基于4S模型的RAT应用研究

洪 勇

[摘 要]20世纪90年代以来,逆向拍卖技术(Reverse Auction Technology,RAT)作为一种具有革命性和划时代意义的采购技术,从国外引进中国。本文针对逆向拍卖技术应用中产生的问题提出了 “4S模型”,探讨了采购+战略、对象+战略、供应商+战略对RAT的作用,并模拟了其作用,提出了企业运用“4S模型”的对策与建议。

[关键词]RAT;战略采购;4S模型;卡拉杰克采购决策模型

[中图分类号]F253.2 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432(2009)36-0050-05

14S模型的定义

企业的反向竞标项目是建立在战略化的采购、对象选择和供应商选择基础之上的一种过程。这种过程透过跨部门商品行动小组的运作,对不同供应商采取差异化的策略、方法、业务流程及决策规则,以期降低公司采购的物料、商品以及服务的总成本。并经由系统化的流程建立,达到特殊改善的目的。为了改善企业反向竞标效果,我建立了4S模型,即影响竞标活动的四个方面:采购方(Sourcing)、供应商(Supplier)、对象(Subject)、战略(Strategy)。

1.1 采购方

采购方是指政府、企业、事业单位等法人主体。应满足4个方面的条件:①充足的采购金额,包括利用国有资金、国际组织或外国贷款政府及援助资金,企业自有资金,商业性或政策性贷款,政府机关或事业单位列入财政预算的消费性资金;②清晰的产品要求及说明;③充足的供应商及竞争;④采购方的市场情况。

1.2 供应商

供应商是指:①具有合格的质量管理体系;②对所供同类实物商品和服务有三年以上的生产经验;③具有足够的供货规模;④具有良好的资信度和售后服务。一个成熟的供货商市场是进行逆向拍卖的基本条件,价格竞争以众多的供货商为基础,市场上要有大量的潜在供货商,如果采购产品供不应求,供货商根本不需要参加逆向拍卖竞价获得机会。

1.3 对象

对象是指企业需要采购的产品,主要包括三大类:第一类,企业生产所必需的生产性直接原材料(Direct material);第二大类,维持企业生产活动持续进行的维护修理装配等间接物料(包括备品、零部件等,比如润滑油等);第三大类,维护企业运作所需的行政性日常用品(如写字桌、计算机、灯具以及服务)。后两类属于间接原材料(Indirect material),是英文MRO(Maintenance,Repair & Operations 的缩写),通常是指在实际的生产过程不直接构成产品,只用于维护、维修、运行设备的物料和服务。MRO是指非生产原料性质的工业用品。

1.4 战略

战略有三种解释,第一种是指导战争全局的计划和策略。第二种是有关战争全面的内容。第三种是比喻决定全局的策略。而企业的战略分为公司层、事业层和职能层的战略。

2S(采购)+S(战略)对RAT的作用

企业采购部门可以采取两种战略方式,第一种战略方式是采取传统竞标,第二种战略方式是采取逆向竞标。企业使用传统竞标,在采购项目初始的阶段成本小,但是随着采购项目的进行,在竞标以及后续供应商评估、审核管理过程中,成本会逐渐增大。而企业如果采用RAT技术,采购项目初始阶段成本比较大,但是随着采购项目的进行,成本会越来越小。而如下图,可以看出I是使用RAT的结果,Ⅱ是使用传统竞标的结果。

企业现有的战略由采购经理们如何看待未来的成本决定。如果采购经理对项目的短期成本看得比较重要,则采用传统竞标方式;反之,如果采购经理对项目的长期成本看得比较重要,则选择RAT技术。

3S(对象)+S(战略)对RAT的作用

3.1 如何形成S(对象)+S(战略)

根据卡拉杰克(Kraljic)采购决策模型,可以对产品进行分类。模型主要基于两个因素:采购金额,市场的复杂性。采购金额的高低取决于:被采购产品的直接成本,在最终产品的总成本当中所占的比例,采购活动的间接成本。市场的复杂性的高低取决于以下因素:供应商的数量,替代者的可能性,潜在供应商的稳定性,切换到替代供应商所需花费的成本。

通过对不同类型的产品选择最适合的采购战略,可以实现风险与成本之间的最佳平衡。这里的成本既包括直接成本,也包括采购活动中发生的间接成本。

对现有的采购品的情况进行了全面分析,即对那些需要类似管理措施手段的产品进行了分组。通过对那些采购品分别绘制在模型的相应象限,企业明确了哪些对利润影响最大,同时也锁定了那些供应风险最高的类型。为每类采购品制定相应的采购策略,使杠杆采购品和战略采购品格外受到关注,使得成本降低,并改善了与供应商的沟通协调。

3.2 两个维度四个象限产品

这两个维度共同形成了四个象限,分别对应着四种不同的产品,分别为杠杆采购品、战略采购品、瓶颈采购品、日常采购品。

(1)杠杆采购品对企业财务绩效的影响也很大,价格的微小变化对利润有巨大的冲击,但由于供应商数量比较多,因此风险小。企业可以让供应商之间彼此竞争,并且寻找替代产品供应商,通过逆向竞标的方式降低企业的采购成本,有些供应商由于这种相互竞价而破产。这类产品需要企业集合相似的产品来集中采购,合约条款和内容也要统一,充分利用一揽子订单,但相对保持较短的合同期。

