团队管理原理与方法

林明慧

摘 要:文章主要以李慧波的“团队精神”理论为指导,阐述了团队及其应具备的基本要素,强调团队作为新的组织方式,已在企业的发展过程中发挥着越来越重要的作用,成为现代企业的核心竞争力。文章还通过对我国企业团队管理现状的概述,分析了影响团队管理整体绩效的问题,并结合国内外一些企业在团队管理方面的经验,从“补短板”、团队协作、打造优秀平台等三个方面,提出了提高团队绩效的对策和方法。

关键词:团队管理 团队精神 绩效

中图分类号:F270 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)09-220-02

高素质的人才,是组织发展的主导力量,更是企业效益的核心资源。可以说,作为一种先进的组织形态,团队已越来越引起企业的重视,并在企业的发展中发挥着越来越重要的作用。

一、团队及其应具备的基本要素

1.共同目标。目标的一致性,是团队建设的基石。只有在团队所有成员对所要达到的整体目标持一致的肯定和充分的认同,才能为之付出努力,并最终共同实现目标。在企业的发展过程中,奋斗目标的不确定性往往是导致最终失败的主要原因之一。目标的不确定、方向感的缺失使企业高层与中层之间,中层与基层之间出现了严重的信息沟通的断裂,并由此引发价值观的分歧,从而导致企业整体计划、目标、团队建设的失败。

2.团队协作。协作的优劣,是团队建设的关键所在。在一个企业里,分别存在着以企业领导层为单位、部门为单位、小组为单位的不同的大小团队。企业为这三个团队中的核心团队,企业的整体利益必然也必须成为任何一个小团队的利益中心,所有的行动指南。可以说,协作情况与工作业绩、与整体利益息息相关。

3.角色定位。准确的自身角色定位,是团队建设的基础。无论是一个企业、一个部门、一个小组想要共同创造出优良绩效,对于每一个个体都必须做出一个准确的定位。导致绩效不佳的原因,很大程度上在于员工对自身在组织中的定位缺乏认识,以致于定位不准、不足、不对,不能发挥应有的作用,没能尽到应尽的职责,更有甚者起到了副作用。俗话说:“尺有所短,寸有所长”,准确的角色定位,可以使员工更为清醒的认识自己、最大限度地发挥自己的所长,从而提高了团队的综合实力。

4.相互激励。相互间的激励,是团队建设的精髓。相互激励能够在心与心之间产生共鸣、达成默契,从而形成团结、向上的整体工作氛围。在激励别人的同时,对自己也是最好的激励,就如净化别人是对自己灵魂最好的洗礼一样。相互间的配合、帮助、激励会使团队更容易地攻克难关和通向成功。

从团队必须具备的基本要素中,可以归纳出:“团队是拥有一个共同目标,能够用最理想的状态来面对和解决所遇到的任何问题和困难的群体”。{1}

二、企业团队管理的现状及存在问题

1.团队建设中的纸上谈兵现象。在团队成为管理上的理论热点后,几乎所有的组织都在谈论团队合作的重要性,似乎“谈”得多了就表明自己的团队是具凝聚力的,是跟得上历史潮流的。但是在对一些组织的调研中显示,有的企业搞了多年的团队建设,事实上却依然是表面文章,“团队、团结”成了纸上谈兵的东西,成了企业文化的“团队秀”。这种现象容易造成员工对团队建设的怀疑、困惑、反感甚至消极抵触,使企业的团队管理成为一个遥不可及的愿望。

2.团队目标不明确。团队目标是团队建设的愿景,也是优秀团队的灵魂所在。没有明确目标的团队形同一盘散沙,形不成一个团队,即使勉强合在一起也是貌合神离。硅谷中有个“阿波罗现象”,就是由多个聪明人成立的公司95%会失败,原因是聪明人大多自以为是,没有统一的目标。

