医疗设备档案管理

潘伟聪

随着科技发展，越来越多的高、精、尖设备运用到医疗技术中来，医疗设备的档案管理也在医院管理中占有越来越重要的地位。医疗设备作为医院资产的重要项目构成，是医院赖以生存和发展的物质基础，是体现医院综合实力的重要指标，因此对医疗设备的档案管理成为了医疗设备管理甚至于整个医院管理中的重要环节。医疗设备档案的建立、管理与使用既是设备管理的基础,反映了医疗设备管理的整个过程，也是医院实施管理的客观决策依据。完整的设备档案是解决设备纠纷的原有凭证，是效益分析的客观依据，是工程技术人员的得力工具。

1 医疗设备档案的作用

设备档案中的合同、资质材料是合法引进与使用设备的重要依据。医疗设备是直接用于诊断和治疗疾病的仪器，与人的生命息息相关，购买合法的、有品质保障的机器是对病患生命的负责，设备档案则成为日后解决医疗纠纷的依据。档案中的技术维修资料可以保障科室正确的使用与维护机器。手册中的操作规程是仪器正常运行的保证，是确保医疗诊断的可靠性，维护设备安全、延长设备使用寿命、消除事故隐患的必要资料。设备的安装、验收资料，是确保仪器正常开机使用，主机及零配件与购买合同条款相符，以及明确保修期，维护医院权益的文件。

2 医疗设备档案的内容

医疗设备档案应包括从设备论证申请、效益分析、招标采购到安装调试、使用验收、计量管理、保养维修、淘汰报废整个过程中的全部历史资料,主要包括：

2.1 医疗仪器设备考察论证期间的资料包括:

使用科室的申请报告、医疗需求、社会效益和经济效益分析论证报告、资金来源、设备管理委员会讨论审批意见、卫生资源配置许可的有关资料、供货商资质、产品介绍、报价单等。

2.2 医疗仪器设备购置期间的资料包括:

招标书、投标书、协议书、合同( 价格、产品性能、技术参数、售后服务、联系方式、交货期及地点、付款方式、违约责任等)、备忘录等。

2.3 医疗仪器设备安装验收期间的资料包括:

发票复印件( 原件保存在财务档案中)、机电设备进口证明、海关免税证明、报关单、商检证明、检验检疫证明、随机全部技术资料、医疗仪器设备安装验收检测报告、计量检测记录等。

2.4 医疗仪器设备启用后的资料包括:

登记帐、卡、使用记录、计量资料、保养维修记录、性能动态记录、医疗仪器设备拆除报废处理情况、经济效益分析和成本核算报告、使用率和完好率的统计分析等。

其中设备启用后的维修资料的档案管理, 是医疗设备管理中的重要环节。维修资料是维修工作中不可缺少的、经常需要查阅的重要资料, 对能否快速排除故障, 能否修复设备十分关键。

3 医疗设备档案的管理

完整的医疗仪器设备档案可为医疗设备的正常运行、维护大修、状态检修提供技术依据。可以通过规范化的档案管理制度的建立，规范了建档程序，从而保证设备档案资料的收集、整理、立卷、归档、移交顺利进行。

3.1 认真贯彻执行《档案法》,强化各级管理人员依法治档的意识,自觉接受法规的约束和监督。对医疗设备的档案管理实行分管院长负总责、设备档案领导小组审查、设备科主任负责、设备档案管理人员具体实施、设备维修人员参与管理的办法, 实行医院、科室、操作人员三级管理网络, 统一管理，确保设备档案文件的齐全、完整、准确、系统、安全和及时归档。

3.2 为了建档的完整性,在设备购置前必须获取全面的资料。从设备论证到开箱验收的整个过程中,要注意技术资料收集齐全。当医疗设备到院后,档案管理人员和设备维修人员要共同开箱验收并当场填写验收报告,将随机资料收集整理好一并装入档案盒,登记建档。

3.3 确定医疗仪器设备档案的归档范围。根据医疗仪器设备档案的管理要求和各阶段设备文件的形成规律,结合医院实际,有目的、分阶段(考察-论证-购置-安装- 使用-报废)跟踪收集相关资料,分类整理,明确归档内容并按年度归入设备档案,便于使用。同时将有关材料印发使用科室,让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求,配合档案部门做好资料的归档工作。

3.4 确定医疗仪器设备档案的组卷原则。医疗仪器设备验收完成后,设备管理部门的档案员应及时将形成的设备文件材料整理组卷。根据设备文件材料的形成规律、内容和载体形式等情况,在便于利用、查找的原则下,将每项设备文件材料进行系统整理,组成档案卷。

此外，对医疗设备的档案管理也应该充分利用科技手段进行智能化管理，充分发挥计算机管理在档案管理中的优势，为医疗设备合理、高效使用及科学管理提供服务,从而使医疗设备档案的管理工作正规化、科学化、智能化、网络化, 更好的为现代医院发展提供服务。

[1]GB/T 11822-2000,科学技术档案案卷构成的一般要求[S].

[2]沈水珍,周露琼.医疗设备维修资料的档案管理[J].中国医疗器械杂志,2004,28(1).

[3]王小弋.浅谈医院设备档案管理[J].中华现代临床医学杂志,2004,2(3).

[4]Healthcare Management ,Issue dtd. 16th to 31st March,2004.

[5]施元春，刘亚杰，叶淑华.大型医疗设备档案管理及成效[J].中国医学装备，2009,6(7):47.