(2)战略采购品,此类产品不仅对企业利润影响最大,而且很难获得,更换供应商的成本很高。对这类产品,需要采取建立合作伙伴并集中采购的办法。由于它们具有很高的供应风险,与供应商建立长期关系或者使其成为自己的战略合作伙伴就显得非常重要。企业管理者要对此类供应商给予高度关注,并促使双方的长期合作关系的建立,尽可能地转化到杠杆采购品里面。

战略采购品和杠杆采购品的金额通常会占到总采购金额的80%,但所花费的精力仅有总量的20%左右。但是给予这类产品额外的关注会给企业带来巨大的节约。此外,企业采购可以影响产品质量改善、交货稳定性、产品设计和成本控制。

(3)瓶颈采购品对于企业利润的战略性贡献一般,但产品供应中断会对企业产生非常严重的后果。企业必须确保其稳定供应,或者采取相关措施防止其缺货、断货。因此可以采用如下手段:把力量放在只从一个供应商那里集中采购上,寻找替代的供应商等。可以通过联合采购来确保杠杆的作用,寻找替代的产品或者供应商。

(4)日常采购品通常指标准的办公室物资、维修库存产品、消费品及其相关服务。采购管理的中心不应该放在此类的产品身上。企业可以为许多相关产品选定为数不多的几家供应商,以便进行统一管理操作和折扣谈判。为了20%的全部采购额需要高达80%的采购活动。低产品成本/高管理费用。没有风险是由于:许多可以选的供应商,较大的产品多样性,减少供应商的数目,使用合同制定系统和电子采购解决方案,选用贸易商的方式进行采购。

根据上图,可以看出对于采购产品极复杂,而采购金额低的产品,适合于外包;采购产品极复杂,适合于战略采购;采购产品极简单,金额小,适合于快速采购;采购产品极简单,金额大,适合于网上竞标。

3.3 使用组合象限图的步骤

(1)列出所有的采购项目,按采购金额大小降序排列。分类往往因各个企业的具体情况而不同。通常情况下,你可以列出一个全面的供应商清单,然后再形成一个全面的产品清单。判断产品是否或者能够从同一个或同一些供应商那里,以相对稳定的方式采购获得。

(2)分析每项采购的风险及其市场复杂性。

(3)依次将每个产品或项目置于象限图中。

(4)定期重新决定是否将某一特定的采购转移到别的可选象限中。

4 S(供应商)+S(战略)对RAT的作用

供应商的来源有两个方面,一个方面是企业原有的供应商,另一个方面是企业在所采购的区域内新寻找的供应商。根据多属性决策理论,企业在选择供应商的时候,需要在考虑价格的基础上,考虑质量比较、交货期比较、售后服务比较等多维因素,使RAT进一步科学、合理。多属性拍卖是拍卖人与投标人交易时考虑到多个属性的一种拍卖模式,即双方在价格以外其他属性上进行多重谈判的拍卖模式。而考虑多属性拍卖,就必须得重视逆向拍卖前的供应商筛选环节。

4.1 确定供应商的筛选标准

企业筛选供应商,可以分为三个阶段,第一个阶段是大范围筛选供应商,第二个阶段是初步筛选供应商,第三个阶段是形成潜在的供应商。大范围筛选供应商是按照行业经营经验、营业收入、分销区域及网络、员工人数等因素来确定的,权重设置分别为25%。初步筛选供应商是按照基本资质证明、具体产品匹配、具体的供销经验及记录等因素来划分的,权重设置为:基本资质证明30%,具体产品匹配30%,具体的供销经验及记录40%。潜在供应商清单是按照技术及生产能力、质量控制流程、具体产品要求、大致价位来划分的,权重设置分别为25%。 供应商的筛选过程是一个“漏斗型”的结构,随着筛选过程的进行,供应商的数目逐渐减少,而企业成功获得战略供应商的机会越来越大。

4.2 具体方法

在大范围筛选供应商阶段采用网上调研、电话信息搜集等方式;在初步筛选供应商阶段,采用供应商调查表、电话访谈等方式;在形成潜在供应商阶段,采用现场考察、与供应商高层进行访谈等方法。

5 基于4S模型的RAT在某企业采购的应用

5.1 S(采购)+S(战略)应用

改革开放以来,我国民营企业发展很快,在我国经济构成中占有十分重要的地位,发挥着越来越重要的作用。而民营企业在信息化方面的意识非常强,并且正在寻找能够实现战略采购的厂商。民营企业家从过度重视短期成本转为关注长期的成本,从重视短期的获利行为转变为重视企业间的战略合作关系,因此,民营企业的RAT技术是我国现在发展的方向。

另外由于近期金融危机的影响,大部分市场极度萎缩,民营企业经济效益下滑幅度特别大,在这种情况下,企业也有动力利用基于S(采购)+S(战略),即战略采购,既能节省采购成本,也能提高企业的竞争力。

