水利档案编纂应用信息分析方法的探讨

吕锡英 福建省泉州市山美灌区管理处

水利档案编纂应用信息分析方法的探讨

吕锡英 福建省泉州市山美灌区管理处

传统的档案编纂已经不能适应水利建设对档案信息的需求，水利档案编纂需要与时俱进，紧跟科学技术和档案编纂工作发展的实际。档案编纂应用信息分析方法的“文献计量学方法”、“层次分析方法”和“典型案例分析方法”以提高利用档案资料进行专题编研的水平，保持档案编纂学科的现实性和时代特征。

信息分析方法；应用；水利档案编纂

档案编纂是与社会的发展形态、文化、科学技术相统一的。当前，水利档案信息资源开发利用问题是水利档案信息研究最热门的领域，因为水利档案是水利科技生产活动中产生并为科技生产活动服务的，水利科技档案对促进生产力发展的现实使用价值最大，我国水利部门每年的科研成果、科技项目、技术革新、生产经营等项目的档案，是一个巨大的信息资源库，对促进社会经济发展的潜在价值非常可观。为此，水利档案编纂需要与时俱进，紧跟科学技术和档案编纂工作发展的实际，不断创新档案编纂的专业技能，丰富档案编纂内容，适应信息社会对档案信息传播的新要求。

一、传统的档案编纂已经不能适应水利建设对档案信息的需求

传统档案编纂主要是指档案馆（室）利用档案编辑各种档案参考资料（档案一、二次文献），所编辑的档案文献编纂的成果有两种：一种是档案文件汇集、组织沿革、大事记、年鉴、基础数字汇集、专题概要、会议简介、文摘、科技活动史料等；另一种是包括了新型科技档案内容的表述方法，即手册、文摘、产品样本、专题汇编、图集、图册等。传统档案编纂的特点一是从编纂的性质来看，档案编纂偏重于“编”，有分析研究性质的编研成果比较弱。企业的档案编纂，只有评定企业国家一级和二级档案馆（室）时，三次文献汇编的数量才纳入考评标准范围。二是从编纂的目的来看，强调与档案工作的关联性题材多。三是从编纂的功能看，主要是记录和保存机关、企事业单位的历史发展轨迹，而反映生产经营和基本建设的题材少。当前，我国正处在经济建设全面发展的时期，实现国家经济发展的战略目标，档案必将要更加全面地发挥作用。特别是水利档案是由生产-科学-技术-再生产的过程中产生的，在我国水利建设中起着不可替代的作用，水利部门需要的是有价值的、有时效性档案编纂文献。随着科学技术的进步和新型档案材料和载体的出现，传统的水利档案编纂工作的程序和方法必须融入新的管理理念，如应用“情报学”和“信息分析方法”，才能提高利用档案资料进行专题编研的水平，以保持档案编纂学科的现实性和时代特征。

二、水利档案编纂应用信息分析方法的意义

首先是水利建设对档案文献的需求，从总体上讲，这种需求是一直存在的，各级水利部门几乎都有与之相适应的档案文献成果，如《水利志》的编修。但是，我们必须看到，这种需求也是随着社会的发展而不断发生变化的。比如，从承载历史记录的《水利志》，到为经济建设而编辑的《水利科技成果综述与评价》，其文献内容的差异是很大的。因此，水利档案文献编纂必须根据水利建设的需求调整研究方向，否则，它就不会实现为经济建设服务的目的。

水利档案部门应用信息分析方法，通过对原生信息进行搜集、加工整理、评价、分析和预测，可以形成具有决策支持作用的增值性信息产品。编研人员在编纂工作中更加强调档案信息的开发和研究，将档案文献中所包含的信息重新排列，分析其中蕴含的规律性的东西，并且将各类信息预测方法沟通起来。如档案信息优化和档案信息加工；对档案信息资源的利用分析、扩大档案信息利用的措施；利用工作的信息反馈和反馈控制等问题构建信息分析体系。应用信息分析方法编纂的水利档案文献，对水利建设计划和战略的开发进行情报评估，可为领导决策提供参考依据，因为正确的决策是由信息来支持的，而不是凭空猜想的决策。通过提供早期信息分析预警，防止水利部门被自然灾害和突发事件搞得措手不及，把灾害对人民的生命危害和财产损失降低到最低程度。

三、信息分析方法在水利档案编纂工作中的应用

档案编纂正走出史学的樊篱，向管理学科和信息学科靠近。档案文献汇编的类型从为历史研究服务的文集、汇编，到为经济建设服务的图集、图表等。《信息分析方法》档案管理部门经常应用的有“文献计量学方法”、“层次分析方法”和“典型案例分析方法”。

