论机构知识库建设中的呈缴模式

●吴有梅（南京工业大学 图书馆，南京 210009）

1 机构知识库现状研究

影响机构知识库建设的众多因素中，三类人员被认为是最重要的：即图书信息人员、机构决策层、科研人员。目前的调研结果显示，国内科研机构和高校已开始重视科研成果的长期保存，部分科研机构和高校已建设了机构知识库系统或类似系统，但科研人员对于机构知识库还不够了解，或对机构知识库的建设不主动、不支持。

在机构知识库建设过程中，资源的获取是一项非常重要的工作环节，其获取的方式可分为推送模型和拉取模型。[1]所谓推送模型通常是基于呈缴法或协议的，由科研人员将自身的科研成果文献资料主动地推送给机构及知识库系统；所谓的拉取模型则是由负责保存的机构主动索取获得。

通过网上调研发现，国内目前已建立机构知识库的机构，在大陆地区有厦门大学、浙江大学、北京航空航天大学、中国国家图书馆、中国科学院国家科学图书馆、清华大学、中国科学力学研究所、电子科技大学中山学院和中国西部环境与生态科学数据中心，上述9个机构知识库所收录的数据总量不足4万条；在香港地区有香港城市大学、香港科技大学和香港大学，[2]数据量达到3万多条；台湾地区的机构知识库是在台湾大学的牵头下进行建设的，截止到2009年2月24日，该地区参加建置机构知识库的高校有40家，数据量达23万条之多。[3]

从上面的数据可以看出，香港、台湾地区机构知识库建设时间并不比大陆地区久远，但其数据收集的总量却达到26万，远远超过大陆地区。

大陆地区机构知识库的建设都是通过图书馆或文献情报中心进行的，资源的获取方式都是拉取模式，即通过图书信息人员单方面收集机构内成员的智力产出，这种获取方式存在较多的缺点：① 图书信息人员时间精力有限，无法跟踪收集到机构所有成员的学术资源；② 收集的资源多数为已经发表的论文或专著，那些未出版的具有学术价值的资源无法获取或很难获取；③ 科研人员不参与建设，提交的资源有限。出现这些问题的原因主要在于领导决策层及其科研人员在这方面的意识淡薄，很大一部分人目前甚至还未听过机构知识库，对机构知识库的了解和支持不够，使得机构知识库的资源更新难度较大，难以持久建设。

针对上述情况，本文通过在对国内外电子资源呈缴制度的分析研究的基础上，提出在机构知识库建设过程中引入呈缴制度，即在资源的获取环节中实行电子资源呈缴模式。

2 呈缴制度在机构知识库建设中的应用

机构知识库的建设，其作用主要有两个方面：①保存本机构的学术研究成果；② 将本机构的学术研究成果加以集中展示并提供利用。研究显示，科研人员对于机构知识库的认同感很低，他们大多认为这种类型的资源利用价值不大，与学科资源有重复。科研人员一般比较关心行业资源及同行评审。笔者认为，机构知识库具有的两个作用中，保存和利用都很重要，但是必须要先有保存才会有利用，因此在机构知识库建设的早期，它的保存作用要大于利用。原因在于：① 保存是利用的前提，只有先保存相应的资源，才有利用的对象；② 机构知识库的建设处于初级阶段，多数人尚未意识到建设机构知识库的重要性，更谈不上利用机构知识库的资源；③ 只有先将已建成的单个机构知识库联合起来，让知识库的资源形成一个网络，让用户一次进入就能利用各个机构的资源，自然会提高他们利用机构知识库的兴趣。

对于机构而言，通过建设机构知识库的方式既能长期而完整地保存机构的科研产出，又能集中展示和提高机构在行业内的学术地位。如果机构知识库的建设得到领导决策层的足够认知和支持，将对机构知识库的建设和推广起到决定性的作用。而领导决策层对机构知识库的支持可以表现在两个方面，即政策支持与资金支持。其中，政策支持尤为重要，政策支持可以使机构成员充分认识到机构知识库建设的重要性；同时，政策支持是机构知识库资源获取的重要保障。

政策支持可以有多种方式，其中最重要的方式就是建立呈缴制度，让图书馆规划机构知识库建设方案并建立相应的提交平台，机构成员主动提交资料，图书馆负责审校资料并进行长期保存。同时，图书馆有义务对机构知识库的资源进行开发利用并做相应的宣传工作。

根据中国的国情，目前在中国实施电子出版物呈缴制度还不是成熟时期，最佳的方式就是采取呈缴模式+鼓励政策，其中呈缴模式可以多样化，如基于法定的呈缴、基于协议的呈缴以及两种呈缴方式的结合模式，并在各种模式中适当引入鼓励政策。

