扶沟县电子文件生成情况调查

黄永利

1调查基本情况

本项调查采用问卷方法。对象分为扶沟县部分县属机关、企业、事业单位，乡镇机构及县属机关、企业、事业单位的内设部门两个层次。调查范围为扶沟县及所辖乡镇。时间为2009年3月。调查内容包括单位基本情况、电子文件基本情况2类8个问题。调查共发放单位问卷40份，收回有效问卷32份，回收率80％。调查中重点向6个县属机关、企业、事业单位的内设机构发放单位内设部门问卷60份，收回有效问卷54份，回收率900％。综合有效回收率85％。

调查涉及行政机关22个，占68.75％；事业单位7个，占21.88％：企业3个，占9.38％。调查涉及内设机构管理部门16个。占29.63％；业务部门26个，占48.15％；辅助部门8个，占14.82％；服务部门2个，占3.7％；其他单位2个，占3.7％。

2电子文件生成情况主要特点

2.1普遍存在。比例不同。从调查的情况看，电子文件已普遍存在于县属机关、企业、事业单位，乡镇机构及内设部门。被调查的单位或内设部门中没有一个没有电子文件。无论是单位还是内设部门。电子文件在现行文件中的比例，80％以上的数超过了1/3.50％以上的超过了半数，19％以下的分别只占31.25％和16.67％。

2.2总量日增，数量悬殊。参加调查的32个单位共产生电子文件总量6354913件，1766.244GB。平均每单位产生电子文件198591件。55.19GB。产生最多的单位为387152件。279.52GB；最少的单位为20件，0.069GB；相差387132件，279.451GB。

参加调查的54个单位内设部门共产生电子文件总量605463件，533.773GB。平均每部门产生电子文件11212件，9.88GB。产生最多的部门为364728件，65GB；最少的部门为12件，0.015GB：相差364716件，64.985GB。

2.3系统单一，微软独大。从调查的情况看。32个单位与54个部门中，除各有1个使用其他操作系统外，均使用微软各版本Windows操作系统。其中Windows XP所占比例最大，占84.38％(单位)和94.44％(部门)，其他版本依所占比例高低分别是Windows2003、Windows

2000/NT、Windows 98/ME。在同一单位或同部门内有同时使用多个不同版本操作系统的情况，但所占比例不高。

2.4软件庞杂，外购为主。被调查单位形成电子文件的应用软件系统十分庞杂，并以外购为主。具体情况是：

电子文件来源于电子政务系统平台的单位6个，占18.75％，系统外购与自行开发的各4个，各占66.67％；部门12个，占22.22％；系统外购7个，占58.33％。

源于办公自动化(OA)系统的单位11个，占34.38％；部门15个，占27.78％，系统全部外购。

源于通用字处理软件的单位28个，占87.5％：部门37个，占68.25％。

源于扫描、数码照相、摄像等数字化方式所形成的单位10个，占31.25％；部门14个，占25.93％。

采用CAD技术形成的单位3个，占9.38％：部门3个，占5.56％。

源于各种业务系统中产生的业务数据的单位10个，占31.25％，其中系统外购6个。占60％：部门4个，占7.41％，其中系统外购与自行开发各2个，各占50％。

源于其他方式的单位1个。占3.12％。

2.5格式多种，文本居多。从调查的情况看，被调查单位及内设部门产生的文件格式多达18种。其中占据前四位的同为WPS(单位87.5％；部门72.22％)、DOC(单位81.25％；部门72.22％)、TXT(单位31.25％；部门42.59％)和JPEG(单位31.25％；部门29.63％)，四种格式中有3种是文本文件，可见基层信息技术的运用还处在以文字处理软件处理文字为主的阶段。单位中产生文件格式最多的有7种，最少的1种：部门中产生文件格式最多的有6种。最少的1种。

单位及内设部门均使用较少的(10％以下)有TIFF、MP3、MDB、PDF、WAV、AVI等6种，单位使用较少的(10％以下)有DBF、XML等2种，部门中使用较少的(10％以下)有HTML、BMP、MPGE、GIF、RTF等5种。数据库文件的较少使用表明基层信息化处在单个文件的管理与作用上。各种应用系统的数据库建设相对滞后。

2.6“红头”过半，认证甚少。参加调查的单位与部门中电子文件使用套印红头电子模板的均已超过50％，但电子印章通过CA认证的单位只有2个，占6.25％；部门12个，占22.22％。在没有使用电子印章的单位与部门中，系统没有此功能的占70％以上：有此功能没有开通的占10％左右。

2.7多头管理，主体不明。从调查的情况看，电子文件管理的责任人比较分散，管理主体不明确。在参加调查的32单位中，电子文件管理责任人属档案管理人员的26人，占81.25％；文件管理人员的13人，占40.62％；信息技术人员的12人，占37.5％：业务人员的10人，占31.25％；其他人员的1人，占3.12％。