法国、意大利档案工作管窥

□ 江苏省档案考察团

法国国家档案馆档案阅览室一角

2009年12月，江苏省档案考察团出访法国和意大利，就档案工作进行了七场交流，参观了档案馆的展览厅、阅览室和馆藏。相对于中国档案工作而言，法意两国依法管理档案的体制、重视开放利用与技术保护的档案意识、注重营造文化氛围的档案馆建筑思想，体现出别样的欧洲地域风情和厚重的历史文化积淀。

一、法国档案工作

1、历史悠久、体制完备

法国是近代档案事业的开创者，也是欧洲档案工作历史最悠久的国家之一。1789年法国大革命之后，国民制宪议会立即建立自己的档案部门，1790年9月12日改名为国家档案馆。1796年后，议会令各省将档案集中到省会，由此建立起省一级的档案机构。1799年，“国家档案馆为所有档案机构的共同中心。”1897年，国家档案馆被授权管理全国的档案，其最高管理者头衔最早为“档案局长”，1936年后又改称为“法国档案局局长”，1958年又改称“总局长”。

法国国家档案局成立于1884年，是全国惟一的档案事业行政领导中心。早期隶属于教育部，后一度归内政部领导，1959年又改属文化部领导，负责指导全国档案工作事务。但出于历史方面的原因，国防部和外交部档案不在它的管辖范围之内。

法国档案局与国家档案馆设在同一座大楼内，合署办公，局长兼任国家档案馆馆长。法国档案局除设内部机构秘书处、办公室、财务处、技术处等外，档案局下属机构还包括：档案最高委员会，负责审议、研究档案工作重大问题，协助起草有关规划、标准、办法等；档案监察委员会，负责监督地方档案馆；总检查处，协助局长检查局属各档案机构工作；技术评判委员会，负责研究和报送关于机构和人员状况的材料；行政评判委员会，负责研究和报送有关职员的任免、调动等材料。

法国国家档案馆是世界上第一个具有近现代意义的综合国家档案馆。馆址从1808年起设在巴黎的苏比兹宫。国家档案馆的内设机构十分健全，设有四个部、六个处。四个部分别是：古代档案部，保存1790年之前的档案；近代档案部，保存1790年至第二次世界大战之前的档案；现代档案部，保存二战以来的档案；科学文化技术活动部。六个处分别是历史研究与资料处、照片与缩微胶卷处、信息处、书刊档案与地名处、培训处、出版处。法国国家档案馆自身还有几个设在外地的机构，分别是：海外档案中心，保存法国前海外部档案和法国原殖民地的所有档案；枫丹白露现代档案中心，保存中央级政府机关的归档材料，包括新载体档案；中央缩微胶片库，储存为备份而复制的法国档案缩微胶片。

一些重要机关，如国防部、外交部、铁道部等，也设有自己的档案馆，它们都是永久保管档案的机构。法国九十多个省及三万多个市镇都设有档案馆，保管各地方政府和市区档案，特别是民生档案。大学和科研机构也设有档案馆保存科技和科研档案资料。法国还有很多私人性质的档案馆，包括企业、公司、财团、家族或个人档案馆等，馆藏内容涉及经济活动、财产关系、技术秘密、产业秘密等等，还包括家族和个人的各种珍藏，如族谱、祖徽、遗嘱和手稿等，内容极为丰富，其中有很多珍贵的历史文件。

2、率先确定开放原则，利用方式多种多样

法国是世界上率先实行公共档案向社会开放的国家。1790年的法国国家档案馆条例规定，档案馆实行开放原则，每周开放3天，法国公民可来馆查阅档案。开放原则的提出与实施，标志着档案馆性质的根本转变，受到各国的重视，被誉为“档案的人权宣言”。1970年的国家档案馆和省档案馆档案法令规定，除有特殊情况，1940年7月以前的档案一律对外开放。法国目前是以1979年颁布的《法兰西共和国档案法》为档案开放的法律依据的。该法规定，存放到公共档案馆之前已供自由查阅的文件，在存入档案馆后，对任何要求查阅这部分档案的人继续开放，没有任何限制。除这些文件之外，个人医疗文件，从产生之日算起满150年可以开放；人事案卷，从产生之日算起满120年可以开放；与司法事务有关的文件，包括特赦裁决书、公证人原本文件和目录，以及户籍和公民状况登记册，从文件产生或案卷完成之日算起满100年可以开放；凡涉及个人情况，如私人和家庭生活方面的文件，以及由公共事业部门调查来的有关私人情况和行为的材料，从普查和调查之日算起满100年可以开放；处理与私人生活有关的诉讼案的文件，或涉及国家安全和国防的文件，从产生之日算起满60年可以开放。其他所有公共档案，只要满30年，均可自由查阅。凡是对外开放的档案，如有特殊需要，可转到研究者所在的省档案馆阅览室使用，但不能借出国外。在档案馆阅览室可向研究者提供利用原件，但每人每天不得超过8件。

