构建与完善餐饮企业内部控制制度

邵春梅

（安徽财经大学会计学院，安徽蚌埠233041）

构建与完善餐饮企业内部控制制度

邵春梅

（安徽财经大学会计学院，安徽蚌埠233041）

近年来餐饮企业的发展十分迅速，但企业的内部控制非常薄弱，本文通过对内部控制的内涵以及餐饮企业生产的特点进行分析，提出了餐饮企业内部控制制度的构建与完善的措施，即建立完善的销售与收款控制制度；健全购货与付款控制制度；健全固定资产及存货控制制度。

餐饮企业；内部控制；制度

我国餐饮业经过近三十年的快速发展，已经基本形成按照市场运作的局面，国内餐饮企业数目众多，竞争激烈。伴随世界经济一体化进程，越来越多的国际餐饮企业集团看好中国市场，纷纷登陆，造成目前更为严峻的竞争形势。面对国内和国际两方面的竞争压力，餐饮企业如何在适应外部环境变化的同时，更有效地利用企业内部资源，在纷乱的竞争中脱颖而出、形成自己的竞争优势，是摆在企业管理者面前的重要问题。餐饮企业对外部环境的良好适应性要建立在对内部的有效协调基础上，因此建立和加强内部控制就成为企业安身立命的基础以及经营发展的保证。

1 内部控制的内涵

内部控制，是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。

从这个广义定义可以看出,内部控制的边界扩充到了公司治理层，内部控制的广度覆盖到全员，内部控制的实质不仅仅是管理方法或管理制度，它是一个过程及其过程中的管理要素，是用来取得一种或多种互相区分而又紧密联系的目标，受人的影响，而不只是政策、守则或表格，只能期待内部控制为公司管理层提供合理的保证而不是绝对的保证内部控制贯穿于企业经营管理的全过程，是衡量现代企业管理的重要标志，是企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。

狭义地讲，一个企业的内部控制是指企业的内部管理控制系统，包括为保证企业正常经营所采取的一系列必要的管理措施，是企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。企业建立内部控制制度是为了使之成为一种内在的约束机制，将经营管理各项工作纳入其中，让全体员工自觉遵守并在规范中发挥主动性和创造力，更有效地完成企业预定的目标。内部控制是是衡量现代企业管理的重要标志。

2 餐饮企业生产的特点

餐饮企业属于劳动密集型行业。从业人员在工作过程中的主观随意性很强，一旦控制不好，就很容易造成餐饮企业资源的浪费，从而给企业带来高成本。餐饮企业中的原材料属于一般性商品，具有很强的生活性和实用性。尤其是一些具有很高成本和销售价值的产品，如果没有一个标准化的控制，就会造成餐饮企业成本增高。餐饮企业的原材料及鲜活产品具有易变质、保存时间极短的特性，因此对原材料数量的控制及库存应该实行标准化成本管理。餐饮企业的经营周期较短，餐饮企业每天向顾客提供的餐饮服务，每天接待的人数非常多，接待的次数非常多，日常的现金流比较大，我国餐饮服务企业现金结算还占很大比重，同时还有一些顾客存在消费挂账，在经营过程中，一般对原材料的采购、验收、生产、销售在一天完成是很平常的事情,这就为成本管理、出入账管理、现金管理、采购管理、收入的确认管理等带来财务上的压力，从而使餐饮企业在有限的时间内无法实现很多的控制。

3 餐饮企业内部控制制度的构建与完善

餐饮企业实际运转中相关业务活动的控制，在企业内部控制系统中占有举足轻重的位置。对于控制活动，COSO报告认为，它是确保管理层指令得到贯彻执行的公司的政策和程序，它有助于确保采取必要的行动进行风险管理和保证企业总体目标的实现。现实中，业务活动基本内部控制的缺失或执行的无效是企业内部控制失败的关键性诱因。因此，内部控制体系中，非常重要的一部分便是企业各项业务活动的内部控制设计和完善。