3.没有信任的团队意味着高成本。美国管理学者波特认为,人的感觉是非常重要的,信任在任何时候都是最重要的东西。当一个团队或组织超过一个人时,信任就变得尤其重要。没有信任或缺乏信任的团队里,领导者往往被认为是自谋私利和独断专行,成员逐渐变得喜欢怀疑一切,人与人之间轻则互相冷漠,重则充满敌意。团队在缺乏信任的情况下合作,就得依靠更多的规章制度与惩处办法来管控,这不仅将大大提高运作成本,而团队的效果也将大打折扣。

4.团队分工不清,职责不明。据笔者了解。某些供水企业存在着部分职能界限不清、重叠交叉的问题,当一个用户出现供水故障时,经常需要同时出动的部门有:水表管理单位、管道管理单位、管道建设单位、管道维修单位、管道检漏单位,这么多平级的单位聚在一起,不可避免地会产生许多扯皮、冲突现象,相互推卸责任,局面经常会变得混乱不堪,直至领导到场解决、协调。可见团队分工不清、责任不明,不仅会耗费大量的团队资源,还会直接造成团队的低效率。

影响团队的负面因素还有很多,如团队的愿景不明确、团队的计划不连贯、团队成员之间缺乏协同工作的习惯、团队追求短期目标的行为以及成员之间缺少沟通等等等等。只有解决了团队存在的问题,才能增强团队的凝聚力,使团队精神成为企业真正的核心竞争力。

三、加强企业团队管理的对策

(一)“补短板”——提高团队绩效的对策之一

木桶理论告诉我们,木桶的容量取决于最短的那块木板。如果把每个成员都看成是围成团队这个木桶的木板,那么,优势突出和技能互补的成员是团队成功的保障。因此,做为团队的领导与管理者,首先就要控制自己选用的每一块木板在某一个领域的长度是足够的,是个有优势的长板,同时组合好不同长项与优势的人,如同足球队由前锋、后卫、门将等人员组成一样,把成员根据组织需要及个人特点分别安排到合适的岗位,并尽可能让每个个体的优势得到发挥和彰显。

其次,也是最关键的,如果要持续不断地装更多水的话,就必须不断地加高每块木板的长度,领导与团队管理者在善于发现并“扬长”每个人的优势的同时,还应尽可能地提供机会或帮助让每块木板的优势—即长度得到进一步的彰显和拉长,然后经过系统的思考与策划,充分利用团队的每一份有限资源,找到最有效的方法,利用最合适的那块“长板”、“优势板”去有计划的分步实施执行,才能最大限度地、最快捷地达成团队目标,为团队创造效益。

笔者所在的公司,在近期推行了全员竞争上岗、双向选择工作,并通过该项工作实现了岗位的优化组合,使人力资源得到更合理的配置。而员工也在竞争中得到了更能发挥个人才能的岗位,进一步调动了工作积极性。应该说,全员竞争上岗、双向选择工作,为中环正源水务有限公司的可持续发展提供了更加强有力的人力资源保障,是一项有成效的”补短板”活动。

(二)团队协作——提高团队绩效的对策之二

在专业分工越来越细,市场竞争越来越激烈的前提下,单打独斗的时代已经成为过去,“精诚合作的团队精神是企业成功的保证”。{2}那么,如何促进团队合作的“紧密度”呢?

⒈沟通、沟通、再沟通——积极沟通才能有效合作。沟通是指把信息、观念和想法传递和交换给别人的过程。沟通是合作的开始,优秀的团队一定是一个沟通良好、协调一致的团队。沟通带来理解,理解带来合作;同时,沟通也是一个目标明确、相互激励、协调一致、增强团队凝聚力的过程。

沟通的方法有很多,企业内部沟通根据传播的方向可分为下行沟通、上行沟通、平行沟通,根据传播媒介可分为语言沟通和非语言沟通。在具体工作中不少人片面地把“沟通”理解为有声的语言沟通,事实上沟通的方式无处不在,有面对面交流、电话、指示、文件、会议、业务报告、内部报刊、广播、宣传栏、各种活动、意见箱、内部局域网等。

