实施ＥＲＰ信息管理系统后财会管理工作的发展趋势

朱　虹

摘 要:实施ERP信息系统后,会计记录功能弱化,财务管理功能与企业其他方面管理功能融合。财会部门结构压缩,中间层次变薄或消失,趋于扁平化。财会管理工作中心需要从对部门的价值管理转移到对业务流程和环节的价值管理;在操作层面要重点做好财务信息数据采集和录入的监管;在技术层面既要做好信息系统维护,保证信息安全,又要做好事前计划控制和事中实时控制。

关键词:ERP 财务管理 发展趋势

中图分类号:F233 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)07-139-02

随着信息技术的发展,特别是计算机硬件和软件技术的发展,ERP的应用已经能够覆盖世界性跨国公司生产的每一个生产部门和每一个生产环节。在市场经济发达的国家,ERP思想的普及应用显著地提高了企业的生产和竞争能力。在我国,由于缺少完备的市场经济法规监管体系,没有建立起来真正的现代企业制度,一些缺乏文化环境的企业在实施ERP过程中大多以失败而终。为提高在国际市场上的竞争能力,笔者所在的中原油田,正在全面推行ERP的管理思想,准备实施和应用基于ERP思想的计算机信息系统。本文就实施ERP信息系统后财会工作的结构和职能变化以及今后工作发展方向进行分析和预测。

一、财务工作信息化在ERP信息系统中的地位

Deloitte和Touche给予ERP的定义是:ERP是集成的企业业务软件系统,它允许企业对于他们的绝大多数业务流程自动操作和整合,分享横跨整个企业的共同数据和操作规范,在一个实时的环境中生成和评价信息。{1}

ERP的工作思路就是利用信息技术把企业产品生产过程和分配过程中各个环节的各类生产要素和产品的信息有效地采集、储存、集成、共享利用,缩短生产要素和产品的采购、调配、组合、加工、运送、分销时间,减少单位时间内的资金占用量,提高单位时间内的生产效率,争取单位时间内销售最大数量。ERP要求企业对于所有资源施行按照业务流程的集成管理,打破部门分隔的计划管理。ERP管理是生产流程管理,是供应链管理,归根结底是对于企业的价值链的管理,减少每个环节的成本,增加每个环节的利润。因而,财会管理在ERP实施过程中占有重要的地位。

ERP的目标是协调企业的全部业务,从供应商评价到客户订单。ERP应用一个中心化的数据库支持企业内的制造功能、销售功能、财务功能、后勤功能、人力资源功能之间的信息流动,进行业务流程的协调。当数据整合、降低交易成本、信息的速度和精确性成为企业的关键战略问题时,ERP软件能够很好地解决这些问题。在ERP系统中,数据仅仅一次性输入一个共同的、完整的、持久存在的,为所有相关人员使用的数据库。通过局域网或者国际互联网,不仅将遍布世界各地的分公司、子公司紧密地联系起来,而且所有的供应商和客户都能够随时随地查询合同的执行过程。ERP的应用把企业的所有作业流程标准化、代码化、信息化、客户化,把供应链、销售链、生产流程和管理流程的整合为一体,并以此把与其有交易的供应商和客户与自己捆绑在一起,以自己为中心建立起一个庞大的经济命运共同体参与市场竞争,谋求超越竞争对手的战略优势。供应链、销售链、生产流程和管理流程的整合是以价值的存在为基础的。如果在任何一个必要的环节上没有价值的生成,链条就要断裂,整合就不能完成。在企业业务流程的网状链条上,没有价值增加的环节是冗余的环节,是应该减去的环节。因而,计量价值、反映价值的财会工作信息化,是ERP信息系统的核心。ERP信息系统的实施必定会使得财会工作结构和职能发生彻底的变革。

现在,ERP在我企业信息化管理中已处于核心支撑地位。ERP的引入带来了企业管理的深刻变革,特别是对处于企业管理核心地位的财务管理提出了新的要求。在ERP系统的支持下,企业各个部门之间实现了充分的信息共享。

二、实施ERP管理信息系统对企业财会工作的影响

实施ERP信息系统后,在业务流程中发生的一切业务操作的信息,随着操作同时采集或者由具体的操作人员适时地输入数据库。这些劳动或者是仅仅对于自动采集记录数据信息化的设备的看护,或者是对于计算机键盘的敲击。正是这类众多的分散在供应链、销售链、生产流程和管理流程中的业务操作人员的数据采集录入劳动,取替了集中于财务部门的会计人员的凭证审核、记录、汇总、分析和保存等大量繁琐的工作,使得一些岗位的存在没有必要,或者是大量地减少成本会计、资金会计、资产会计、总账会计、预算会计和税务会计等岗位的数量,或者是原来独立分设的多个岗位合并在一起。同时,内部控制工作也变得技术化,保证了财会信息的真实和及时。例如,国有特大型企业广东韶钢集团实施ERP信息系统后财务管理工作就发生了很大的变化。{2}韶钢集团在实施ERP信息系统前,其财会机构分为财务部和会计部两个平行的部门。财务机构进行分析决策,会计机构进行反映和监督,并由较高级别的领导直接负责筹资还贷、资金管理等工作。实施ERP信息系统后,由于解放了财务工作的生产力,他们将财务处和会计处合并,定员数由2001年末的201名精减为123名,精减比例接近40%;科级人员(财务科长、财务主管)由原来的54名精减为16名,精减比例达70%;一般管理人员由原来的144名精减为104名,精减比例为28%;管理机构精简66%。

