企业内部会计控制的方法探究

张卫芳

摘要:内部会计控制的方法是指各单位实施内部会计控制所采取的手段、措施及程序等。近几年来,我国企业会计信息失真的现象非常严重,都与内部控制严重薄弱有着密切关系。文章对企业内部会计控制的方法进行了探究。

关键词:内部控制;不兼容职务分离;授权批准;会计系统;财产保全

中图分类号:F239文献标识码:A 文章编号:1674-1145(2009)18-0182-02

一、不兼容职务相互分离控制

不兼容职务分离控制,要求企业按照不兼容职务相互分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,形成相互制衡机制。不兼容职务是指若由一个部门或人员担任,既可能发生错误或舞弊,又可能掩盖其错误或舞弊行为的职务。如出纳负责银行存款支出的签发,银行存款收入的签收和银行存款日记账的记录,如果该出纳还负责与银行对账单对账,那么他就有机会伪造凭证,贪污企业的账款,再如在货币资金业务中,若一个会计人员既保管支票,又负责签发支票;既记录支票登记簿,又登记银行存款日记账;既负责编制会计凭证,又负责企业与银行之间账目的审核与对账等工作,就不符合不兼容职务相互分离的控制原则,很有可能导致舞弊行为的发生。不兼容职务分离要求管理人员在设计企业各项经济业务流程时,应先确定哪些职务为不兼容职务,然后明确规定各职务岗位的职责权限,使各部门或人员之间能够互相监督检查,及时发现错误和舞弊,防止错误和舞弊的发生。但应当注意采用不兼容职务控制有可能会因为担任不兼容职务的职工互相串通勾结而失效。

二、授权批准控制

授权批准指单位在办理经济业务的时候,需要按照授权经过规定的程序审查批准,并且以一定的形式,如管理制度或岗位职责予以明确。单位的授权批准体系通常包括以下内容:(1)授权批准的范围。单位所有的生产经营与业务活动都属于授权批准的范围。这样,既可以使所有生产经营与业务活动都在授权批准控制范围之内,又可以让各项活动的经办责任落实到人。(2)授权批准应有层次,防止独断专权现象出现。应当根据业务活动金额的大小和其重要性决定授权的层次,以保证各管理层权责相当,防止“一支笔”现象的出现。其次,在划分授权层次时,应当注意其连贯性,避免出现“真空地带”,明确各人的权责。(3)每项经济业务均应有明确的授权批准程序。企业任何业务活动都应有明确、具体的运行程序,企业管理阶层应当按照相关授权的规定,制定各类业务活动的操作流程,经办人员按程序办事,避免越权和违规事件的发生。(4)发生违规行为,必须追究当事人的责任。若经办人员未按照规定的程序的办理或不经相关授权责任人的授权批准就擅自办理,为严肃企业的规章制度,不管其后果如何,均应追究相关责任人的责任。

三、会计系统控制

会计系统控制需要企业依据《会计法》的规定,来制订适合本企业的会计制度,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。会计系统控制的内容有:(1)合理设置会计岗位。在岗位分工明确的基础上,制定各会计岗位的职责权限,相互监督、相互制约。(2)规范会计处理程序。对于每项经济业务的处理,应按照《企业会计准则》的规定办理,有效地反映企业的经济状况和经营状况,了解企业各项资产、负债的缘由,保证企业资产的安全、完整。(3)会计凭证的控制。企业应当制定合理的会计凭证传递程序,预先对会计凭证进行连续编号,明确会计凭证的取得和填制、审核人员的权限和相应的责任,及时将会计凭证送交财务部门入账,财务人员应认真审查该会计凭证的合法性和合理性,了解、控制经济业务的发生、发展,对不符合公司规定的经济业务及时向相关部门汇报。(4)会计账簿是编制会计报表的重要依据,也是对会计进行审查的重要依据,采用复式记账的方法,使每项经济业务均在两个以上相对应的账户中得到反映,可以有效提高会计信息质量。(5)会计资料的保管。企业应当按照有关会计资料档案的保管规定保管会计资料,确保会计资料的安全,不会被毁损、篡改。加强对会计系统的控制,可以有效地了解、控制经济业务的发生,而且定期编制、按时披露、按规定保管的各项会计资料也可将企业所发生的经济业务完整、准确地记录下来。

四、财产保全控制

财产保全控制要求单位限制未经授权的人员直接接触财产,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,确保各种财产的安全完整。财产保全控制主要应抓好以下环节:(1)限制直接接触。单位要严格限制无关人员对实物资产的直接接触,只有经过授权批准的人员才能接触资产。限制直接接触的资产主要包括现金、有价证券、其他易变现资产与存货。(2)定期盘点。单位要建立资产盘点制度,定期对资产实物进行盘点,并将盘点结果与会计记录进行比较。对盘点中出现的差异应进行调查,对盘亏资产应分析原因、查明责任。(3)记录保护。单位应对各种文件资料,尤其是资产、财务、会计等资料,要妥善保管,避免记录受损、被盗、被毁。对某些重要资料应留有备份,以便在遭受意外损失或毁坏时重新恢复。(4)财产保险。通过对资产办理保险,如火灾险、盗窃险、责任险等,限制或降低实物受损成本,保护财产实物的安全。

五、改善人力资源的管理机制

企业人力资源质量直接影响着企业员工的业绩和表现,良好的人力资源管理机制对提高企业员工的素质,执行内部控制有很大帮助。所以,我国企业的管理者和员工必须依靠人才市场,引入竞争机制来配置。在企业内部,根据市场竞争、优胜劣汰的原则,形成任人唯贤的用人机制,为企业的发展壮大配置合格的人才。管理者的素质不同,对企业发展产生的影响也不相同。管理者的素质直接影响到企业的行为,进而影响到企业内部控制的效率和效果,应尽快提高企业管理者的素质。企业管理者的素质不仅仅是指知识与技能,还包括操守、道德观、价值观、世界观等各个方面。企业承受营业风险的种类、整个企业的管理方式、企业管理层对法规的反应、对企业财务的重视程度以及对人力资源的政策及看法等,都深深地影响着内部控制的成效。

参考文献

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[2]赵宝卿.内部会计控制制度设计[M].复旦大学出版社,2005.

[3]审计[M].中国财政经济出版社,2006.