2.1 基于法定的呈缴

基于法定的呈缴模式是一种成熟的呈缴制度，呈缴制度在国外已经有近500年的历史，在中国也有90余年历史。而电子资源的呈缴目前还是一个新的领域，还没有成熟的电子资源呈缴制度，只有两种方法解决电子出版物呈缴问题，多数国家通过立法或修改呈缴法，将电子出版物纳入呈缴范围；而有的国家没有颁布相关的呈缴法规，就采取与出版社协商并自愿呈缴的方式来解决。

（1）国外电子出版物呈缴制度

从20世纪90年代初期起，电子出版物呈缴本制度的研究引起全世界图书馆界的重视。欧美各国非常重视呈缴本保存馆与出版商之间的合作。英国的BLR DReport声称电子出版服务（EPS） 是不列颠图书馆非印刷型资料呈缴计划的一部分。2000年1月英国开始实施非书出版物的自愿呈缴制度，包括磁带、磁盘以及普通光盘诸如CD-ROM和DVD。美国1993年把物质载体的电子出版物纳入了呈缴范畴。法国新修订的呈缴法于1997年2月实施，计算机软件、专家数据库系统和其他人工智能的文献以及面向公众的计算机支持的媒介均在缴送范围之内，2001年6月13日部长会议通过“信息社会法案”，并于2002年就联机出版物的法定缴送进行了修订。德国1990年9月对《国家图书馆法》第三条进行了重新解释,开始收集CD-ROM等脱机电子出版物，1998年，制定了联机学位论文缴送法规。丹麦于1997年6月对1927年的《出版物版权缴送法》进行修订,并在1998年1月1日生效，修订的法律对因特网上的“最终的独立单元”电子作品也强制实施缴送。日本2000年7月对《国立国会图书馆法》进行修订，明确规定了电子出版物的呈缴。加拿大于1995年修订《国家图书馆法》和《国家图书馆图书缴送法规》，在修订中提出要求缴送物质形式的电子出版物。澳大利亚2000年增订了版权法(数字化文献)。瑞典1993年修订的缴送法涵盖有形的电子出版物。[4]

（2）国内电子出版物呈缴制度

刘家真1998年编译的《澳大利亚电子出版物的国家策略》[5]是国内最早涉及电子出版物呈缴问题的研究。接下来的10年中，也有呈缴制度的相关研究，但由于国情的原因，这方面的研究可以直接借鉴国外的理论成果并不多，而且国内针对电子出版物呈缴本制度的研究还相当薄弱，明显存在一些问题与不足。在呈缴法律制度方面，我国长期以来一直靠一部效力低于法律的行政法规——《出版管理条例》和国家新闻出版总署颁布的一系列部门规章来落实。因此，在我国要完全实现电子出版物呈缴制度，目前还有较大的困难。

鉴于此，在实施过程中可以结合具体情况采取相应的呈缴方式。如要求科研人员及教师将凡是以科研项目冠名的科研产出必须提交一份给图书馆保存。科研基金项目的研究产出，都是利用机构的设施、资源以及科研基金进行的科学研究，其研究产出理应成为学校的无形资产，这些无形资产如果不强制保存，就会不断遗失，给机构造成极大的损失。

2.2 基于协议的呈缴

基于协议的呈缴也称为主动呈缴。对本机构成员产生的、科研项目之外的学术研究资料采取图书馆与出版社及作者之间签订相应协议的呈缴方式。从长期来看，基于法定的呈缴更能持久，收集的资源也更全面，但是中国的国情决定了自愿呈缴将是国内一种持久的解决方案。在中国呈缴方面的法律尚不够成熟健全，而电子资源呈缴方面的法律尚未形成，建设机构知识库目前在国内本身也还是一项全新的课题，因此会面临资源获取方面的较大困难，一是，机构知识库的建立目前处于初级阶段，很大一部分人尚未完全意识到机构知识库建设的重要性；二是，机构知识库的建设面临知识产权问题，很大一部分作者怕被侵犯知识产权，出版商也担心版权受到侵犯，机构知识库的建设者对相关的法律研究也尚不成熟和自信。这种情形下要顺利地建设机构知识库，需要图书馆在各方面付出较大的努力：① 需要机构知识库建设者加大宣传力度，广泛宣传构建机构知识库的意义；② 需要机构知识库建设者对构建机构知识库涉及的知识产权事宜加以深度研究，并制定相应的遵守知识产权的协议，让提供资源的作者有意愿将自己的学术资源主动提交给建设方，并建立他们持续提交的信任感；另外，对已经提交的资源要严格按照协议中规定的条款进行操作，不能失信于作者；③ 机构知识库的建设是一个长期持续的动作，要避免跟着流行走，时断时续，这不是机构知识库建设的初衷，也不利于机构长期保存学术研究成果。