1.文献计量学方法，以采用文献计量统计方法进行文献信息分析，即对以各种记录形式进行分析的文献的各个方面进行计量统计。例如编纂《严格水资源管理，保障可持续发展》的专题，通过中国期刊网、会议论文库等相关文献以及信息化相关资料，找出“水资源管理”中存在的主要问题与决策。对文献中所附参考文献种类、数量等进行计量统计。从中找出变化规律，建立相应数学模型，从定性与定量分析中达到掌握过去与现在的变化脉络。如从文献中可以看出我国面临着更为严峻的水资源形势，人多水少、水资源时空分布不均、生产力布局和水土资源不相匹配的基本国情和基本水情仍将长期存在；水资源配置能力整体上仍然偏低，现状人均供水能力仅为世界平均水平的2/3；水资源利用率还不高,单方水GDP产出仅为世界平均水平的1/3，农业灌溉水有效利用系数仅为0.48左右。通过对相关文献各种变化的追踪，进而预测相关研究领域未来可能的变化趋势；例如：解决我国日益复杂的水资源问题，必须深入贯彻落实科学发展观，坚持节约资源、保护环境的基本国策，实行最严格的水资源管理制度，大力推进水资源管理从供水管理向需水管理转变，从过度开发、无序开发向合理开发、有序开发转变，从粗放利用向高效利用转变，从事后治理向事前预防转变，对水资源进行合理开发、高效利用、综合治理、优化配置、全面节约、有效保护和科学管理,以水资源的可持续利用保障经济社会的可持续发展。档案人员应用文献信息分析方法要掌握三方面的能力：一是文献信息资源的准确获取能力；二是文献信息资源的管理与跟踪能力；三是文献信息分析和利用的能力。

2. 层次分析方法，其基本原理是采用排序原理，最终将各种方法（或措施）排出优劣次序，作为决策的依据。层次分析方法首先是将决策的问题看作受多种因素影响的大系统，这些相互关联、相互制约的因素可以按照它们之间的隶属关系排成从高到低的若干层次，叫做构造递阶层次结构。如“泉州山美建造大型水库和地质结构理论模型”，首先通过对泉州地壳结构、地质构造、构造应力场和历史上历次地震活动进行综合性数据排成若干层次，然后请专家、学者、权威人士通过逻辑分析对各因素进行比较，再利用数学方法对各因素层层排序，最后对排序结果进行分析，确认建造的山美水库位置不在地震断裂带。该课题层次分析中运用大量的档案信息，在建设水库方面发挥了决策支持作用。泉州市建成投产的泉州山美水库，大坝按Ⅶ度地震设计，为黏土心墙土石混合坝，按防御百年一遇洪水设计，万年一遇洪水进行校核，保证山美灌区400万人口生活生产和65万亩农田灌溉的用水需求，为保障泉州经济社会的可持续发展提供水资源支撑。总之，应用层次分析方法对于择优水利工程开发方案综合评价中发挥极大的作用，取得了可喜的经济效益。

3.典型案例分析方法，即对档案利用效果进行评价与总结。如泉州市山美灌区管理处档案部门，对山美灌区南高干渠通过节水改造渠道的全线工程利用科技档案进行效果反馈，该工程在南高干渠节水改造后,提高了水资源利用率、安全运行力和供水保证率,生态环境和水质得到改善。典型案例分析方法的优点一是通过典型案例的分析，档案资源的价值进一步显现，其取得的社会经济效益非常显著。二是通过档案利用效果的典型案例分析，使档案部门进一步关注利用频率高、取得经济效益明显的档案文件材料，作为今后档案编纂的选题目标与依据。

四、提高档案工作者综合素质，积极投身于档案编纂的新趋势

作为编纂主体的档案编纂人员，他们在整个编纂过程中所处的地位、作用，所显示的编纂水平、技能，所具有的编纂工作经验、理论，以及编纂人员的知识和文化素养等等，直接决定编纂工作的质量和水平。档案最重要的社会效益是要发挥情报信息价值，档案工作者要增强档案科研意识，将自己定位在一位具有敏锐情报洞察力的信息开发与咨询专家而绝不能是一个忙碌于日常文件材料分类、组卷的档案整理员或者行政文员一类。档案人员只有从后台走向前台，通过档案信息的统计与分析直接参与机关和企事业管理和生产经营。档案人员要培养自己跨学科，跨领域的学习能力。要想成为一位出色的信息分析专家更需要的是个人广博的知识储备，这绝不是一门课两门课能练就的，需要的是长期的学习和积淀。现代档案工作者应该具备的基本素质，一是发展档案编纂工作的传统观念，积极投身于档案编纂的新趋势——从档案编纂到信息分析的实践。二是增强档案工作者的科研意识，进行档案信息分析的机理探讨，研究人类认识世界方法分析，认识未知世界，是现代档案工作者的作为之一。三是具备基本的数学知识和情报意识。只要我们强化档案人员的各项素质教育，使他们掌握了信息技术，我们就犹如鱼儿得水，可以在档案信息的海洋里自由遨游。

[1]桑榆晚.08档案讲座提纲——档案编纂的新趋势—从档案编纂到信息分析.

[2]胡鸿杰.档案文献编纂学评析. http:// www.irm.cn/?q=node/76

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.16.059