法国档案馆采取多种形式为广大利用者提供服务，如：在馆内设立环境舒适的阅览室提供阅览、咨询和自动化检索服务；定期或不定期出版档案检索工具和文件汇编，法国在十九世纪已开始出版档案目录索引，近几十年来开始编写和出版档案馆指南，力争为研究者提供更加方便的检索工具；国家档案馆和省档案馆都设有专门的展览大厅，把法国历史上最著名的珍贵档案不定期地放在陈列室陈列，介绍法国历史，供人参观学习；举办短期小型档案展览、报告会和座谈会，开展学术交流，而且还同其他国家合作举办档案展览；为利用者提供复制件，开展缩微复制服务；

法国国家档案馆收藏的1789年8月26日颁布的《人权与公民权宣言》档案馆办理邮寄、电话、电传和网络咨询等多种业务，有效提供远距离信息服务等等。国家档案馆专门设立了教育处，面向中学生，广泛开展档案利用工作。法国档案工作者认为，只向专家学者提供利用档案是不够的，档案馆应面向更广大的读者，特别是要面向中学生，使档案在更广泛的范围内发挥影响。为此，法国各档案馆定期邀请中学生到档案馆接受历史教育，增强学生学习历史的兴趣，用档案向他们感性地再现法国的历史形象。

法国在建造新档案馆时，也考虑到公众利用问题。用户抵达的便利性是决策者必须考虑的问题。另外，他们还非常注重宣传，不仅借助常规媒介，出版折页宣传品，而且还向新技术领域做了许多有益的探索，如将交互式屏幕置于开放的公众场所，在城市的车站等地设有通往档案馆的明显标志。

在接待利用方面，各档案馆一般都辟有很大面积的借阅大厅，这样既可以作为档案宣传或展示的场地，也可以安置录像放映机，有的甚至附设了小卖部，以便出售档案史料出版物、视听产品、缩微胶卷、复印件及冷、热饮和食品。

为保持安静，阅览室一般很少配备电话。另外，阅览室附近还设有一些单间，将使用有噪音的设备(打字机、录音机、手提电脑)与读者隔开。另有缩微胶卷查阅室，收藏品目录室，图纸、地图查阅室，照片查阅室等，最珍贵和最脆弱的文件可以在特别监督的房间查阅，或者在“专用”桌子上查阅。

3、现代化管理、技术保护和库房建设

法国国家档案馆从20世纪70年代起开始研究计算机应用，在档案馆内专门成立了信息处。该处与文化部计算中心相配合，推动了档案管理的现代化建设。20世纪80年代，巴黎建立了三个终端，并建成了若干数据库——公证材料数据库、议会数据库、授勋人员数据库、19世纪行政机关数据库以及和图书馆、博物馆共同建立的1940年以前的艺术品数据库、古代人名地名数据库等。坐落在法国巴黎郊外枫丹白露的现代档案城接收进馆档案时，都要通过计算机对其进行登记，输入立档单位、编号、案卷名称、入库时间、保管期限和存放地址等，工作人员利用计算机可快速提供检索服务。枫丹白露的现代档案中心在1992年底就已接收了5230个数据库，大约450万盘磁带，用光盘存储，每五年重新复制一次，有四名专职档案工作者在电脑技术人员的配合下做这项工作。

法国十分重视原始文件替代品的利用。虽然电子技术为此提供了许多手段，如录像盘、激光盘、数字光盘等。但这些载体都需要一定的设备，而设备的日新月异又要求不断重新录制，这就有可能带来信息丢失的风险。因此，迄今为止，他们认为在持久性方面最有保障的仍是档案缩微品。

