数据分析在管理评审过程中的应用

孙凤云

（天津二十冶电装分公司，天津300000）

数据是质量控制的基础，是质量管理的科学依据，是质量管理的中心。美国著名的Malcolm Baldrige奖的评定规则中对数据的有效使用提出了具体要求。而日本戴明质量奖在事实基础上建立的评奖体系，十分强调通过统计技术的应用发挥数据的作用。在中国的QC活动中也重点强调使用统计技术。目前，数据在三位一体管理体系的监视与测量中也有着其特有的作用，ISO9001：2000模型在8测量、分析和改进标准中，对数据的适用提出了明确的要求，期望组织在策划并实施证实产品的符合性及持续改进质量管理体系的有效性的过程中科学使用数据。

1 概述

1.1 数据分析的作用

数据分析就是将收集的工程数据进行整理，经过统计分析，找出规律，推断生产工序中及产品质量问题，进一步分析产生问题的原因，以便采取相应的对策与措施，使工程质量处于受控状态。工程质量的统计推断流程如图1：

图1

当生产处于稳定时，质量数据的特征值具有二重性，即数据的波动性与统计规律性。正常条件下，质量数据在平均值附近波动，一般呈现正态分布。质量数据的总体即母体，是所研究对象的全体。样本又称子样，是从总体中抽取的部分个体。被抽中的个体称为样品。通过分析样本特征就可推断总体质量的特征。

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1.2 数据及其分析在管理评审过程中的重要性

鉴于数据的性质，同样可以把数据及其统计技术应用于管理体系的过程评审中，管理评审是三位一体管理体系即GB/T19000质量管理标准、GB/T24000环境管理体系及GB/T28001职业健康安全管理体系中最重要的一个过程，是实现持续改进最关键的环节。

管理评审过程是一个输入输出的过程，管理评审的输入过程包括：审核结果、顾客反馈意见、过程的业绩和产品的符合性、预防和纠正措施的状况、以往管理评审的跟踪措施、可能影响质量管理体系的变更及改进建议等过程，这一评审过程如同产品生产过程，在这一过程中，能进行有规则的数据采集，从而可以正确地使用数据及其统计技术进行监视和测量，评价管理体系的有效性及适宜性，正确识别可以实现改进的范围及优先改进的区域，准确评价组织的管理评审业绩。以图表的形式反映管理评审数据的内在规律，使管理者对管理评审过程的结果及管理过程本身的稳定程度一目了然，让管理者很快找出问题，输出正确的结果。由此可见，正确地收集数据并科学地进行统计是评价管理评审过程业绩的重要手段和工具。

管理评审过程要求最高管理者应按策划的时间间隔评审管理体系，这样就可以定时对管理体系的运行记录进行不断的样本采集。

2 管理评审过程的数据采样及分析

在管理评审过程的输入与输出中，组织采集到各种数据，这些数据的特征符合统计技术所用数据的性质，因此从数据能推断出体系运行的情况，数据具体应用如下。

2.1 不合格项的统计与分析

在一定运行范围内，以一定时间间隔为周期，按职能要素进行全样检查，查出的不合项，分别选择利用调查表、分层法、排列图及因果图等统计技术进行数据分析，找出体系运行不合项发生的原因，制定纠正措施，提出改进意见，完善管理体系。

2.2 利用控制图进行统计分析

按全数检查结果计算某类体系运行记录的合格率，按时间顺序绘制控制图，产品合格率以UCL（100%）、CL（97%）、LCL（94%）界定的P图分布情况推断生产工序（体系过程）的稳定状态，判断体系的适宜性、充分性和有效性。

首先确定一抽查运行记录的范围——在范围内采集运行记录数据——计算合格率百分比——绘出UCL、CL、LCL线——绘制控制图——按数据分布的图形评定体系的稳定情况（数据落在控制界限内的即可判断为体系稳定）。

3 应用实例

某建筑公司对41个职能要素按26个程序文件分配给10管理部门。在体系运行中有28个项目运行体系。在进行体系测量时全数检查得出29项不合格，对29项不合格进行了分析。

3.1 不合格报告中所占比重结果（归类统计）如下：

检验、测量和试验设备管理和分包方管理不合格项各占4项，分别占不合格项总数的13.8%。

管理方案控制占3项，占不合格项总数的10.3%。

记录控制、消防管理和施工安全管理各占2项，分别占不合格项总数的6.9%。

应急准备和响应控制、产品实现策划、环境因素识别、评价和更新管理、固体废弃物管理、检验和试验管理、机械设备管理、目标管理、工程承包合同评审、物资管理、人力资源管理、施工过程管理、顾客满意管理上各占1项，分别占不合格项总数的3.5%。

3.2 存在问题的主要原因：

个别项目经理部、部门对体系文件学习不够。有些管理人员对公司管理体系文件的要求没吃透，不能及时做好管理运行记录。

在填写体系运行记录方面，项目经理部存在没有针对本工程项目的实际情况，照搬硬套公司的管理体系运行记录范本，使体系运行记录的填写内容与施工现场情况有脱节现象，没有真正达到程序文件所要求的目的，填写不认真。

在管理方案控制要求方面，存在着未能按要求制定管理方案或制定了管理方案却没按管理方案去实施，使重大风险和重要环境因素控制上没有很好的达到目标指标要求。

在环境管理方面，施工现场对固体废弃物的分类、标识、处置和回收管理上仍有不到位现象。对环境因素的识别、评价没有正确分析和理解，照搬公司指导文件。

现场材料标识不完善，部分计量器具没有按类别粘贴标识。

在分包管理问题上，项目部和公司主管部门对这项工作的控制管理不到位，分包评审不规范、评审资料不全。有些项目经理部对经评审合格的分包方未向相关部门和施工单位进行交底等问题。

3.3 改进建议与要求

各部门、项目经理部都要进一步学习公司管理体系文件，熟悉体系文件的具体内容和实施要求，公司各有关部门进一步做好日常对项目经理部对口专业管理业务和体系运行的检查、指导和服务工作。

要进一步做好信息的传递和沟通工作，上报或横向传递的信息（管理记录）应及时、准确。

要加强工程分包方、劳务分包、设备租赁分包和物资供方的评审及选择和分包方的资质、业绩评价、分包合同的资料收集工作，并做好在日常施工生产过程中的监督管理工作。

加强体系运行控制,落实管理方案,消除或降低职业健康安全风险和对重要环境因素进行有效控制。

4 在体系管理中应大力推广统计技术

在管理评审中应采用利用排列图，鱼刺图进行审核结果的分析；利用调查表进行顾客反馈意见的收集；利用调查表、分层法、因果法及控制图进行过程的业绩的测量；利用调查表对预防和纠正措施的状况进行分析；利用调查表对以往管理评审的跟踪措施的调查；利用调查表统计可能影响质量管理体系的变更；对改进的意见利用调查表进行分析。管理评审过程中应大力推广统计技术的应用，利用统计技术帮助组织进行测量、表述、分析体系运行期内各个阶段客观存在的变异即不合格；通过对数据的统计分析能更好地理解不合格的性质、程度和原因，从而有助于解决不合格引起的问题，促进体系持续改进；科学地运用数据分析有助于组织提高管理体系的有效性；提高组织管理效率；更有利于组织作为决策。

[1]中华人民共和国国家标准：质量管理体系要求GB/T19001-2000

[2]ISO14000系列标准

[3]GB/T28001-2001职业健康安全管理体系规范

[4]工程质量管理/施赛 胡文发-上海同济大学出版社 2006.9