要实现团队的有效沟通,在实际工作中,还应该通过以下几个方面来努力。(1)团队领导者的责任。领导者要认识到沟通的重要性,并把这种思想付诸行动。团队的领导者必须真正地认识到与成员进行沟通对实现组织目标的重要性。如果领导者通过自己的言行认可了沟通,这种观念会逐渐渗透到组织的各个环节中去。(2)团队成员要提高沟通的心理水平。团队成员在沟通过程中要认真感知,要注意锻炼自己的理解能力和交流能力,培养稳定的情绪和良好的心理状态,以促进信息接受、理解和判断。(3)正确地使用语言文字。语言文字运用得是否恰当直接影响沟通的效果。使用语言文字时要简洁、明确,叙事说理要言之有据,条理清楚,富于逻辑性;要措辞得当,通俗易懂,不要滥用词藻,不要讲空话、套话。非专业性沟通时,少用专业性术语。并且可以借助手势语言和表情动作,以增强沟通的生动性和形象性,使对方容易接受。(4)学会有效的倾听。有效的倾听能增加信息交流双方的信任感,是克服沟通障碍的重要条件。要提高倾听的技能,必须做到以下几点:使用目光接触;展现赞许性的点头和恰当的面部表情;避免分心的举动或手势;倾听过程中要提出意见,以显示自己不仅在充分聆听,而且在思考;复述,用自己的话重述对方所说的内容;要有耐心,不要随意插话;不要妄加批评和争论。(5)缩短信息传递链;拓宽沟通渠道;保证信息的双向沟通。信息传递链过长,会减慢流通速度并造成信息失真。因此,要减少组织机构重叠,拓宽信息渠道。另一方面,团队管理者应激发团队成员自下而上地进行沟通。例如,开通管理者热线,允许下属提出问题,并得到高层领导者的解答。如果是在一个公司,公司内部刊物应设立有问必答栏目,鼓励所有员工提出自己的疑问。此外,在利用正式沟通渠道的同时,可以开辟非正式的沟通渠道,让领导者走出办公室,亲自和员工们交流信息。坦诚、开放、面对面的沟通会使员工觉得领导者理解自己的需要和关注,取得事半功倍的效果。

总之,有效的沟通在团队的运作中起着非常重要的作用。成功的团队领导应把沟通作为一种有效的管理手段,通过沟通来实现对团队成员的引导和激励,为团队的发展创造良好的心理环境。团队成员也应统一思想,提高认识,克服沟通障碍,实现有效沟通,为实现个人和团队的共同发展而努力。

⒉团队分工要明确,要把适当的人选配到最合适的岗位上去。现代社会的竞争就是人才的竞争,而人才在团队中能否被放在最恰当的位置,进行最佳的协作配合,也决定着一个团队战斗力的强弱。团队的明确分工可通过职务说明书的方法。职务说明书是表明团队期望成员做什么、成员应该做什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的汇总,具有明确工作职责与权限、工作目标、工作特点、任职要求等作用。职务说明书编写的过程,其实是对团队业务流程重新认识的过程。团队应把职务说明书的编写工作作为团队业务流程的重组和一次大盘点,从而明确各岗位的职责与权限,规范工作流程,以实现明确分工和科学管理的目的。

⒊增强团队的向心力。团队管理首先是人心的管理。假设团队成员是组成木桶的木板,那么领导者就是桶的圆心,领导者只有把员工的心留在木桶里面,木板才能形成向心力,才能紧密地结合在一起。

⒋建设优秀的团队协作机制,强化团队的协同作战与互相支持。比如团队的分享机制。使不同成员积累的经验能成为团队共同的财富,促进团队成员的沟通交流。在现代企业的团队建设中,打造一支协作型团队,以达到整体效益大于部分之和的效果,无疑是企业实现目标最有力的保障。

(三)打造优秀平台——提高团队绩效的对策之三

成功取决于系统,要想产生一种结果,必须设计一套能够输出这种结果的系统——包括相应的制度规范和相应的运行体系。没有坚实的桶底,木桶就会“竹篮打水一场空”;同样,没有好的平台与系统,团队成员的才能就得不到充分发挥,团队的战斗力也将无从谈起。

