企业现金管理有关问题探讨

王 鑫

摘要:现金是企业的血液和企业正常经营的重要保障。若企业现金周转不畅,偿债能力就差,必将严重阻碍正常经营,危及企业生存。加强企业现金管理对于企业正常生产经营和可持续发展具有重要意义。阐述了我国当前企业现金管理存在的问题,分析了企业现金管理混乱的后果,揭示了形成这些问题的原因,并提出加强现金管理的对策。

关键词:企业;现金;管理;问题

中图分类号:F231.5文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)29-0158-02

现金是流动性最强的一种货币资金,它可以随时用以购买各种物资,支付日常的零星开支等。现金是企业进行生产经营活动的基本条件,是企业资产中流动性最强、控制风险最高的资产,是企业生存与发展的基础。但是,由于企业的现金流动性强,诱惑力最大,极易发生丢失、短缺、挪用或被盗等现象,甚至产生舞弊行为。对企业来说,现金管理是财务管理中最基本、最重要的一项管理,管理的好坏直接关系到企业能否正常生产经营。然而,现金管理的科学性、重要性并没有被企业管理者和财务工作者充分认识,以致在现金管理方面不时出现问题。因此,加强现金管理是任何企业都必须重视的一项工作。

一、企业现金管理存在的问题

(一)虚开发票,骗取企业现金。会计人员利用职务之便,与外部人员串通,在购物时虚开发票,或在作账时虚列工资、奖金等,从而将多支的现金据为己有。

(二)填错记账凭证或错记日记账,贪污现金。在处理涉及现金和银行存款相互存取的业务,会计人员有可能因为忙、不仔细填制记账凭证时,容易出现错误,影响到记账的准确性,另一方面出纳人员在登记现金日记账时故意记错业务发生金额或将其合计数记错,表现为少计收入或多计支出,贪污错记部分。

(三)企业“坐支”现金的情况严重。根据国务院《现金管理暂行条例》规定,各单位的现金收入应于当日送存银行,单位支付现金应从本单位库存现金中支付或在限额内从开户银行提取支付,不得从本单位的现金收入中直接用于支付各种开支。但有些企业未把经营收入中现金收入及时缴存银行而是为了方便直接用于日常经费的开支,“坐支”现金现象严重。

(四)存在“白条”抵库的现象。“白条”抵库,是指用不符合财务制度规定和审批手续的字条或单据顶抵库存现金的做法。这造成盘点现金时账面现金金额与保险柜金额不符。

(五)更改凭证金额,虚构内容。会计人员或其他经办人员利用工作上的便利条件或凭证上的漏洞,乘机更改发票、收据上的金额,贪污相应款项,或通过添加经济业务内容和金额,将现金据为己有。

(六)超额使用现金现象比较普遍。根据国务院《现金管理暂行条例》的规定,现金的开支主要是对个人的各项工资、奖金、福利等开支及出差人员随身携带的差旅费等,其结算限额为1 000元,超过限额的部分应当以支票或者银行本票支付,确需全额支付现金的,经开户银行审核后,才能予以支付现金。虽然就我国目前的实际情况来看,现金支付1 000元的结算限额有点偏低,可操作性不强,但根据该条例的精神,大额支出应尽量避免使用现金。但是在企业中为了方便,在可以使用转账支付的情况下仍大量使用现金支付。

(七)撕毁票据或盗用凭证。会计人员或出纳人员对收入现金的票据撕毁,将现金据为己有;或用盗取发票、收据等凭证向客户开票,隐匿现金,达到贪污的目的。

(八)挪用现金。出纳人员或其他人员采用虚写或涂改现金缴款单日期的方法,不将当天应送交银行的现金及时入账,而将资金挪用,进行体外循环。

(九)账面现金余额过大。现金的库存限额,是指为保证各单位日常零星支付,按规定允许留存现金的最高数。根据国务院《现金管理暂行条例》的规定,单位的库存现金限额一般不超过该单位天至天的日常零星开支的需要量。然而,很多企业月末或年末的现金余额却很大,账面现金余额在万元以上的企业不在少数,甚至个别企业的账面现金余额达到了几十万。

二、企业现金管理混乱的后果

企业现金管理混乱不仅为企业的正常生产经营和资产的安全性埋下了隐患,更为各种违法违纪行为的产生提供了便利,其严重后果主要表现在以下几方面:

(一)极易出现挪用公款的情况。由于出纳手中的库存现金过多,在缺乏监督的情况下,就很容易出现挪用公款和公款私存的情况。

(二)为个人贪污公款提供了可能。由于企业使用大额的现金支付,因此,对现金的去向就难以控制,经办人员很可能利用管理中的漏洞,通过虚开发票、收取回扣等方式贪污公款,谋取利益。

