有具体的体现。

档案数字化系统是一个能为企业决策、经营发展、提高工作效率提供有序服务的信息中心。档案数字化作为企业的一项基础工作及重要的信息资源，必然要求与目前企业现代化的管理相匹配，最大限度地为企业经营发展提供保障性服务，而且在经营生产活动中产生相应的经济效益。档案数字化建设的最终目的就是要满足企业各方面日益增长的利用各类档案信息的需要，切实加强数字档案信息资源的合理配置和科学管理，使档案信息资源实现系统化、网络化，为企业实现精细化经营、精确化管理服务，这也是档案数字化的基本工作目标。

二、积极发挥档案数字化在企业改革和发展中的重要作用

扬州电信推进档案数字化是在中国电信江苏公司的统一部署和具体指导下开展进行的。数字档案信息系统作为一个共享、沟通的平台，已经成为企业战略性资源中的一个不可或缺的环节。在档案数字化管理系统中设置了与OA办公自动化系统、计划建设系统、合同管理系统等企业内网系统的接口与环路，通过档案数字化的运用解决各分类数据的交换问题。这样就更加能够强化企业战略性资源中的数据集成状态，并能及时、有效地传递和利用各个性化系统中已存在的数字信息，通过档案特有的分类与归档，集成为数字档案信息化数据，从而充分发挥数字档案的优势，提高企业发展、管理决策等基础性工作的时效。

档案数字化为国有资产保值增值服务。国有企业改革是整个经济体制改革的中心环节，深化企业改革是一个复杂而又艰难的任务。近年来国家推进通信行业重组和国有企业改制，直接引起企业资产与产权的变化。中国电信扬州分公司按照省公司要求，高度重视与资产管理密切相关的档案集中收集和整理归档工作，对承接的联通CDMA基站和公司所有房屋资产，全面建立健全了数字化档案，在此基础上强化管理，有效防范了国有资产的流失，同时利用数字档案高效有序地与联通、移动等通信运营商开展互联互通工作，保障了国有资产保值增值，在这一过程中完整真实的数字档案发挥了重要作用。

档案数字化为市场运营发展服务。企业作为经济建设的主战场，实施档案数字化管理既是企业信息化的必然要求，也是市场竞争的必然要求。中国电信扬州分公司把做好企业档案数字化建设提高到为企业发展这个中心有效服务的高度，切实予以重视和推进。信息资源作为生产要素、无形资产和企业财富，与网络、资金、资源同等重要，推进企业信息化，发展数字档案，逐步建立并完善各类信息系统，在生产、经营、管理等环节深度开发并充分利用信息资源，提高竞争能力和经济效益。档案数字化是企业信息化的基础工程，是企业战略性资源的一个基本部分，它使得在网络环境下产生的档案信息资源处于一种流程整合和闭环管理的状况之中，充分体现了档案数字化作为资源的价值与意义。中国电信扬州分公司开发利用网上合同管理系统，同时对全区在用的各类协议进行了清理，重新规范了38种业务格式协议，并修订合同管理流程，并将14项大类共52处风险点的预防和处理措施分解落实到相关部门各个环节。2009年共审查合同（协议）3756份，总价款3.87亿元，全年未发生重大合同纠纷，圆满实现了“以事前防范和事中控制为主，以事后补救为辅”的合同法律风险防范管理组织体系和建设目标，保障和促进了企业健康运营发展。

档案数字化为企业科技创新服务。科技创新的特点在于继承基础上的突破，这种突破性的创新成果，是经过不断积累的一系列过程而实现的。数字档案是连接这个过程的载体，自主创新离不开借鉴档案所提供的历史资料。档案信息是科技创新的诱因，丰富的科技信息有助于科研人员开阔眼界，激活思路，实现创新。扬州电信丰富的数字化档案信息，为触发科技人员创新灵感提供了非常有效的服务。仅仅2009年，扬州电信申报各类创新成果22项，获国家专利3项，创新工作加分评定名列全省第一名。

企业是国家经济运行的主体，国有企业是国民经济的重要支柱，是国家加快经济发展、推动科技创新的基本力量。为国有企业改革与发展服务，是档案数字化工作服务于党和国家工作大局的具体体现。中国电信扬州分公司在实践中围绕企业改革和发展这个重点，开展各种服务，全面推进档案数字化工作，有效提升企业价值和核心竞争力。

三、重视解决档案数字化带来的新挑战新问题

从档案管理的角度看，档案数字化信息平台的着眼点是数据信息的交换与共享。资源的共享、快捷化的利用是档案数字化的最终追求。在档案数字化管理模式下，企业各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研、安全如何得到有效的保证，更好地为企业市场运营提供精细化和精确化服务，是档案数字化建设需重点研究解决的问题。当务之急是要妥善解决好以下三个问题：

一要注重档案数字化工作的标准化和规范化建设。在信息化条件下，由于计算机、网络技术的普及应用和工作交往范围更加广泛，计算机管理软件层出不穷，致使电子文件格式多种多样。因此，要确保档案数字化建设进程中电子文件、电子档案的长久、真实保存和有效利用，必须注重加强对相关标准、规范的研究。这项工作需要广泛的实践和对方法、经验的总结，企业档案部门和信息化主管部门作为档案数字化建设主力军，肩负重任。

二要加强对数字档案和纸质档案管理方法的研究。电子文件和数字档案管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，档案行政管理部门和企业档案部门应加强将对电子文件、电子档案管理的政策、技术、方法、标准以及系统开发等方面的研究，以适应企业信息化的需求。同时不能忽视对原有纸质档案的安全保管，要建立数字档案与纸质档案一致性保障措施，确保档案的长期真实有效性，使企业档案数字化建设健康发展。

三要高度重视信息化条件下数字档案的安全。信息技术使得信息的利用更加方便的同时，也带来信息的安全、保密、知识产权保护以及电子文件的永久真实保存等问题。档案管理是企业信息化的重要组成部分，它关系到信息化后企业各种文件、数据、信息的最终归宿和长期有效利用。信息化对档案管理来说，既是促进，也是压力。信息化推动档案数字化管理系统的建立，将其整合在单位信息管理系统之中。但是，能够符合、融入单位信息管理系统，又具有自身长久、安全保存历史面貌的电子档案管理，也是档案信息系统建立和维护的难点。在企业信息化建设中要重视并加强对档案信息的数据安全和管理,处理好档案信息资源开发与创新管理中对电子文件数字档案的安全和保护的关系。随着电子文档的逐步积累，要对安全保护与长久保存加以研究，包括数字档案载体的异地安全保管体制、网络传递与介质传递的电子文件归档系统等。

总之，数字化档案作为企业重要的战略性资源，应在信息化建设管理创新的同时充分利用信息技术的优势，同步加大对数字档案信息资源的开发和利用力度，以满足企业生产、经营和管理等各方面的需要。加快档案数字化建设的步伐，既是企业信息化建设的重要方面和完善企业档案管理系统的必要保障，也是提升企业价值和市场竞争力的必由之路。