与其他部门相比，法国档案部门的档案数字化上网起步较晚。尽管有的档案馆90年代初就涉猎这个领域，但直至1996年1月，在法国当时访问量最大的网站之一文化部的网站上，上网的档案还是空白。从那时起法国档案部门才真正开始研究档案文件的数字化。在法国档案局1996年年度总结中，有19个省馆研究过数字化的可能性，5个市馆实现了数字化产品 (如里昂就有4970幅数字化图像)。1997年，法国国家档案馆历史中心建立Archim数据库，伊夫省档案馆的贝蒂埃·索维尼地籍档案在网上公布，这是法国最早能够在因特网上看到的数字化档案文件。目前，在法国国家档案馆、地区和省档案馆都设有专门处理数码技术档案的机构。法国最早使用数码技术的档案馆只是为了更好地保管档案，只在内部使用。后来，为了利用者的需要，这项技术开始用于外部信息服务，如法国很多家谱史研究者，从查阅档案原件，逐渐发展到查阅档案复印件，再后来发展到在网上查阅档案。法国档案馆数字化的重点是图表文件、照片、明信片、老海报和地图，其余为官方文件，如民间的出生、死亡、婚姻文件，这是档案馆查找最多的文件，也是数字化最多的文件。目前，被数字化处理过的档案文件，大都可以在网上查到。2009年，法国国家和各省档案馆已有一亿三千万页档案文件可以用于网上检索，利用者在家就可以查阅通过扫描数字化的档案文件。

在档案现代化建设方面，法国档案部门积极参与电子政府建设，将档案现代化建设纳入其中，整合档案资源。如，通过法国电子政府的门户网站，发布相关的公共数据；通过“新法国”，可查到法国在北美的一些档案馆资料。根据法国文化部要求，档案部门还设计制作了迎合孩子们眼光和喜好的卡通性比较强的档案网站。

法国档案馆十分重视档案的保护修复工作，专门从博物馆引进人才从事这项工作。法国的档案保护技术十分先进和完备。他们认为保护工作的重点在于预防，在收集档案的时候就要对档案进行研究，制定处理方案，如在档案进馆时进行去酸处理，而后用中性卷宗夹捆扎，再上架排列。除鼠、除虫、除菌，是过去一般使用的化学方法，对人体或档案存在程度不同的危害，法国档案部门目前更加提倡物理方法，如调节温湿度等。法国档案馆馆藏有各类档案，对于保存难度大的档案载体（纸草档案，羊皮档案，照片、影片档案等），设有专门机构保管。法国档案局特别注重档案保护知识培训，参加者有档案人员，也有相关财务人员和领导，培训可提高大家的档案保护意识，推动档案保护工作的开展。

在库房建设方面，从1808年起，法国国家档案馆一直设在苏比兹宫内。尽管苏宫没有罗马的建筑那么豪华、庞大，但在巴黎仍以精致而美观的外形得到关注和赞美。苏宫在法国大革命期间毁坏严重，但中世纪城堡箭楼仍保存完好，在法国也堪称珍稀，后得到国家财政资助，整座宫殿修葺一新，重现宏伟气势。楼下王子和二楼公主的起居室，金碧辉煌，纹饰精美，为典型的洛可可风格装饰。二楼有巴士底狱的缩微模型，还有一张不同寻常的镶金嵌银大书桌：大革命时期雅各宾派领袖罗伯斯庇尔自杀未成，国民大会派军队赶到后就在这张桌子上为其包扎伤口，晚上把他送上协和广场的断头台；还是这张桌子，二战期间英、法、意三国代表签下停战协议。所以说，这幢建筑的本身就是历史的缩影和弥足珍贵的国宝。到1935年后，法国政府又改造了两座古建筑物作为国家档案馆，从而使得国家档案馆的建筑特色十分鲜明。在法国，很多档案馆利用的是古建筑，如法国95个省的省档案馆，其大部分建筑物是在十九世纪中叶建成的。近些年来添加的档案馆或档案展览厅，则主要是由旧厂房、旧楼翻建成的。古老的建筑给档案馆营造了一种凝重的历史感，使得风格各异的档案馆处处散发着浓厚的历史文化气息；同时，这样的好处是档案馆就位于市中心，利用者不需要去很远的地方。无论是旧式建筑还是新式建筑，档案馆内部设施都很完善，如空调设备、监控设施都很先进，尤其是档案库房环境能够得到有效保障，即使是处于地下室的库房，其空气的温湿度都能达到理想标准，而且没有任何异味。