5.2 S(产品)+S(战略)应用

这家企业的采购产品有:不锈钢加工货架、菜架,电线、电缆,菜色拉油,电脑,大厅消毒柜,包间消毒柜,单开门保鲜柜,双开门保鲜柜,四开门保鲜柜,包间毛巾柜,大厅毛巾柜,大冰柜,小冰柜,电视机,羊肉机等。

为了问题的简单性,我们选出猪蹄,货架,羊肉,电脑这四种产品来分析。把相应的年采购量输入到Excel表格,我们可以看到它们的采购量的示意图(单位:万吨)。

从上图可以看出,猪蹄和电脑的采购量比较小,而货架和羊肉的采购额比较大。对于这家连锁性的餐饮企业来说,羊肉不仅仅对企业利润影响很大,而且很难获得,更换供应商的成本很高。对这类产品,需要采取建立合作伙伴,把它归入到战略产品中;货架对企业利润影响很大,但由于供应商数量比较多,因此风险小。企业可以让供应商之间彼此竞争,并且寻找替代产品供应商,通过逆向竞标的方式降低企业的采购成本,把它归入到杠杆产品中;猪蹄对企业利润贡献一般,把它归入到瓶颈类产品中;电脑所占采购金额小,而且市场复杂性较低,归入到日常产品。因此可以得出下图。因此,该企业在第一阶段的竞标活动中,选择货架作为竞标的对象。

5.3 S(供应商)+S(战略)应用

企业筛选供应商可以分为三个阶段,第一个阶段是大范围筛选供应商,第二个阶段是初步筛选供应商,第三个阶段是形成潜在的供应商。确定的供应商排名的公式为:询价回复+询价回复+询价回复+事先决定的厂商标准=供应商的排名。

筛选供应商之前必须得确定供应商筛选的标准,提出相应的问题,并且设定相应的权重,而且这些权重是事先设定好的,不会改变。分值达到一定程度才可以进入网上竞标的过程。例如下表是这家餐饮企业供应商的问卷表。

6 提出了企业运用4S模型的对策与建议

6.1 企业需要战略性采购的思想指导逆向竞拍

目前企业进行竞标活动一般采用四个阶段。第一个阶段,采用纸质竞标书的方式。第二个阶段,采用公共平台,发布采购消息,但招标程序仍然用纸质竞标书的方式。第三个阶段,完全采用无纸化竞标模式,但是供应商很少变化。第四个阶段,完全采用无纸化竞标模式,并且努力开发新的供应商。

企业在第一个阶段采用传统竞标手段,而企业第二、三、四阶段采用电子竞标手段,但是只有在第四个阶段,才真正称得上是在线逆向竞拍。而逆向竞拍产生的战略性采购关系是形成采购商和供应商的合作共赢的关系。第二、三阶段只是简化的在线逆向竞拍方式。

采购模式应该结合实际来采用,从实际出发。它是由企业自身的特点来决定的。如企业的大小、企业的组织结构、组织文化等。但是利用战略性的思想来指导拍卖活动是发展的方向。

6.2 逆向拍卖应该重视软件之外的环节

采购决策包括8个基本的步骤,整个过程开始于决策问题和确定决策标准,以及为每个决策标准分配权重,然后进入开发、分析和选择备选方案,这些方案能够解决你的问题。接下来是实施备选方案,最后评估决策的结果。其中前5个阶段都是由采购人员来完成的,软件实施只是其中很少的一部分,每个项目的逆向拍卖过程只有30分钟(或稍微长一点时间),而为了准备这一个逆向拍卖却需要花费6周甚至更长的时间。

6.3 充分发挥第三方RAT技术实施公司的作用

许多中小企业没有自己的软件,或者自己的软件功能不健全。采购商和供货商应积极主动地接受第三方RAT技术实施公司的服务,将采购或者将供货职能外包给专业性的第三方RAT公司,并在接受其第三方服务的过程中,形成采购商、供货商、第三方RAT技术服务方的多方战略联盟,从而增强企业的核心竞争力。

除了少数实力较强的企业,或者拥有较完善、知名度、美誉度较高的网络平台外,也可以采取租赁或购买RAT软件进行逆向采购拍卖,采购商、供货商都可以通过租赁、购买RAT软件服务,实现采购、供货功能。

6.4 加强逆向拍卖采购质量监控

针对当前电子逆向采购过程中存在的许多问题,采购公司可以采取一些相应的对策,如采购业务一般由一个副总裁(主管采购)负责。副总裁下面有两个总监,一个直接采购总监,一个间接采购总监。直接采购总监和间接采购总监下面都有几个产品经理和几个质控经理。产品经理负责每个品类产品的资源开发工作,也可以称作sourcing manager。质控经理负责对供应商的供货产品进行质量监控。而一些小的企业只有采购员(buyer),对于供应商的管理和质量监控都是由一个人来负责。

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[收稿日期] 2009-07-10

[作者简介] 洪勇(1983—),男,北京人,管理学硕士,中国物流与采购联合会采购专业委员会工作,研究方向:物流管理。