践行科学发展观 构建全新企业档案管理模式

魏滨妹

科学发展,是各项工作健康开展的必然要求,档案工作也不例外。但事实上,目前分支机构、管理层次较多的大型企业档案管理基本上仍沿用政府部门的管理模式,层层设立档案馆(室),这些档案管理部门的职能也大致相同,既造成了财力、物力及人力等资源配置的严重浪费,更影响了档案编研和利用的整体效果,与科学发展的内涵要求相差甚远。因此,因地制宜,着力解决档案管理体制和模式方面的制约“瓶颈”,对于档案工作全面、协调、可持续的发展具有重大的现实意义。

一、档案管理模式实现由分散管理向集中与分散管理相结合的模式转变

对于分支机构、管理层次较多的大型企业来讲,传统分散的档案管理模式具有明显的局限性,如档案资料中,特别是文书档案重复情况严重,既浪费保管空间,更无效占用人力、物力资源。为此,这些企业没有必要恪守地方政府管理部门的固有模式,而应实行一定范围的集中管理。一方面,要明确档案管理主体及相应权限。实行档案集中管理,不宜拥有过多的档案管理主体,原则上,档案管理主体的层级应集中在母公司及一级子公司,负责所辖系统档案工作的推展。相应的,二级子公司及以下营业机构档案管理主体的地位和作用逐步弱化,除保存和管理短期内使用频率较高的部分档案资料外,不再肩负档案管理职能。另一方面,要明确界定档案的立卷归档范围。文书类档案的管理,实行谁制发、谁保管的原则,下级营业机构在转发时,如果未结合自身实际提出明确要求,不必立卷归档;如果在转发过程中提出了明确要求,转发机构只将文件中含有自身相关要求的部分内容“局部”归档保存。关于业务档案,二级子公司以下营业机构数量较多,可通过扫描进行电子备份,将原档案密封后移交一级子公司集中统一管理。在实际工作中,如需提供原始档案,没有极特殊情况,不必远程调用原始档案,可通过将备份的电子文件打印并盖章确认的方式予以解决;声像、实物等档案由于数量不多、占用空间有限,可按属地由企业所辖二级子公司进行管理。

二、档案管理手段实现由手工管理向信息化管理的转变

随着电子与网络技术的普及与推广,实现档案管理信息化的条件已日益成熟。除实物档案外,其他形式的档案均可实现信息化管理。对于文书档案的管理,大型企业可在自身办公自动化系统中搭建档案管理系统模块,将档案的收集、整理、立卷归档、保管、利用等各个环节均通过计算机及其支撑的网络系统来完成,真正实现文档管理一体化。业务档案管理也可实现信息化管理,具体来讲,要搭建网络平台,将档案管理系统模块植入业务处理系统,通过参数与模块的设置使业务资料归档前的相关工作由计算机系统自动完成,并保存在后台服务器上。企业内部的查询与利用也通过计算机及网络进行。

当然,在目前的情况下,完全实现档案管理手段的信息化还面临诸多困难,如国家关于电子档案效力的法律法规体系尚不完备,企业业务操作系统、网络的稳定性与容量有待于进一步完善,等等。为此,大型企业在推进档案管理信息化的过程中,不能急于求成,一步到位,而应该循序渐进,制定切实可行的实施方案。当前,要全面做好文书档案的信息化建设,同时,在通过电子备份,实现“形式”上的业务档案信息化管理的基础上,提高工作的前瞻性,为最终向完全意义上的档案(除实物档案外)管理信息化过渡打下坚实的基础。

三、档案库房建设由数量多向质量高的转变

实施档案集中管理,对库房建设提出了新的、更高的要求。削减档案库房数量,提高建设规模和质量已经成为大势所趋。大型企业一级子公司设立档案管理中心(根据实际情况可设分中心),严格按照档案保管和利用条件建立大面积、高质量的档案库房,对辖区营业机构形成的各类档案(除实物档案外,下同)进行集中管理,其二级子公司只设立档案“周转库”,临时保管那些近期形成的、利用率高的小部分档案。二级子公司以下营业机构,特别是城区营业机构不再保留档案库房,工作中如需查考利用,可借助网络终端进行。

为提高资源配置效益,大中型企业必须对自身档案库房建设进行科学论证和认真规划。一方面,为节约资金投入,在库房的建设上,应立足对现有房产、地产“挖潜”,如果确需新建,在选址上也不必强求大城市或繁华地段,而应将其尽量向中心城市的郊区或所辖县区安排,以避免资源浪费。另一方面,对拟不再用于档案保管的原有库房要进行充分利用,适合建成分支机构的,可改造成营业场所;不适合建成营业机构的,要加快处置,以集中资源用于核心业务开展和规模大、质量高的新库房建设。