3.1 建立完善的销售活动控制制度

餐饮销售活动是从客人点菜、点菜单入账、厨房出菜，用餐后向客人出示账单结账的全部业务过程。餐饮企业前台开票人员与收款人员应分别隶属于餐饮部与财务部。这一业务活动的控制内容包括:点菜单和账单控制，点菜单应选用多联式、连续编号且带编号条的一种，至少一式三联，第一联用于入账，第二联交厨房用于出菜，第三联留餐厅备查。某一台所有点菜单录入收银系统后，打印出账单供客人结账。空白点菜单应由前厅领班妥善保管，点菜单应按编号连续使用，点菜单发出时应进行登记，每班次结束后应对使用的点菜单是否连号进行检查，作废和取消的点菜单应保留好备查。为方便控制，负责点菜的服务员应在点菜单上签名。客人用餐过程中追加的菜品，应即时记入客人账单。为防止收银人员收款后给财务部门不上交营业款，即俗语“跑单”情况发生。领用时，由财务人员逐笔登记点菜单号码后发放；使用时由前堂领班人员按顾客就位情况将撕下编号条的点菜单交点菜人员；营业结束，财务人员收到营业款后，与前堂领班交回的点菜单编号条、作废和取消的点菜单、收银台交回的点菜单底联核对无误后，注销登记号码。当存在差异时，应调取点菜单厨房联，以确认是否存在菜品未录入收银系统但已出菜的情况。抽查账单，检查账单上录入菜品是否与点菜单一致，价格是否正确等。通过加强点菜单据管理，可防止营业款的流失。确保每一笔收入全部及时入账。

折扣，为收入的完整记录，要确保所有折扣有适当的理由和授权。事先规定有权给予折扣的人员和额度，所有折扣应该被录入收银系统而不是以手工方式进行。同时有权给予折扣的人员在账单上签名并注明客人姓名，打折原因和折扣比例。每笔折扣金额和原因都统计在每日打折汇总表中，由管理层事后审阅。每日各餐厅的总折扣金额应进行统计并向管理层通报。

宴请与款待，为保证餐饮收入记录的完整性，应确保所提供的免费服务有合理的理由。事先规定有权批准免费餐饮服务的人员和额度，免费提供的餐饮项目应按原价录入餐饮收银系统。有权签字免单的有权人员应在账单上签名，写明客人姓名，免费原因。其它无权签字免单的人员宴请客人应提前申请，并将批准的宴请申请单附在账单后。各餐厅所有免费账单应记录在每日宴请汇总表和高级员工用餐汇总表中，由管理层事后审阅。

3.2 建立完善的应收账款控制制度

解决餐饮企业应收账款存在的问题，应建立餐饮企业应收账款全面管理系统。控制内容包括：

事先制定规范的信用政策包括确立信用标准和规定信用条件，并确保所有面客部门员工理解和严格执行。在授予信用前，综合应用信用调查方式了解客户的偿付能力并进行信用记录，评估是否授予信用，在信用协议中对信用额度、付款方式和付款期限进行约定。

事中严格的监控措施，包括监督应收账款的回收情况和建立坏账准备制度，是否按照规定的期限向客户寄出账单，是否由不负责现金出纳和销货及应收账款的人员按月向顾客寄发对账单，是否按规定时间间隔和催收方式向客人进行催收。检查每一挂账客户的档案是否完整，账单是否准确、齐全。完整的客户档案应包括以下内容:付款担保、准确的账单邮寄地址、消费账单、往来信件、合同、发票等。每月对应收账款进行账龄分析，计算应收账款平均回收期和周转率。将信用不佳的客户记入黑名单并定期更新。每月召开由所有相关部门参加的信用会议。对于预计不能收回的应收账款应按照规定的方法计提坏账准备。财务总监和总经理应决定对于预计不能收回的账款是否诉诸法律程序或由专业机构进行追收。有确凿证据表明无法收回的应收账款，需经总经理批准后才可计入损失。

