如何加强企业应收账款的管理

胡 艳等

摘要: 在现代社会激烈的竞争机制下,企业经营多以扩大市场占有率为目标,但同时也使得应收账款难以收回所带来的风险已经危及企业的生存与发展,因此应收账款的管理显得尤为重要。为此,在结合实践的基础上,对加强企业应收账款管理的措施进行了简要的探讨。

关键词: 应收账款;管理;意识;思想;模式

中图分类号:F275 文献标识码:A

文章编号:1006-4311(2009)11-0121-03

0引言

应收账款是企业因销售商品、产品或提供劳务等而形成的债权。是指企业因销售商品、产品或提供劳务等原因,向购货客户收取款项或代垫的运杂费等。他属于商业信用的一种形式。[1]

1应收账款在生产经营中的作用

(1)扩大销售,增加企业销售份额。

(2)减少存货占用水平。

(3)激励企业提高产品质量。

但应收账款是把双刃剑,他在给企业带来益处的同时,也必然会带来相应的负面影响:

①应收账款数额的增加会导致流动资产和总资产的增加

②会导致企业短期偿债能力的虚假增加

③可能会侵蚀企业的实际运营能力,导致企业陷入经济危机。[2]

2当前企业应收账款管理中存在的问题

2.1 对往来客户的资信状况缺乏分析与评估

对往来客户的资信状况进行科学的评估是从源头上遏止应收账款增加和形成坏账的重要途径,但目前很多企业为了占领市场,对客户不加以选择,对客户的信誉程度、支付货款能力、财务状况等缺乏必要的科学分析和评估,不能针对不同的往来客户制定不同的信用政策,使企业的应收账款平均收款期延长,资金占用数额增大,坏账损失发生的概率增大。[3]

2.2 应收账款所占比重过大影响资金周转

应收账款在企业流动资产中所占比重过大,严重影响企业的正常资金周转,降低了企业的资金使用效率,使企业效益下降。企业因追求表面效益而产生的垫缴税款及垫付股东分红,占用了大量的流动资金,久而久之必将影响企业资金周转,无法实现既定的效益目标。[4]

2.3 缺乏有效而完善的内部管理制度

财务部门与销售部门往往缺乏沟通,各行其是,销售部门只注重推销,财务部门则只管记账。没有必要的约束机制和激励机制,造成出现问题部门之间互相推诿。再者,企业财务部门在对应收账款管理方面制度不全,帐目不清,长期不与客户对账和沟通,一旦遇到客户发生人员或名称变更等情况,拿不出有力的证据追讨欠款,而且长期帐目不清,易形成欠款超过诉讼时限,使企业利益得不到法律保护,给企业带来不应有的损失。也有一些企业对讨账人员缺乏管理,让一些素质不高的人钻了空子,使收回的资金长期滞留在个人手里。致使企业资金安全性受到严重威胁。[5]

2.4 应收账款使企业的财务费用和企业的管理成本增加

企业为清欠,每年都花费一定物力和财力,增加办公费、差旅费、通讯费、业务招待费和诉讼费等,当企业的应收账款不断增加,大量占用企业流动资金时,就会影响企业正常的生产经营。为了维持资金链不断,企业就要不断地增加融资增加企业财务费用。因此大量应收账款存在,不但有可能害了自己企业,还可能害了银行。[6]

2.5 错失应收账款的追收良机会给企业造成重大财产损失

对应收账款的追收错失良机,让呆帐、坏账等不良资产不断上升,没有及时采取相应措施追债,给企业造成了重大财产损失,从而使企业资不抵债而破产。

3加强应收账款的管理办法

3.1 制定并落实应收账款管理制度

3.1.1制定并实施应收账款分类管理制度

根据应收账款产生的具体原因进行分类。一类客户是基于将在赊销期间的贷款看成是从企业获取的一笔无息或低息贷款的想法而赊销,这类应收账款划分为A类,应重点管理;二类客户是因资金暂时周转不灵,以资产抵押或担保赊销产品而产生的应收款,这类应收账款安全性好,可以划分为B类进行管理;三类客户是由于销售产品和收款时间上的差异而形成的应收账款。属于真正的应收账款,可以划分为C类,不对它进行重点管理。

根据应收账款的账龄进行分类。企业可以根据以往的工作经验将账龄最长,风险最大的应收账款划分为A类,而将账龄最短,风险最小的应收账款划分为C类,其余划分为B类。对应收账款回收情况进行监督,通常通过编制账龄分析表来进行。

根据应收账款的比重进行分类。应将在应收账款中所占比重较大的客户划分为A类,占比重较小的客户划分为C类,其余的为B类。

3.1.2制定并执行应收账款坏账准备制度

按照应收账款余额的一定比例计提坏账准备是避免发生坏账成本带来风险最好的管理办法。

3.1.3制定并落实适当的收账制度

对过期较短的客户,不过多地打扰,以免将来失去这一市场;对过期稍长的客户,可措辞婉转地发函催款;对过期较长的客户,频繁的信件催款,并加以电话催询;对过期很长的客户,定期向客户寄发帐单,在催款时措辞严厉,必要时提请有关部门仲裁甚至提起法律诉讼,或委托收账企业收款。在具体实施收账政策时,要有明确而量化的奖励办法,有发生重大坏账损失问责办法。

