办文工作“八盯八防”法

邓　莉

摘要:本文首先阐明了文件在传阅中的存在的问题,其次就是办文人员要有一定的素养和丰富的工作经验,再次就是办文人员要有一套自己的工作方法从八方面进行论征。

关键词:政务工作 办文 工作 方法

0 引言

在多年的办文实践中,我发现了办文工作是一个非常细而且又容易出现纰漏,在这些年中我积累了一点工作心得和体会,归纳起来就是办文要做到“八盯八防”:

1 盯住“登记环节”,防止文件“没有户口”

形象一点说,办文登记就是给收到的文件在文件处理登记簿中上个“户口”,把来文的发文字号、收文日期、文件标题、份数和密级等信息逐一登记,并在文件首页右上角加盖标有“收文日期、份数、密级”字样的收文印章。登记是办文的起始环节,也是很容易被忽视的环节。在实践中常常会有这样的情况:有时为了文件,办文的同志一看,是急件,来不及登记就赶紧处理,等处理完了,其它事情又来了,又去忙别的事。时间一长,就把文件没有登记的事给忘了。一段时间之后,到了需要了解这个文件办理的情况时,在文件处理登记簿上根本就查不到,给办文工作带来很大被动。因此,在办文时要盯住“登记”环节,即使收到的文件再多、时间再紧,也要坚决做到不登记就不办理、不转出。

2 盯住“筛选”环节,防止办文不分“轻重缓急”

筛选文件不是简单地将收到的文件分为上、下级文件或正式、非正式文件,而是要在收到文件后通过快速通读,了解文件的轻重缓急,确定哪些文件急办,哪些文件缓办。具体方法是:特急件和急件要优先办理,接到即办,最大限度地缩短文件在手中的滞留时间。特急件、急件和绝密件在送领导阅处之前,办文人员要在批单右上角加盖标有“特急件”“急件”或“绝密件”字样的印章以提醒领导;一般文件在送领导阅处之前,办文人员要将文件办理要求等内容以下划线形式标出提醒领导。

3 盯住“拟办”环节,防止文件“效力不达”

拟办环节是办文工作的核心。这一环节的任务是确定文件的传阅对象、分发范围和拟办意见。在这个环节我们要注意以下几点:一要在对文件内容充分理解和准确掌握的基础上确定传阅对象。这就要求办文人员必须对领导工作分工熟记于心,对各部门和单位的工作性质充分掌握。二要根据文件内容和份数确定分发范围。这里要着重强调文件分发的科学性和针对性,文件要首先保障主要领导、分管领导、主要涉及部门和单位。三要在深刻理解和准确把握文件精神的基础上,结合本地、本部门、本单位实际向领导提出有参考价值的拟办意见。拟办意见力求科学、合理、简洁、准确和全面,要一语中的、简单直白,不要含糊不清、冗长拖沓,切忌以“请XX领导阅示”或“请XX班子成员传阅”等套话应付差事。

4 盯住“传阅”环节,防止文件“漏传误传”

一要按拟办意见传阅。一般来说,上级来文要按从职务高的领导到职务低的领导的顺序传阅,下级来文要按从职务低的领导到职务高的领导的顺序传阅,无特殊原因,不要越位传阅。二要做好文件流转登记。把每位领导的批示及时登记造册,随时掌握文件运行方位、办理程度、已传阅领导的批示意见等情况,以便领导在文件运行期间调阅。三要把拟办意见和领导批示中涉及的领导、部门和单位一一传阅到位,不能随意简化传阅程序和传阅范围。四要做好领导批示的解释工作。为方便受文领导、部门和单位阅知,应将主要领导的批示打印出来附在文件批办单上,随件送达。受文领导、部门和单位一旦提出问题,办文人员要及时、耐心地做好沟通和解释工作。

5 盯住“催办”环节,防止文件“延误漏办”

催办是督促领导批示文件按时限要求高标准落实的重要步骤。一般针对两种情况:一是有些受文单位认为文件已经按领导批示认真落实了,就算办结了,不必再向领导反馈办理情况。二是有些单位因为疏忽文件的办结时限,导致文件办理周期过长。对此,办文人员要按领导批示的时限要求及时催办,可采取发催办单或打电话询问等形式进行催办,对需要马上的特急件、急件,可专人专件跟踪催办;对办结时限已到但还没有办结的领导批示文件,可将办理情况做阶段性反馈,过一段时间后再行催办,直至按领导批示要求办结为止。

6 盯住“注办”环节,防止文件“有花无果”

领导批示件传到受文单位或受文领导之后,受文单位负责人或受文领导阅处后一般只在批办单上圈阅,以示领会和落实。在这种情况下,如果办文人员不在批办单的办理结果栏注明办理结果,一段时间之后,文件变成档案,再查该件时,就了解不到当时落实的相关情况,也就是找不到注办的痕迹。所以,在办理领导批示件时,办文人员要站在为历史负责的高度,办毕归卷前都要注明批示落实单位、落实人员、落实时间和落实形式,最后还要署上办文人员的姓名和时间。做好“注办”,办文工作才能“有花有果”。

7 盯住“反馈”环节,防止文件“没有回音”

反馈,就业是将办结文件的运转情况和领导批示落实情况进行整理,形成书面材料送相关领导阅知。领导批示反馈的主要内容包括收文多少、领导批示多少、办结多少、正在办理的多少、每个领导批示多少、同往年比增加多少、减少多少,并附办文登记表(包括序号、收文时间、发文字号、密级、标题、拟办意见、领导批示、分发意见和办理程度等)。重要文件和领导批示根据具体情况,随时向办公室主要领导通报办理情况;一般文件每月或每季向有关领导反馈以便领导掌握批示精神的落实过程和办理结果,也为领导及时调整决策部署提供参考。

8 盯住“保密”环节,防止文件“办中泄密”

办文的同志要有很强的保密意识,在办文工作中要严防泄密。对密级文件以及涉及敏感问题的文件、资料、刊物的保存和传阅,要格外小心谨慎,决不允许无关人员接触密级文件;办理绝密件,必须由办文人员专人专车完成“送阅、待阅、阅毕取回”等传阅工作,尽量减少中间环节;不与同事、朋友或家人谈论任何涉密事情;对办结后的领导批示,除经过领导批准的存档份额外,其余马上销毁,彻底消除保密隐患。

随着信息时代的变革,现代化的办公效率已大提高了文件的传阅速度,但电子文件和纸制文件在流程中这“八盯八防”同样适用。