实行基于协议的呈缴方式可以采取一定的经济补偿措施。传统的出版物呈缴大都是无偿的，图书馆从呈缴中最突出的获利就是在无需支付购书费的情况下使馆藏量增加，但从另一个方面看，这种行为影响了出版商的利益，因此，可以采取一定的经济补偿，这在市场经济条件下更有其必要性。这种经济补偿机制在俄罗斯、日本也已实行。

上述两种方式中，第一种是强制性被动呈缴，第二种是协议主动性呈缴。第一种方式可用于针对机构科研基金项目的学术研究成果的呈缴，第二种方式可以用于针对机构成员自发进行的科学研究成果的呈缴。一般的机构都会有至少上述两种学术研究成果的存在，因此，在呈缴方面完全可以将两种方式结合使用，这样既能强制保存机构内利用科研基金项目进行科学研究的成果，同时也补充保存了机构成员自行研究的学术成果。两种方式形式不同，作用也不同，既能相互补充，也能各适其用。

2.3 案例分析

（1） 台湾大学

台湾大学在建置机构典藏早期，自行开发系统，将校内博硕士论文提交至该系统，这是该校机构典藏的雏形。后期在学校行政会议上制定了相应的政策，并通过校内发函，要求全校教师、科研人员及博士以上研究生可以通过系统注册授权上传自己的学术论文及科研报告等资料，要求院系设立一名联络员专门就机构典藏事宜与图书馆进行联系，解决师生提交资源过程中的问题。同时，图书馆设立相应的学科馆员，专门负责各个院系的机构典藏相关事宜。

该校的机构典藏在台湾地区成为最有代表性的案例，台湾教育部要求台湾大学牵头建设台湾地区的机构典藏系统。通过“IR30”计划的发展，该地区目前已经有40个高校建立了机构典藏并参加了该系统，数据量达23万条之多。

（2） 厦门大学

厦门大学是国内大陆地区建设机构知识库较早也较成熟的单位，该校图书馆用了1年的时间进行系统开发、测试并运行，他们通过学科馆员与院系师生联系，向教师及科研人员宣传机构知识库，并帮助他们提交资源。如遇作者不愿公开资源的情况下，就通过系统设置禁止用户下载该全文，这样既保证了作者的权利，也起到了典藏资源的作用。

该系统采用了国际上用户最多的开源软件Dspace进行汉化开发，用户界面设置较好，在大陆地区成为众多同行学习的典范。但由于该校的学科馆员后期转而从事其他工作，导致该系统内的数据量一直停滞不前，更新较少，自正式运营至目前为止，仅收集了3000多条数据，且长时间未进行更新。

上述两个案例中，一个代表了台湾地区的机构典藏现状，一个代表了大陆地区的机构典藏现状，在机构知识库方面他们都是所在地区的领头羊，但他们在具体的建设方式上存在较大的不同。台湾大学的机构知识库得到了领导层的大力支持，其发展过程比较顺利，建设成果也比较成熟，而厦门大学的机构知识库是在图书馆单方面的努力下成长起来的，虽然技术不是难题，但资源获取成了后期发展的瓶颈。这足以说明，在资源获取方式上，必须得到领导层的支持，只有这样，机构知识库的建设才能拥有系统而成熟的呈缴模式的支撑。

3 结论

目前，机构知识库的建设在国外已经是一项成熟的业务，而在国内尤其是大陆地区，机构知识库基本还停留在理论探索阶段，虽然有几个机构已经通过实践建设了机构知识库，但这些知识库收集的数据量较少，既没能起到完全保存机构的学术成果的作用，也没能让用户有所利用。同时，这些知识库之间都是分散的，相互没有联系，不成系统，这种分散的资源对于用户来说作用不大。

笔者认为，机构知识库的建设是一个长期而持久的过程，需要一个长期的规划和相应的配套措施，包括在资源获取方面制定呈缴模式，通过对呈缴模式的制定和实施，逐步解决机构知识库建设中面临的资源获取难题。

[1]刘兰，等.Web Archive的采集策略研究[J].现代图书情报技术，2009（1）：10－15.

[2] http://www.dspace.org/index.php/DSpace-Instances/-Re pository- List.html.[2009－05－02].

[3] http://ntur.lib.ntu.edu.tw/.[2009－02－20].

[4]刘家真.澳大利亚电子出版物的国家策略[J].图书馆理论与实践，1998（1）：60－62.