事后制定合理的收账政策包括制定程序化的措施和量化地权衡收账方案的效果，如在做出追收决定前应对费用进行精确的预算。

3.3 健全购货与付款控制制度

餐饮企业应建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位互相分离、制约和监督。

控制内容包括:确保采用信息完整和清晰的采购订单，可以减少送货和付款环节可能产生的问题，采购订单中应清楚注明以下内容:公司名称，寄送发票地址、订单号或发票上可标明的索引信息、确切的收货地址、要求的送货时间安排等。经批准的价格清单应交给负责收货的人员一份，便于检查核对货物的价格、规格等特征。验收货物时发现的数量和质量差异应在送货单上和收货记录中写明，通知供应商减少货款金额，并通知酒店会计部门。确定采购订单、收货记录和发票上所记载的货物、数量和单价核对相符。确定所记录的购货都确已收到商品或接受劳务，防止那些主要使企业管理层和职工而非企业本身受益的交易，作为企业的营业支出记入账中；确定已发生的购货业务都已记录，已经验收的商品和接受的劳务若未予入账，将直接影响应付账款余额，从而低计企业的负债。所有付款应经相关使用部门负责人在发票上签字确认并由总经理批准，所有收到的发票应及时记入应付账款明细账并定期与总账核对相符。月末已发生采购业务但尚未收到发票的，应采取适当的方式进行预提，仅发票原件可以作为记账凭据。对于有争议的发票，发票原件用作记账凭据，但应注明“暂不支付”，财务经理应保留一份发票复印作为跟进的参考依据。

企业应当按照 《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等规定办理采购付款业务，对采购发票、验收证明等的真实性、合法性进行严格审核；加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项，应定期与供应商核对应付账款、应付票据等往来款项，如有不符，应查明原因及时处理；应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货款。

3.4 健全固定资产及存货控制制度

预算制度是固定资产内部控制中最重要的部分，企业应编制旨在预测与控制固定资产增减和合理运用资金的年度预算。除此之外，所有固定资产的取得和处置均需经企业管理当局的书面认可，均应明确划分责任，由专门部门和专人负责；加强固定资产采购管理,须积极实行集中采购制度，对于大额项目通过招投标方式选择供应商，项目决策通过集体评议，项目效果进行后续评价；须设置固定资产明细分类账和固定资产登记卡，按固定资产类别、使用部门和每项固定资产进行明细分类核算；由于餐饮业的一些设施设备是被客人直接以防止各种自然和人为的因素所造成的损失使用的，应注意保持清洁、安全、整齐等，必须建立健全必要的维修保养秩序和管理的责任制度；对固定资产使用情况进行定期检查；定期对固定资产进行盘点，对盘盈、盘亏情况及时进行处理。

存货的内部控制包括采购、验收入库、仓储、领用、加工等方面。存货的采购及领用均应经过恰当的授权与批准，建立严格的周期性询价报价制度，编制标准的市场订单；采购的存货应由一个独立的部门进行验收，确立明确的验收标准，实现验收责任人制度；贵重原材料标签专人管理，验收结果记录档案；与存货的接触必须得到管理当局的批准；定期对存货进行盘点，对盘盈、盘亏及存货损坏情况及时进行处理。第三方寄存的存货，应每月与相关供应商进行对账。存货的领用，如酒水，吧台酒水员应每日编制库存日报表，报送稽核人员根据每天销售报表核对库存情况，要实行永续盘存制，随时在账上反映出结、存数额，每月末进行实地盘点，如出现差异，应查明原因及时进行处理。

总之，我国餐饮消费连年来实现了历史性跨越，餐饮企业随之面临着前所未有的挑战和机遇。企业制定内部控制制度时，要因地适宜，根据本企业的实际情况制定切实可行的内部控制制度，要加强餐饮企业内部控制的意识和业务活动内部控制的设计、执行和监督，以控制风险，保证企业的健康生存和发展能力，以使企业具有更强盛的生命力，更好的提高企业的经济效益，进入良好的发展轨道，实现可持续性发展。

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[责任编辑：李荣富

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1674-1102(2010)04-0022-03

2010-03-22

邵春梅(1985—)，女，安徽池州人，安徽财经大学硕士研究生，研究方向为会计理论。