⒈要为团队成员搭建能力发挥的舞台——授权。授权是明智的行为。既然是团队,不同的成员具备有不同的能力,发挥着不同的作用,作为团队的领导者即使能力再强也不可能大包大揽。团队领导一旦不懂得授权,事事亲历亲为,显然就会力不从心,而团队成员也将没有用武之地,也就更别提提高团队绩效了。中国的民营企业较多存在授权不到位的问题,或者明为授权,实为委托。这个原因是多方面的:有时是职业经理人本身不能取得老板的信任,而大部分是因为授权本身使领导者感到权力被别人分享而存在的威胁。因此,为确保团队成员拥有良好的发挥才能的平台,授权应该建立一套可行的机制,在授权的同时明确受权人的责、权、利,制定好权限范围,并尽可能做到量化,同时建立受权者——监督人的授权监管体系。

⒉建立让团队成员施展才华的支持性系统。在有效授权的情况下,团队成员如果只有权力,但缺乏应有的支持,也不一定能获取良好的绩效。比如供水企业的营业部门领命售水量目标,赋予了他们应有的权力,但要完成这个目标,必须还要有客户部的客户开发和信息支持,财务部的及时核销和结算系统支持,用水部的不间断管网优化支持,工程部的保质保量支持,物资部的及时到货支持,以及高层领导指导市场、点拨思路的支持等等。

综合起来,团队建设的支持性系统至少包括三个方面:一是信息支持,这里包括市场信息和公司内部的信息都必须及时、准确地让团队成员掌握。随着市场经济的日益完善,竞争环境已是瞬息万变,谁掌握的信息多,谁将掌握竞争的主动权。二是团队其他成员的支持。三是团队领导的支持,团队领导必须能站在比成员更高的高度,对任务的执行提供纲领、提供方向,并在执行的过程中及时发现问题,指导团队成员解决问题。

⒊建立科学的团队管理激励与约束机制。一个组织系统内有着怎样的作为,制度建设有着特殊的重要性。良好的团队激励约束机制不仅可以留住、吸引优秀成员,而且可以调动团队的积极性,释放更大的能量。

团队的激励机制可以从以下三方面进行:(1)薪酬激励。薪酬是充分激励员工提高员工作绩效的一种手段。对企业团队进行薪酬激励,关键是建立团队薪酬战略体系。综合团队绩效和个人绩效,按不同团队类型制定不同薪酬体系,从薪酬内容、结构、支付方式等方面满足团队的多层次、多形态的需求,从而达到激励目的。(2)开发、培训、晋升激励机制。开发、培训、晋升激励机制是指对团队进行深层次、广范围的开发,给予团队成员提供各种培训以及为团队成员设计多种不同晋升渠道,这些都是较好的激励机制。不断开发团队的新能力满足团队成员对自己能力提高的要求,以及对晋升的渴望,从而极大调动团队成员的积极性。例如,建立人才库制度,在进行相关考核之后让其进入专门为更高一级别储备人才的“人才库”,为上一级团队提供后备人才;为员工进行职业生涯设计,使员工认清自己的优点和缺点,提醒员工克服浮躁,加强学习,努力工作;以及其他岗位晋升与技术晋升等多渠道的晋升制度。(3)企业文化激励。企业文化是激励团队,培养团队自豪感、责任感的重要因素,它有助于大大增强企业的向心力,营造促进团队发展的和谐环境。

综上所述,团队管理是一个庞大的系统工程,只要正确掌握团队管理的原理和方法,从大处着眼,细处着手,不断创新,不断超越,团队精神必将成为企业持续发展的稳定的推进器。

注释:

{1}{2}李慧波.团队精神.新华出版社,2004年11月第4版,第8页

参考文献:

1.李慧波.团队精神.新华出版社,2004年11月第4版

2.安尼玛丽·卡拉西.团队建设.上海远东出版社,2002年10月第1版

3.李晓光.管理学原理.中国财政经济出版社,2004年9月第4版

(作者单位:温州中环正源水务有限公司 浙江温州 325000)

(责编:郑钊)