企业档案在信息化环境下的信息管理

[摘 要] 本文探讨了企业档案在信息化环境下的信息管理,对存在的问题以及原因作了分析,提出管理建议:1、抓住机遇,全面推进企业档案信息化建设;2、健全制度、加强监管、规范管理;3、完善档案信息化建设标准体系,实现企业档案信息的集成和共享。

[关键词] 企业档案;信息管理

一、问题

1、信息多元化问题

传统的企业管理模式下,企业档案以纸质档案为主要载体,并形成了一套行之有效的管理制度、管理方法。在企业信息化环境下,企业在管理中产生大量电子文件,CAD/CAM等计算机辅助技术的应用,使企业在工程设计、实施和产品研发、生产中,形成以反映三维仿真模拟设计的文字、图形、声音、图象等多媒体信息,磁性载体的电子挡案将成为仅次于纸质载体的图文档案管理对象,档案的载体形式呈现出多样性;另一方面企业档案内涵不断丰富,在CAE、CAT技术运用中,产品设计不单纯是图形设计,它还包括了对产品性能的分析,产品设计档案的范围由此得以延伸。此外SCM、CRM管理系统工程在完善企业供应链管理,改善企业与客户之间的联系中,通过对企业外部信息的整合,建立企业供应商、客户信息数据库,丰富了企业管理基础数据,拓展了企业档案信息的空间。因此,必须关注信息载体和信息内容的多元化给企业档案管理一体化提出的研究课题,注意研究企业档案收集范围、电子文件归档和电子档案保管、利用中出现的新问题。

2、电子档案与纸质挡案一致性问题

企业信息化是以网络和信息为平台,对企业各项工作实行流程管理,伴随企业流程管理产生了大量电子文件,特别是在实行CAD/CAM技术的企业,设计流程与施工流程、制造流程通过CAD、DAM技术相联系,设计单位可以便捷地在一个平台上完成施工和生产所需的多次设计修改,而无须在原有图纸上修改或重新绘制图纸。图纸更改方式的变化给档案部门保存的纸质图纸的准确性带来了新的问题。如何采取有效措施,确保归档电子文件与纸质图纸的一致,避免错版保存的现象,保证档案能真实准确地反映生产、建设和管理的实际状况,是企业档案部门面临的又一课题。

3、“信息孤岛”问题

企业档案部门集中、系统地保存了企业生产、经营管理的重要信息资源,是企业信息化基础数据的汇集地和成品库,具有很强的信息优势,但作为企业信息源头的档案部门同时还存在着成为“信息孤岛”的潜在危机。究其原因:一是目标企业档案信息化程度从总体上来说还比较低,档案工作还很难实现与企业其他信息的融合贯通。二是企业信息化建设存在着数据管理和过程管理的情况,目前大部分企业所产生的电子文件,还没向企业档案部门移交归档,而是有技术部门保存,电子文件处于无序、分散的管理状态,难以实现电子档案的集中管理和有效利用。三是从总体上看,企业目前在IT系统应用上更注重某一个业务环节或者某一个管理功能的信息化。随着企业信息化建设的不断深入,企业所应用的软件系统将越来越多。据METAGrOUP的统计,一家典型的大企业平均有49个应用系统。如果信息采集和交换标准不一致,数据的一致性将无法保证,不能实现电子档案的信息集成,则无法实现信息的及时共享和反馈。可见“信息孤岛”是企业信息化档案工作发展的瓶颈,企业档案部门如何逃离“信息孤岛”是信息化建设中所须关注的问题。

4、企业信息化基础数据技术标准问题

企业信息化作为一个严密的信息系统,处理的准确性、及时性和可靠性是以各业务环节数据的完整为基础的。但现阶段我国大多数企业仍然处于传统的、粗放式的管理模式中,绝大多数企业的基础数据技术标准体系尚未完善,计量、检测体系,定额管理和标准化管理有待加强,统一、完善、操作性强的行业代码编制系统尚未完全建立,基础数据的自动采集、录用的标准也有待于进一步完善,这些因素直接影响了企业档案信息数据采集的准确性、规范性、及时性,影响了企业档案信息化的健康发展。

此外,档案信息的安全也是企业信息化建设的重要问题,它主要体现在电子文件和电子档案数据的安全、档案信息在网络利用中的安全、电子档案媒体介质的安全等方面,而这些问题直接影响着企业信息化和企业档案信息化的进程。

二、对策

企业信息化对企业档案工作的影响是巨大的。笔者认为企业档案部门应树立全新的档案工作理念,应对企业信息化给档案管理带来的变革。

1、抓住机遇,全面推进企业档案信息化建设

企业信息化建设中有一句老化:“三分技术,七分管理,十二分数据。”信息系统的实施是建立在完善的基础数据之上,而信息系统的成功运行则是基于对基础数据的科学研究,可见基础数据的科学管理是企业信息化建设成功与否的关键之一。企业档案部门集中、系统地保存了企业生产、经营管理的重要信息资源,是企业信息化基础数据的汇集和成品库,因此企业档案信息化是企业信息化的重要部分。企业档案部门要抓住企业信息化建设的机遇,把档案信息化纳入其中,使档案信息化与企业信息化同步发展。一方面,档案部门要根据档案管理的要求,对企业信息化规划和建设提出档案管理要求;另一方面要充分运用企业信息化的技术手段和网络平台,开展纸质档案的数字化工作以及档案管理和利用。

2、健全制度、加强监管、规范管理

企业信息化是企业创新的过程,它通过技术创新、制度创新和管理创新,改变传统落后的企业管理模式,建立科学的现代企业管理体制;企业档案部门要把握企业信息化带来的企业管理的新思想、新模式,树立创新意识,运用先进的技术手段,实现企业档案制度创新和管理方法创新。建立、健全适应企业信息化环境下的档案管理制度,保证企业档案工作在企业信息化环境下有序的发展。完善企业文件材料的归档制度,建立电子文件的归档办法,形成在企业信息化过程中产生的有保存价值的电子文件的归档工作制度;完善企业档案的收集范围,及时调整和扩展企业信息的接受和收集范围,尤其是对企业持续发展具有潜在价值的文件材料;建立数字化档案信息化管理和利用制度。对电子档案的数据安全、存储安全和信息利用制度,对电子档案的数据安全、存储安全和信息利用安全作出规定。企业档案部门要全方位参与信息化建设,介入企业管理流程,使档案工作与设计、生产、施工、管理等工作流程相衔接,以加强对企业各种类型文件材料运行的监控,确保纸质档案与电子档案的一致性,确保档案的真实、有效性。规范档案管理、企业信息化也是建设科学、规范和严格的企业基础管理的过程,企业档案部门应积极参与国际质量认证体系的达标活动,实现对文件、档案的制度化、规范化管理。

3、完善档案信息化建设标准体系,实现企业档案信息的集成和共享

标准是规范行为的准则,实现标准化是档案信息化健康发展的重要保证。企业档案信息化建设要认真执行国家相关技术标准,建立统一的信息采集、交换标准,维护数据的一致性、安全性、实现企业信息高度集成与高效、安全传递,充分发挥企业档案信息化的作用。

[参考文献]

[1] 邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,2001.01.

[2] 档案信息化建设的几点思考.档案学通讯,2004.1.

[3] 宁早胜.浅谈高校的档案管理工作.徐州教育学报,2006(21).1.

[4] 张报之.现代档案管理.陕西人民出版社,2000.2.

[5] 魏莉.论我国档案学研究的变革.山西难档案,1996.5.

[作者简介]

刘小莉(1967-)女,陕西西安人,陕西省行政学院馆员.