高校人事档案管理人员的素质培养

陈蕙兰

摘 要： 高校人事档案管理工作性质决定人事档案管理人员不仅要具有较高的政治素质，而且要有较强的业务素质和默默无闻的奉献精神。本文从政治素质、业务素质和综合素质等方面来探讨如何加强高校人事档案管理人员的素质培养。

关键词： 高校人事档案管理人员 素质培养 建议

高校人事档案是教职工在不同历史时期形成材料的真实记录，是教职工的思想品德、业务能力和工作经历的真实反映，是历史地、全面地考察了解一个人各方面总体情况的一个必要凭证，也是组织部门正确选拔任用干部的重要依据。人事档案是个人历史的真实凭证，具有一定历史性、客观性，它所涉及的内容许多属于个人隐私，因而有一定的机密性。人事档案管理工作是一项政治性、保密性和专业性很强的工作，其业务知识并非短时间所能掌握，工作的政策性和特殊性决定了高校人事档案管理人员有不同于其他工作岗位人员的素质要求。在目前形势下，高校人事档案管理已实行了规范化、信息化与科学化相结合的管理方式，这对高校人事档案管理人员的素质提出了更新更高的要求。结合高校人事档案管理工作的性质和现状，并结合自身工作的总结与思考，我对高校人事档案管理人员的素质培养提出如下建议。

一、政治素质

培养人事档案管理人员较高的政治素质是做好人事档案管理工作的前提与基础，是发展高校人事档案事业的关键。在全国高校普遍大合并的趋势下，面对不同高校急剧合并带来大量的人事档案材料，工作量增大而人手不变的情况，人事档案管理人员要能以不变应万变，将人事档案管理工作做得更完善、更具有条理性，这对人事档案管理人员也是一个新的挑战。为迎接这个挑战，做好人事档案管理工作，高校人事档案管理人员要十分注意从以下几个方面培养和提高自己的政治素质。

（一）把握政策，坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

高校人事档案管理工作是一项政治性、政策性、原则性与机密性均很强的工作。人事档案管理人员不仅要认真把握不同时期的各项政策及其要领，而且要注意灵活运用。在坚持原则的前提下，做好人事档案的管理和服务工作。《干部档案工作条理》中规定干部档案工作人员的五项守则是：（1）认真学习马列主义、毛泽东思想和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平；（2）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部工作服务；（3）严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁档案，不得泄露档案内容；（4）坚持原则，严格按照档案管理工作条理的各项规章制度办事；（5）在工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。这五项守则明确规定了人事档案管理人员必须具备的政治素质，也是高校人事档案管理人员应有的基本专业素质和日常工作的行为准则。

（二）热爱工作，默默无闻，为做好高校人事档案管理工作无私奉献。

人事档案管理工作是一项比较单调、乏味的工作，工作成绩不容易显现，人事档案管理人员需要经历一个较长时期的实践、认识、再实践、再认识的过程，才能逐渐熟悉、了解掌握人事档案管理工作的基本业务知识。能否热爱这项工作，也是对档案管理人员的一个重要考验。档案管理人员要热爱本职工作，立足人事档案管理本职工作，要有勤恳踏实、不为名利左右的工作作风，又要有默默无闻的奉献精神。

（三）忠于职守，主动热情，为组织、人事工作提供可靠服务。

高校人事档案的服务性较强，是组织人事部门全面了解个人历史的客观依据。在高校中，人事档案既为组织考察了解、合理任用干部提供重要借鉴，又为专业技术职务评聘、学科建设提供重要凭证。人事档案管理的目的是便于利用，否则就失去其保管价值。同时高校人事档案管理工作相对于其他工作要显得呆板、乏味些。如何能将这项工作做得有声有色，更好地服务于整个高校的组织、人事建设工作，对人事档案管理人员的素质也是一种考验。

高校人事档案管理人员要忠于职守，在政策许可的前提下，把热情主动、文明服务作为这项工作的基本要求，积极营造良好的人事档案利用环境，接待查借阅档人员要和蔼客气、热情周到，尽力提供优质的服务，为高校组织、人事其他工作提供可靠的服务。

二、业务素质

高校人事档案工作自身的特殊规律，决定了高校人事档案管理人员必须有较强的政治素质和过硬的业务素质。培养高素质专业人才需通过人事档案管理人员的刻苦钻研，经常与同行之间相互交流，才能完成经验积累，使工作精益求精、日臻完善。

（一）刻苦钻研、精通业务，保证高校人事档案管理的规范化与科学化。

高校人事档案管理工作是一项专业性很强的工作，人事档案管理人员仅靠政治热情和工作的责任心不能完全做好工作，还必须认真摸索，从而精通业务。因而，人事档案管理人员要提高自己的业务素质，就应注意以下几点。

1.加强理论知识的积累

高校人事档案管理人员要经常学习有关档案管理工作的理论知识，如《干部档案管理条例》、《干部档案工作概要》、《干部档案管理工作初探》等，充实理论素养，同时还要掌握与干部人事档案管理理论相关的专业知识与档案法的有关规定。在实践中慢慢体会，并掌握知识的要领，完成档案理论知识的积累。

2.不断提高专业水平

人事档案管理人员要熟练掌握人事档案管理的专业知识，熟悉人事档案管理的各项规章制度，在档案材料的收集与鉴别上严格按照中央组织部《关于干部人事档案材料收集归档规定》的收集范围，及时收集归档材料，并加以认真仔细的鉴别。在整理与归档上，材料要编排有序、目录清楚、字迹工整，材料形成的时间无误，应定期归档入卷；在保管与保护上，要建立健全各项规章制度和各种簿册；在利用与转递上，人事档案利用符合规定，查借阅审批手续齐全。人事档案和零散材料的转进、转出严格依照制度进行登记，转递人事档案须填写干部人事档案转递通知单，并通过机要部门转递或派专人送取，不断提高业务水平和业务能力，从而更好地做好高校人事档案管理工作。

