乡镇医院档案管理之我见

郑　玮

摘要：该文针对目前乡镇医院档案管理中存在的归档不全、建档混乱、制度不健、应用价值低、档案管理人员素质参差不齐等一些普遍问题，提出了相应的对策。

关键词：乡镇；医院；档案管理

1.目前乡镇医院档案管理现状

目前乡镇医院档案管理，档案应用，档案发展均显失衡，概括起来为五个“不”：其一是归档不全。一为“漏档”，一个好的医院档案，应当覆盖基层的所有人事、财产、财务、药剂、病历、技术、医疗信息等等。但是，在不少乡镇医院中医疗技术和医疗信息档案比较匮乏。二为“漏项”，在录入的案卷里，缺少必要的信息项目。如，病历档案，是不是应当充实“医疗反馈”一项，把成功的经验与失败的教训以及患者本人或家属乃至组织的反馈意见都记录在档。三为“漏资料”。目前，一些乡镇医院偏重于搜集整理文字资料，而缺乏对音像图片资料的保存，这是一个很大的缺憾。其二是管理混乱，一为“职责不清”，档案由哪个科室哪个人来管理？一些医院无定式，有的临时安排，无专室、专职管理；有的无统一要求，分摊管理，科室各自为政；有的则无人管理，如同年久老账，束之高阁。二为“管理技术不精”:（1）系列不精，有些信息，按照需要设多少个信息集，设多少个信息子集都没有要求。（2）层次不精，从现有档案管理专业角度来看，乡镇医院档案很难凸显出“案卷级”“文件级”“内容级”等三个级别特点。其三是制度不健全，一个好的乡镇医院应当把档案管理作为行政管理的重要方面，而有些医院的档案管理制度很不健全，有的仅仅有档案室、档案员工作制度，像其他什么建档规则、调档借档规则、档案室档案员技术要求等概不存在。其四是档案应用价值不高，一些乡镇医院把档案的使用价值仅仅作为备忘录来用，而它的信息性、史料性、科研性、培训性功能均未被开发利用。其五是档案管理员素质不高，有些乡镇医院的档案管理员，即使是专职人员，由于缺乏学习和培训，也难以掌握收集、整理、录入、鉴定和应用保存档案的基本要求。其六是档案硬件建设不快。目前，国家已经进入了计算机网络档案时代，而在一些乡镇医院，仍然还是纸制档案，仍然手写笔记。调查表明：不是资金不足，而是思想认识上不去。

2.确立大档案观，充分认识单位建档的价值

大档案观所表示的是无限量价值，可以从以下四个方面理解：（1）档案信息流向价值，单位的档案信息不仅参与乡镇之间的交流，还可以参与网上远程交流，单位既是信息的输出者又是信息的获得者。不要认为乡镇医院微不足道，哪怕是一个小小的民间验方或者一个乡土杂症治疗技术也都是很有价值的交流。（2）档案信息的史料价值，单位档案，是单位人事事件、财产物资、财务资金、技术技艺、病源病例等等全部历史发展过程的覆盖和记录，它从不同的角度全面客观地反映各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物和重要工作等，是历史的见证，同时反映出一个区域社会的发展和变化，对于调查人事、印证病例、查询工资、了解资产、提取资料乃至于研讨医院或当地社会发展都提供着确凿可靠的史料价值，它的社会意义是巨大无比的。（3）档案信息的科研价值,一个完善的乡镇医院档案，某种程度上说，就是一所医疗科研院校。（4）档案信息的培训教学价值,随着医学事业的发展，新技术、新项目不断得到临床应用，一些比较先进的乡镇，逐渐将一些创伤性手术、诊断性探测进行编码，输入计算机，运用计算机综合查询分析功能，将其手术及疗效情况，病情病状的表现及治疗情况一一列出，通过局域网反馈到各临床科室，用于现场教学和专业培训，使接受培训人员更清楚、更直接得到新理念、新技术的指导。同时，通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室，以便他们能总结经验教训，及时改进工作，进一步提高医务人员的医疗服务水平。

3.改进完善乡镇医院档案工作

3.1领导重视是关键

档案综合管理是医院现代化管理的组成部分,尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导形成决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设，这就需要领导更新观念，提高对档案工作的思想认识。只要领导重视和支持，通过档案人员的努力，医院档案管理计算机网络化完全可以实现。

3.2规范管理是前提

没有规矩就不成方圆，规范档案管理，是乡镇医院发展档案事业的前提。规范档案管理，要做到三个到位。一是体制到位。当前一些单位档案工作不能正常开展，最关键的一点，就是随着单位领导和档案人员的变更，档案管理网络人员没有及时调整充实，出现了无人管的不良状况；综合档案室形同虚设，发挥不了职能作用。要改变这种状况，必须健全单位档案工作体制，提供坚强组织保证。二是法规到位。健全完善档案工作管理体制，必须提高档案法制意识，就要坚持依法办事，依照档案法律法规保证档案工作规范有序的开展。目前，乡镇医院不但要十分熟悉《中华人民共和国档案法》，实现档案工作的“有法必依，执法必严、违法必纠”，用法制保障档案工作的持续稳定发展。三是监督机制到位。监督机制，目前的基本做法是“内外监督”。内，是指本单位的监督，单位内成立综合档案室，综合档案室负有集中统一管理本单位档案和监督指导所属单位档案工作双重职能，既便于实施对本单位全部档案的统一管理、统一制度、统一标准，又便于切实监督指导好下属单位的档案工作。外，是指上级业务或者行政单位的监督。

3.3人才培养是重点

能否管理好档案，能否驾驭好档案的服务过程，需要高水平的单位档案领导者和单位档案管理者，因此加强对档案人才的培养，是档案建设的工作重点。人才培养主要坚持“院本培训”为主，“进修培训”为辅的原则。“院本培训”模式一般有两点：（1）基础培训，了解档案管理基本方法，要求档案人员掌握收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作；要求档案人员掌握档案保护技术，知道制成档案的物质材料性能及自然因素（阳光、空气、温度、湿度、水火、尘埃及微生物）对它的影响，在保护中作出相应的防护措施，从而最大限度地延长档案的寿命；要求档案人员掌握医院档案及专用档案库房应具备温湿度仪、空调、复印机、计算机、扫描仪及防盗系统，达到防火、防虫、防霉、防光、防盗、防尘的最佳效果，以确保档案保存场所的最佳状态；要求档案人员熟悉档案保密条例，牢牢掌握保密原则。（2）高级培训，指的是对以计算机网络管理为特征的档案管理培训。培训要求档案工作人员学习和掌握现代管理技术，采用现代化的设备对档案进行管理和开发，逐步实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的现代化管理方式，掌握将档案信息以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用技术，提高档案信息的收集、储备、检索开发、利用的速度和质量。

4.应用开发是目的

档案的根本目的在于利用,医院档案信息资料，是医院管理的重要信息资源，是医院最为宝贵的无形资产，能否对其加以充分利用，将直接影响到医院的生存与发展。提供一份可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。以现代化手段进行档案管理后，档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上，从而提高医院档案管理工作的质量和利用效率，使医院档案的管理在提供利用服务的同时，能够发挥出更好的时效价值，必将极大地提高档案的管理水平和提供利用的效率及效果。