富士施乐：信息化建设中文件管理不可缺

张　楠

“文件管理看上去好像微不足道。但事实上,文件是企业经营活动的核心,无论从企业形象、信息安全还是成本控制上来讲,对文件进行有效的管理都是非常重要的。” 富士施乐(中国)有限公司销售总监郭永汉在介绍临港集团信息化改造时表示。

起初临港集团采用的是普通的打印机和复印机,所有打印、复印的文件只能归档进行纸质保存。“这些存档文件整整堆放了两大房间,占地不说,管理、查询也都非常繁琐。” 郭永汉进一步介绍。

在听取了富士施乐专家的建议后,临港集团一次引进了十几台富士施乐彩色数码多功能机DocuCentre-III C3300及多种软件,搭建了基于数码多功能设备的全新文件管理系统。

DocuCentre-III C3300彩色数码多功能机,不仅具备每分钟45页的高速彩色扫描功能, 还可一步完成将扫描文件发送、保存至共享文件夹、服务器、邮箱等多个目的地。新系统投入使用后,临港集团将存放多年的大量纸质文件扫描成PDF文件,并利用软件实现电子文挡的标注、编号、分类保存及自动查找、核对。这一变化,大幅提高了临港集团的政府公文、招商资料、工程档案等文件的存档及查询效率。同时,省去了专门用于保存文件的库房,大大节省了临港集团的办公空间。

为了实现集团内部文印工作的统一管理,临港集团在总部的不同部门和部分子公司中也安装了几台彩色数码多功能机。借助设备的CenterWare管理功能,总公司可以远程监控子公司的打印作业、纸盘、节电模式、耗材等,进行实时管理。同时,利用设备的账户管理功能及软件,总公司对各部门和子公司的彩色输出权限及打印/复印数量均进行了合理的分配与使用限定。员工只需要直接刷公司门卡来识别身份,便可以进行相应权限的操作,不仅方便了对各子公司、各部门的文印状况的统计工作,更有效控制了办公成本。

“采用富士施乐的文件管理解决方案后,临港集团的办公设备的使用费用每月减少了约7000元,而文件质量和办公效率却得到了明显提高。”郭永汉说,“更难得的是,这套方案还为临港集团带来很多附加值,像机密打印、数据覆盖、IC卡识别管理等功能,为临港集团的信息安全上了多重保险。”有效的文件管理不仅有助于加强企业的信息共享和管理,提高信息的利用率,更能直接降低企业的整体运作成本。