我们中原油田自2006年实施信息系统以来,也取得了良好的效果。ERP信息系统的实施,使得财会部门的会计记录功能的弱化,管理职能强化,财务管理功能与企业其他方面管理功能的融合。财会部门结构压缩,中间层次变薄或消失。ERP信息系统的实施,使得信息流的传递更加及时、便捷,实现了资金管理模式从桌面走向网络,财务资金管理人员可以方便地实现销售信息的远程处理和财务活动的集中化管理,确保资金安全,加速资金周转、提高了资金使用效率。在财务、销售、生产、计划、管理、库存、物资供应方面,ERP也使公司的组织结构、核心业务流程得到合理的配置和优化,为企业的经营决策提供了更全面、更准确、更科学的信息。

三、ERP管理信息系统下,财会管理工作的未来发展趋势

实施ERP信息系统后财会工作结构和职能的变化,给财会管理工作带来了发展的机遇,同时也决定了财会管理工作中心的转移和工作重点的改变。

1.在实施ERP信息系统前,生产要素的流动,资金的流动,信息的流动,以及由会计信息计量和反映的价值的流动,是相互分离的;会计信息的流动迟于资金的流动,资金的流动迟于生产要素的流动。在实施ERP信息系统后,生产要素、资金、会计信息的流动变得实时同步。这样原来不能做到或不易做到的财务管理事中控制工作就变得轻而易举了,且能够实施在线控制、远程控制和实时控制。通过ERP信息系统,财会人员可以比较某个单位或某个项目资金实际使用情况与预算计划,了解资金使用进度,分析实际与计划差异的原因,进行实时控制。同时,由于数据库有共享功能和长期储存功能,根据往年往期资金使用情况和其他分公司、子公司类似项目资金的使用情况,财会人员可以方便地制定资金使用计划,进行事前控制。同时,在原财务信息数据采集和录入的监管方面。实施ERP信息系统后,财会管理工作的基础移到了生产一线。以前由财会人员完成的会计事项,现在一大部分工作要由生产一线的操作人员来完成。需要指导操作人员按照正确的方法采集和录入数据,以保证会计数据的真实性。

2.财务管理与经营管理工作的融合。在实施ERP信息系统前,由于会计记录、核算和应用笔墨的固态化,也由于科层化管理机构的设置,包括财会机构在内的所有管理机构之间的界线是清晰的,职责是相对明确的,对于同一个业务项目或业务流程的管理涉及多个管理部门,多部门之间的协调耗时费力。财会管理工作对于会计记录、核算和应用是针对部门进行的。实施ERP信息系统后,一切工作皆按造业务流程和环节进行整合。由于业务流程和环节中的信息和数据能够做到实时共享,原本由多个部门分别进行的管理工作,变得可以由一个部门或一个人轻松地完成。多部门业务工作的融合,必定会使得居于各项管理工作中心的价值管理工作吸收其他有关管理技术和方法。业务流程和环节中价值信息的记录、分析、应用和管理职能的财会部门,其工作范围必定会扩大。原本由其他管理部门负责的价值管理工作,例如,在实施ERP信息系统前主要由企业规划部和企业管理部进行的投资分析工作,归入财会部门,可以节约时间,节约管理成本,在财会管理工作中实施财会管理工作事前计划控制和事中实时控制成为现时的选择。事前计划控制和事中实时控制比较事后控制而言,能够显著地缩短生产准备时间,节省企业资源,增强企业盈利能力,提高了企业的经营管理水平。

3.ERP信息系统的装备,不但为财会管理工作提供了便捷的信息工具,而且把财会人员从繁琐的劳动中解放出来,有时间和条件参与和进行企业战略层次的管理。ERP信息系统的集成、共享和开放的数据库,使得财会人员能够实时地获得信息数据,在短期内制定出财会管理战略规划,并根据变化了的环境适时地进行修改。实施ERP信息系统后,财会管理工作有必要提升到战略层面,制定并实施企业价值增长和技术创新的财务战略,投资和融资战略,企业战略性业绩评价和财务预警管理,并购重组财务战略。{3}{4}

4.任何信息系统都是对于一个既定的业务流程的描述,都是对于这个既定的业务流程的固化。企业选择了某个公司设计的ERP信息系统,也就等于选择了这个公司设计的业务流程。为了使企业保持活力,在生产过程中应当适时地、不断地进行业务流程再造,进行ERP信息系统的再次开发。实施ERP信息系统后,ERP信息系统在能够给企业带来利益的同时,也存在着由于ERP信息系统运行中的意外差错和瘫痪给企业造成重大损失的可能性。防止数据库被窜改,防止信息系统被未经授权地操作,切实做好信息安全管理工作。ERP信息系统的实施,为财会工作质量和效率的提高带来了前所未有的发展机遇。

注释:

{1}Jay Heizer,Barry Render.Principles of operations management(4th ed.)(M).北京大学出版社,培生教育出版集团(Pearson Education),2002,292~295.

{2}金蝶.广东韶钢集团财务实施金蝶ERP案例,中国制造业信息化管理网,http://www.xinxihua.cn/htmlcontent.asp,2004-10-20

{3}Fred R David.Strategic management concepts and cases 8th ed.(M). 北京:清华大学出版社,2001

{4}杨雄胜.高级财务管理(M).东北财经大学出版社,2004

(作者单位:中原油田文化体育活动管理中心 河南濮阳 457001)(责编:若佳)