停止瞎忙！

Ｊｉｍ　Ｃｌｅｍｍｅｒ

提高时间利用率的20条法则

你为何如此忙碌?是忙那些能让你、团队和组织奔向愿景的重要事务吗?还是仅仅为忙碌而忙碌?在《要事第一》中，斯蒂芬·柯维、罗杰·梅里尔和丽贝卡·梅里尔写道：“人们期望我们忙碌，超负荷工作。在当今社会，‘忙已逐渐成为身份的象征——如果忙，我们就是重要人物；如果不忙——我们简直羞于承认……通过忙碌，我们会得到安全感。忙，是种流行病，也让人上瘾。忙，更为我们没时间处理要事找了个好借口。”

想不瞎忙吗?我把令自己受益无穷的时间管理法奉献给你：

清楚时间花到了哪儿。用一份时间记录来了解你忙碌的效率。这需要坚持去做，得到的进步和个人效能提升也是无法估量的。请连续几周(最好一个月)以15分钟为单位记录你从起床到睡觉是怎样度过全天的。在开始之前，先给活动分类，如阅读、学习、开会、和家人共处、放松、行路、打电话、拜访、准备、做计划等。记录之前，算算每项活动需要花费多长时间。记录完成后，把预计时间跟实际所用时间对比。然后，再看时间耗费跟实现愿景、增加价值、改善处境有无关系。找出需要改进的关键领域。

计划时间。使用时间组织系统或笔记本电脑，列出与你的焦点和处境有关的每周或每月活动清单(这样，你就会总做最重要的事情)。周末或周一早晨第一件事就是规划出新的一周。每天早上重新安排当天活动和计划的优先权。

实践“服务式领导”。把回电话和回复信息作为每日重中之重。

如果有些事务同等重要，那么先做你最讨厌的。这样就移除了全天工作的障碍：免除担心，免除搁置。这也可以保证你不一拖再拖，直至出了娄子。最棘手的工作一旦完成，其他事就好办了。

不做“时间浪费者”。请有效利用路途和等待的时间。我总是很吃惊于许多经理人居然把安静、不受干扰的飞行时间用来看电影、睡觉、翻阅休闲杂志或者闲聊。在飞机上，我已经读完几十本书和文章，收发了许多邮件，写下无数专栏、评论文章和图书章节，并准备了多场演讲。如果你认为这是休闲时间，请检查一下时间记录。我敢说，你在这么高效的时间内没有完成的工作将占去你周末或晚上和家人共处的时光，或者牺牲你认为宝贵的其他东西。

在车里放一部手机，用它来收发语音邮件或打电话。如果长途行驶，那么可在来回路上联络很多人。在乘出租车来回机场的路上你也可以充分利用时间。

去开会或赴约时，请带上一本书、杂志、邮件或其他阅读材料。把交通阻塞或无法顺利找到目的地而耽搁的时间利用起来。如果你早到或者需要等待，那就开读吧(或打几个电话)。

设立一个音像库，在汽车里听它们。过去数十年，我“参加”了几十个会议(是听录制并出售的演讲录音带)，堵车时“读”了无数本书，听了很多专家的讲授。带一个袖珍随身听来随时记录想法，以方便之后温习和存档。

当今的科技发展(有笔记本电脑、手机、电子邮件等)让你处处部能工作。如果你常出门，请投资未来，投资这些科技产品。

花时间学学怎样使用高科技产品的省时功能。

开始每个项目或活动前，请问：“我的目标是什么?”或“我想要什么样的结果?”我发现明确章节撰写目的、演讲目标和准备详细大纲的时间很值得花。我来回琢磨“在这儿我想说什么?”“我的主旨是什么?”有时花在这上面的时间跟花在写作上的一样多。有了这种“投资”，我觉得工作最终完成得既清楚又高质。

学会如何主持高效会议。低效会议浪费你和别人的大量宝贵时间。高效能领导者准时开始和结束会议，有明确的会议目标和议程，按部就班地讨论，把干扰降到最低并有效地处理分歧。这是技巧问题。请学会改进，以为大家节省时间。

每天早晨上班前，不受干扰地在家里工作或学习一两个小时。有段时间，办公室离我家只有30分钟车程，我会在家中工作到9：30再去。这样，我能用手机联络正常上班的人，也可避开交通拥堵。

在个人高峰状态做最需要创造性的脑力工作。如果你习惯早起，那就早上做；如果你是夜猫子型，那就留待晚上做。

学会拒绝。

不要让团队成员“委派”任务给你。挖掘、引导、授权并激发他们，但不要替他们工作。

把大任务分成小部分，然后确立小的连续性目标。特里福克斯是位奋进的年轻加拿大人，他因癌症失去双腿。为了集资用于癌症研究，他用一只假腿跑了3000多英里，相当于每天跑一个马拉松(大约26英里)。他行进时，短期目标只有一个一“到下个电话亭”。

发展、应用并不断改进你的“PODS”方法。“P”是确立优先顺序(Priority)，“O”是学会组织(Organisation)，“D”是约束自己(Discipline)，“S”是建立体系(System)——如给文件编码、把物品放在固定位置以方便拿取等。

不要过度计划和优先安排时间。利用日常工作中的战略性机遇、敲门的机会、不期而遇的人或意外电话往往带来微小却重要的机会，帮你离愿景更近。这些事情无法提前规划。如果它们与要事相关，那就努力追寻；如果不相关，那就继续向前。不要被僵硬的计划或日程安排束缚死了。因此，我们更需要确定每日优先事务。如果你只完成其中两项，那要保证它们是最重要的。

不要设定不切实际(不符当前情况、个人能力和习惯)的个_人突破目标，否则注定失败。这也是许多速成节食法和新年愿望落空的原因。不断积累小小的成功和新习惯，慢慢聚起向前进步的动力和信心。

在《更美好的活法》中，个人效能专家奥格·曼狄诺说得很对：“无论你拥有多少财富或多么成功，如果目标迫使你工作，日复一目，年复一年，如此漫长艰辛而致没有任何时间留给自己和所爱的人，那么这种目标无疑是种宣判——种让人终身痛苦的宣判。”