在法国档案馆的建筑中，一般有30%-40%的面积用于档案利用，60%-70%用于存放档案；档案馆一般都设有展览厅、会议厅、视听室、阅览室、办公室、技术修复室等。在档案阅览室里，每个利用者一般拥有5平方米的利用空间，用来查阅纸质档案和电子档案；档案展览厅一般设在档案馆大门附近，以便于对参观者的控制和管理。

二、意大利档案工作

意大利位于欧洲南部，是古罗马帝国的核心部分，也是15-16世纪欧洲文艺复兴的发源地。在意大利统一前各王国都有自己独立的档案馆，1870年意大利完成统一后，在法国大革命的影响下，开始按照集中化的思想改革档案工作，颁布了档案工作法令和档案馆建设原则的法令，规定了档案馆的体系和管理方法，为档案的鉴定和征集、馆库建设、开放利用等诸环节提供了法律依据，确保了政府对档案的集中化和规范化管理。意大利现在的档案机构体系分为：国家档案馆、非国家的行政和经济机关档案馆和私人档案馆，其中国家档案馆有124个。意大利的档案工作由意大利国家档案总局负责掌管，隶属文化和环境遗产部。档案总局下设各职能机构，其中业务指导司负责指导国家档案文件的补充，向档案馆移交撤销机关档案，指导文件鉴定和整理工作，组织档案业务的调查研究等；档案监督司负责对机关档案馆和公共档案馆被定为具有重要历史意义的私人档案实行监督。

意大利波辰市档案馆馆藏珍贵羊皮档案

国家档案馆基本上是靠国家政权的中央机关和地方机关的文件材料，以及监督和咨议机关的文件材料来补充。各档案馆与应当向档案馆移交文件材料的国家机关当局保持着经常性联系，在各机关中建立了由三人（机关二人，档案馆一人）组成的任期三年的监督委员会。该委员会对文件的保管实行监督，负责编制目录等各种检索工具，以及监督文件材料移交制度的执行。该委员会同时负有鉴定委员会的职责。不经相应的地区档案监督机关的批准，各公共机构无权对它们所保存的文件材料进行销毁。公共机构当局必须建立专门的档案部门，来保管超过四十年的、经过鉴定的文件材料，并为这些材料编制完备的目录。目录编制五份，一份保存于机关办公室，另一份保存于档案部门，供档案工作者和研究者参考，其余的寄往中央国家档委馆、档案监督机关和相应的地方国家档案馆。

意大利与法国一样，许多档案馆设在原来用作其他用途的宫殿式建筑里，其精湛的设计，造型雄浑的外观，常会吸引人们驻足观赏，室内壁画和雕塑，色彩瑰丽夺目，人物栩栩如生，可谓美不胜收，走进档案馆，人们仿佛步入了文化和艺术的殿堂，档案利用者在潜移默化中接受了文化和艺术的熏陶。如罗马国家档案馆、锡耶纳国家档案馆、波辰市档案馆等。这些建筑物建造于十二至十五世纪，作为古代建筑艺术和古迹保存下来。意大利的建筑工程师在保留古建筑的艺术价值的前提下，把它们改建为档案库。如成立于1870年的罗马国家档案馆，就设在一处于17世纪修建的宫殿式教堂里，这里曾是罗马大学所在地，1939年罗马大学迁出后，改造为罗马国家档案馆。该馆馆藏档案排架总长度为55千米，保存着15世纪至1871年的教皇机关政治、行政、宗教文件，罗马市政府机关档案，慈善机构、医院、家族档案以及罗马市区建筑设计图等，其中古老珍贵的羊皮档案23345件，最早的为公元883年。与法国相似的档案开放制度，使得意大利国家档案馆多年来始终拥有众多的利用者，如罗马国家档案馆目前的年均接待利用者超过15000人次。

考察团在意大利波辰受到市政府领导及档案馆负责人的热情接待。他们带我们参观了市政府大楼和议会大厅，重点考察了波辰市档案馆库房、馆藏档案、档案接待室、档案展览室等，讲述了他们重视档案馆老建筑保护，利用档案积极开展城市记忆和历史的保护与教育事例，还向我们赠送了波辰市市旗和多种印制精美的档案编研出版物。