施工企业设备物资竞价采购制度设计与实践

郑小军

一、设备、物资竞价采购制度设计符合市场化机制要求

随着改革开放的进程,国家对钢材、水泥等更多的建筑物资价格的放开管理,各类专业的物资市场不断形成,进一步促使企业物资采购市场化。竞价采购把单位内部的材料供应需求向市场公开要约,规定可以采用公开招标、邀请招标、和其他方式,竞价单位必须多于三家,在材料的采购活动中引入了竞争机制。杜绝了在材料采购活动中个别人员的弄虚作假行为,为企业在采购环节争取到最大的利益。竞价采购的过程符合市场机制的内在要求,具有极强的生命力。

二、制度设计要强调部门协作和预算管理,有助于提升企业整体管理水平和资源配置能力

设备物资竞价采购是一个系统工程。表面看来设备物资竞价采购就是设备、物资部门的事情,其实不然,它是一个职能部门协同完成的管理系统。从物资采购计划的制定、审批,竞价方案的拟定、竞价信息的发布、反馈、商业谈判到最后的报批一系列过程,涉及到技术、生产、物资、计划、财务、决策等部门。各部门的具体分工如下:技术部门负责施工技术设计,明确材料规格型号;计划部门根据设计图纸用量确定材料的价值预算;生产部门根据施工计划确定主要材料用量报出材料计划;物资采购部门根据以上部门提供的资料,对物资采购计划进行审核,按核准量上报主管领导批准。计划批准后进入采购实施阶段。财务部门在物资采购的过程中主要的职责是价格的审核和监督,全过程参与竞价活动,不定时地了解供货单位情况,掌握常用物资价格行情,并且要经常性地与供货单位联系,抽查物资部门采购价格的真实性。以上职能部门在设备、物资采购中相互依赖共同组成设备、物资竞价采购系统,缺一不可,任何部门的缺失或者不作为,就会使设备、物资竞价采购系统运转的停滞,造成制度的缺陷和管理的漏洞,给企业带来不必要的损失。可以说只有部门协同、过程衔接、资料传递合理有序,才能保证竞价采购系统的正常运作。

三、制度设计要抓住设备物资采购活动的重点、难点问题。怎样化最小的成本采购到价廉物美的产品;怎样控制设备、物资采购活动中的舞弊行为,这是采购管理的难题

通过解读制度不难得出设备、物资竞价采购制度正确把握住采购的重点在竞价,难点在控制。既然是采购价格当然是重点,这点不难理解,做好竞价工作就要注重物资价格信息。掌握了足够的信息资源,对物资的挑选余地相对就大,就有可能化最少的资金,得到价廉物美的产品。控制就是要控制过程,具体来说就是要做好两项工作,这就是计划量的控制和价格真实性的控制。计划的控制首先是设计图的控制,怎样做到合理设计、优化设计,在设计的环节解决材料节约的问题。这是制度在材料采购成本管理层面给我们出的一个考题。价格真实性的控制更多地要依赖我们员工的职业素质,但是也要注重外部的监督,制度加强了岗位控制,做到采购、保管、监督等不相容岗位的分离,这点非常重要。具体规定了设备、物资部门主管原则上不参与直接采购,大宗物资要进行联合采购,这样强化了职能部门内部的监督力度。制度也规定了财务监督,明确财务监督是价格真实性监督的重要一环。

四、设备、物资竞价制度执行要达到增加企业效益的目的

设备、物资竞价采购制度最早出现在我公司珊溪施工局,珊溪电站工程是我公司当时最大的在建工程,承建工程总投资5个多亿,设备、物资采购额高达到3亿人民币,包括业主提供设备、物资在内,执行竞价采购率达95%以上,增加企业直接经济效益人民币近仟万元。设备、物资竞价采购制度在我公司在建工程的建设实践中作用也是十分显著。目前,我公司滩坑施工局承担着目前浙江省最大的水电建设项目—滩坑电站工程的建设任务。该单位2008年材料总采购额6336万元,其中竞价采购额5702万元,竞价采购率为90%,采购价格平均降低率4.95%,降低额282万元。通过竞价采购较好地控制了材料成本的增加,为企业取得了良好的管理效益。

五、关于制度实践的几点体会

(一)管理要以制度作保证。物资竞价采购在我公司开展的比较早,通过几年的运行,我们觉得管理要以制度作保证,管理工作的关键在于落实制度。一个制度再好如果没有真正落到实处那也是一张白纸。其实物资竞价采购也参照了政府采购的一些要点,开始执行的时候也遇到过冲突和矛盾。工程施工与政府采购相比有其特殊性,特别是在工程期限紧张的时候,采购过程的时间延长与工程对物资需求时间要求往往发生矛盾,物资采购人员对烦琐的手续也有抵触情绪,这种时候是制度服从工程进度,还是工程进度让步?我们觉得制度的制订是为工程建设服务,为工程施工和经营管理服务的。暂时的、局部的冲突和矛盾不能影响也不应当影响制度的执行,执行制度不能打折扣,如果说真有个别的、暂时的问题也应当在我们今后的工作中得到解决!

(二)制度要靠人来执行。制度再好,也是需要人去保证它的实施的。这里说的人包括两种,一种是决策者;另一种就是执行者。他们之间相辅相成,相互依存,共同保证了制度的执行。很难想象一项制度如果缺少了领导的支持,换句话说这项制度如果领导都不执行,那它会是怎样的一种情形,那一定是形同虚设,废纸一张,这种制度我们叫它为“挂在墙上的制度”。其实这种“挂在墙上的制度”在企业管理实践中很多很多,给企业造成的负面影响不胜枚举。同样的道理,一项制度的落实,如果没有一批高素质、有能力的执行者,光靠个别领导把关,那它的管理作用也同样是不充分的,它的效果也是难以发挥的。一句话,管理就是执行制度的过程,而在这个过程中人是最关键的因素!

总之,设备、物资竞价采购制度是目前我公司经营管理活动的主要制度之一,实践证明它符合市场经济的一般规律,适应我公司企业经营管理的实际,同时也是一个能给企业带来效益的好制度。随着制度本身的进一步完善,在我公司“做大、做强、做优”的经营管理活动中必将发挥更大的作用。制度的推行在施工企业成本管理实践中具有一定的现实意义。