3.2 落实应收账款管理专门人员,进行专业分析

财务部门应定期对应收账款的回收情况,账龄等情况进行分析,而不能将所有责任都交给主要负责确定赊销受信额度和资信调查的信用管理部门,这是内部控制的重要环节。财务部门应编制一定期间的对赊销客户的销售、赊销、收账、账龄分析表及分析资料交管理当局。

3.3 应收账款投资分析,确定适当的信用政策

确定适当的信用政策的原因是应收账款在企业的生产经营过程中,有其独特的功能,归纳起来主要表现为两个方面:一方面可招揽客户,扩大销售,扩大市场占有率,增强竞争力;另一方面采取赊销的方式,发生应收账款,可以降低存货的存储成本。

采取赊销方式,可以促进销售,降低存货量,从而降低相应的管理成本、仓储费用和保险费用,达到降低存货储存成本的目的。但持有应收账款的同时,必然为其付出一定的成本,包括:机会成本、管理成本和坏账成本。

根据现代信用管理理论,坏账损失是不可避免的,完全没有坏账损失,反而说明企业的赊销潜力没有完全被挖掘出来,企业进行信用管理的一项重要任务就是在支持销售最大化的前提下,努力将坏账损失降低至合理水平。企业要充分利用应收账款,以达到在竞争中获胜的目的。因此,确定适当的信用政策,便成了应收账款管理的核心内容之一。

适当的详细而具有可操作性的信用政策有:信用期间、信用标准、现金折扣政策。

3.4 进行系统的应收账款融资分析和融资政策

对于企业来说,应收账款融资可以使企业的债权类资产转化为现金,增强企业资产的流动性在企业资金紧张时或者需要大量现金时,采取应收账款抵押、票据抵押或应收账款出售等方式进行融资,可以解决临时的资金困难。

3.5 建立信用管理部门和管理系统以及监控体系

3.5.1建立信用管理部门

一种是财务总监领导下的信用管理部门,另一种是销售总监领导下的信用管理部门。

3.5.2建立客户动态资源管理系统

动态监督客户尤其是核心客户,了解客户的资信情况,给客户建立资信档案,并根据收集的信息进行动态管理,这就是客户的动态资源管理。调查的内容主要有:客户的品质、能力、资本、抵押和条件(C5系统),客户与企业往来的历史记录、客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等等。

3.5.3建立应收账款的监控体系

监控体系包括赊销的发生、进行应收账款跟踪管理服务、对账、逾期风险预警等各个环节。

赊销发生的监控:一般销售业务要经过接受客户定单、批准赊销信用、按销售单供货、按销售单装运货物、向客户开具账单、记录销售、收回资金这样一个业务流程。赊销监控主要发生在接受客户定单、批准赊销信用、记录销售和收回资金流程。

信用部门和销售部门进行应收账款跟踪管理服务:在工作中信用部门和销售部门要相互配合,分清各自在跟踪服务中的职责,达到相互监督,相互促进,提高应收账款回收率,促进企业销售的目的。

做好日常的应收账款对账工作:应收账款的对账工作包括两方面:一是总帐与明细账的核对,二是明细账与有关客户单位往来账的核对。应收账款的对账工作从销售业务的第一笔起就应由销售人员定期与客户对账,并将对账的情况及时反馈给财务部门。营销人员可以按其管理的单位设置统计台账,对产品发出,发票开具及货款的回笼进行序时登记,并可以采用银行对帐单的形式与客户对账,由客户确认,从而为及时清收应收账款打好基础。企业经营者,应将贷款回笼与应收账款工作同销售者的业绩结合起来考察。

发挥内部审计部门的监督作用:内部审计的监督作用主要体现在两个方面,一是不断完善监控体系,改善内控制度;二是检查内控制度的执行情况,检查有无异常应收账款现象,有无重大差错玩忽职守,内部舞弊,故意不收回账款等情况。内部审计对应收账款审计主要应在销货和收款流程,在销货流程检查销售业务适当的职责分离、正确的授权审批、充分的凭证和记录、凭证的预先编号、按月寄出对账单等方面。在收款流程主要应检查收款记录的合理性、核对应收账款、分析应收账款账龄、向债务人函证等方面。

在激烈的市场竞争环境下,企业为了生存,已经越来越多的采用较为优惠的信用条件进行赊销,把存货转为应收账款。赊销是促进销售的一种重要方式,企业赊销会使企业扩大销售,占据更大的销售市场;但是企业应收账款的周转速度,也将直接影响企业的生产经营。当前,许多企业应收账款的增长幅度大于收入的增长幅度,降低了企业资金的利用效果,影响了企业的资产质量,加大了企业的经营风险。我们只有把应收账款管理工作做好,使企业提高资金使用效率,扩大销售市场,降低存货风险和管理开支,才能拉动企业的经济效益不断上涨,提升企业竞争力,使企业更好地生存和发展。