3.增强信息技术能力

人事档案管理人员要能够熟练运用计算机，熟悉干部人事档案管理信息系统的使用与维护，及时将查借阅情况输入计算机，完善各项台帐；及时输入变动人员的各项信息，不断补充人事档案信息库，使之更规范完善，从而实现计算机辅助管理。

人事档案管理人员唯有精通业务、爱岗敬业，才能使高校人事档案的管理工作逐渐步入规范化、科学化和信息化的轨道。

（二）踏实仔细，系统整理，规范高校人事档案管理工作。

高校人事档案管理人员最重要的一个素质是踏实仔细。人事档案管理工作是一项比较琐碎、细致具体的工作，相对比较枯燥，整天面对的大量需要整理的案卷或是亟待归档的材料，工作量大、事务繁杂，对待每一份档案材料，既要系统地整理纸质档案，又要详细审核，鉴别具体信息。在案卷整理时必须对形成的材料进行逐份检查，全面核对信息，以免遗漏，如年度考核表、职称评审表、工资变动等一系列材料的归档、信息在输入计算机时，必须仔细校对，及时做好并完善相应的台帐。

（三）加强培训，提高专业，更好地使人事档案管理服务于高校人事制度的改革与发展。

高校要经常加强人事档案管理人员的业务培训，将基本知识和实际操作培训相结合，使人事档案管理人员边学习、边实践、边提高专业水平，及时更新专业理论知识，把握人才利用趋势，把握人事档案知识发展动态，巩固已有的基础知识。以前，人事档案管理基本上都是传统的手工操作，效率低，不利于工作全面开展，随着管理手段的信息化、网络化，高校已普遍采用互联网管理，人事档案管理也全面实行信息化管理，档案管理人员需要将干部基本信息、职务变动、职称晋升、工资变动等信息及时输入到计算机里，形成完整的电子档案，使查阅利用更为迅速便捷，从而提高档案的利用率，提升人事档案的整体服务水平与服务质量，做好服务工作。

（四）定期交流，取长补短，保证人事档案管理工作的日趋完善。

高校人事档案管理人员政治素质、业务知识、信息技术能力提高单靠自身培养是不够的，还需要与兄弟院校进行定期或不定期的交流，拓宽思路，虚心学习别人的管理方式与业务之长，补自己知识与管理之短；不断提高理论水平与业务技能，增强管理意识，熟悉鉴别、整理归档等各个环节；熟悉制度建设、网络建设，以适应形式的需要；积累经验，掌握人事档案管理工作的方法和规律，不断提高专业素养，更具有创新精神和务实的作风，保证高校人事档案管理工作日趋完善。

三、综合素质

（一）提高法制意识，依法规范高校人事档案管理的工作。

高校人事档案管理是一项政策性很强的工作，必须按照国家的有关法律规定进行管理，这要求档案管理人员要有较强的法律意识。因此，档案管理人员应认真学习有关人事档案的法律知识，增强人事档案管理的法制意识，学习《档案法》、《保密法》等国家有关档案管理方面的法律知识和学校的规章制度，熟悉专业文件和各级档案专业刊物，明确档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定、新精神，按照新的要求去规范工作，做到知法守法，维护人事档案的历史真实性；做到依法治档、依法管档，使人事档案得以安全保管与合法利用。在人事档案管理工作实践中促进档案事业的法制化、规范化，推进高校人事档案管理工作的全面发展。

（二）树立服务理念，体现以人为本的服务意识。

高校人事档案管理人员应转变服务理念，强化服务意识，结合学校的实际工作需要，积极主动地开展人事档案工作。在工作中，应树立默默奉献的精神和主动服务的意识，在服务中提高工作效率，树立良好形象。同时，高校人事档案管理人员应培养良好的服务技能。在服务态度上，做到主动热情、耐心周到；在服务语言上，应做到文明和气、谦逊有礼。在日常工作中应学习与人友好交流，以建立起良好的人际关系，创造和谐的工作环境，体现以人为本的服务意识。

（三）增强责任感与使命感，确保人事档案管理工作的有序开展。

高校人事档案管理工作是一项责任重大而又具体细致的工作，它要求管理人员不但要有严谨的工作态度和良好的服务意识，而且要具有高度的责任心和使命感。只有不断提高自己的责任心和使命感，高校人事档案管理人员才会加强自我学习，在与他人交流中扩大自己的专业知识面，在学习和实践的过程中积极探索，把理论与实际工作有机结合起来，才能不断完善自身的知识结构，培养较强的档案意识，提高人事档案管理能力，确保人事档案管理的有序进展。

（四）增强学习意识，不断加强人事档案管理人员综合素质的培养。

高校人事档案管理是一项科学性、规范性、专业性很强的工作，要做到人事档案的科学管理与有效的开发利用，必然要求人事档案管理人员具有较全面的文化知识素养与熟练的专业技能。人事档案管理人员在材料收集、鉴定、整理归档与提供利用等过程中，需要通过文字和语言与人沟通，因而，应具有良好的综合素质，即不但具有相当的文史知识、较好的语言表达能力和文字写作能力，而且要有较高的计算机运用等现代信息技术处理能力，如以计算机与人事档案管理软件等应用为主，利用计算机、照相机、扫描仪甚至互联网等对人事档案进行检索、存储等。因而，高校干部人事档案管理人员必须增强自己的学习意识，不断加强自己的综合素质的培养，才能使高校人事档案的管理水平不断提高。

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