(三)极易造成企业资产的流失。由于“白条”抵库现象的存在以及企业管理者和财务人员的经常变更,企业现任管理者和财务人员往往弄不清楚库存现金中“白条”的性质,也不愿去清理收回以前年度的“白条”。这样一来,库存现金中的“白条”将成为呆滞账,从而造成企业资产的流失。

(四)极易出现违法违规事件。由于企业违规使用现金,如存在“坐收坐支”、企业库存现金超额等现象,一旦被查出,就要承担法律责任。

三、原因分析

企业现金管理出问题的主要原因是没有建立完善的企业现金内部控制体系:

(一)不相容职务分离不清。为了节约费用,有的企业让同一人既做出纳又负责记账,造成职责分工不明确。显然给舞弊行为带来了方便。

(二)企业领导和财务人员法律意识淡薄,不熟悉财经法律法规。

(三)审批制度不严格。企业没有针对货币资金业务建立严格的授权审批制度,或者虽建立了严格的授权审批制度却不严格执行。导致各种票据的购买、保管、使用、背书转让及注销等环节的职责权限和程序混乱,财会人员支出货币资金不经过严格的审批,公司及法人章沒有妥善管理等。

四、对策

(一)建立完善的现金内部控制制度

内部控制是防止企业舞弊行为的最有效方法,可以保证企业所有活动都是在主管人员授权情况下进行的。根据内部控制的要求,单位在确定和完善组织结构的过程中,应当遵循不相容职务相分离的原则,单位的经济活动通常可以划分为五个步骤:即授权、签发、核准、执行和记录。在企业现金管理方面内部控制尤显得重要。企业现金管理可以在以下几个方面进行内部控制。

1.现金业务不相容职务分离控制。所谓不相容职务,是指那些如果由一个人或一个部门担任,既可能弄虚作假,又能够自己掩盖其舞弊行为的职务。任何企业都应当避免只由一个人去办理现金业务的全过程。确保办理现金业务的不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督。

2.现金收支的控制。企业必须按照国家规定的现金管理制度和结算制度加强现金管理,接受银行监督。财会部门为企业现金管理的职能部门,应该建立现金管理责任制,配备专职出纳人员,负责办理库存现金的收支和保管业务,企业非出纳人员不能经管现金收支业务。现金控制的要点着重有:审批、审核、收付、复核、记账、核对、清点、清查。其中,“审批”、“核对”和“清查”最为重要。现金管理需要业务部门、财会部门、清查小组联合控制。首先由业务部门原始凭证审批,可以保证经济业务的真实性、合理性和合法性,是控制的第一关;其次由财会部门进行账账核对,可以保证现金收付和会计核算的正确性,是及时发现现金收付和现金账务记录错误的主要环节,对于保证会计、出纳人员工作质量具有重要作用;再次由清查小组进行库存现金清查,可以保护现金安全完整,是保护现金实物安全完整的最后一环节。

3.账实盘点控制。通过定期或不定期对现金进行盘点,由出纳盘出现金的实存数额,会计复核,并与总账的现金数额进行比较,看二者是否一致,然后填制《现金盘点表》。尤其是不定期盘点给现金相关岗位产生一种无形、无时无刻、无不存在的压力。

4.库存限额控制。库存现金的限额是指为保证各单位日常零星支出按规定允许留存的现金的最高数额。库存限额控制是利用核定企业每日货币资金余额,超过库存限额的货币资金送存银行或汇交某一银行账户,从而降低货币资金安全性控制风险的一种方法。利用此方法还能高度集中货币资金,统筹使用,特别适用于货币资金短缺的企业。

5.建立健全现金开支授权审批制度。企业应明确规定特殊授权审批及一般授权审批的范围、审批人、权限、程序、责任等内容,确保各级管理层在授权的范围内行使职权和承担责任,明确本单位现金开支范围,制定各种报销凭证,并要求各部门在日常工作中严格执行,保证各项经济业务均按规定的程序处理。

(二)提高财会人员职业道德水平和业务素质

提高财会人员职业道德水平和业务素质是保障企业现金安全的基础。财务部门应经常组织财务人员进行职业道德教育和财务知识培训,更新他们的知识,提高会计核算水平,使他们熟知会计法及各种财务、财政法规,并深刻认识到舞弊行为给企业和个人带来的严重后果;教育财务人员应坚决抵制各种违纪、违规现象,严把现金关,确保企业现金能够得到及时、合理的使用。

总之,企业加强现金管理,应当结合自身的生产经营特点,制定相应的控制和监督检查制度,确保货币资金的安全性、合法性和效益性。加强企业现金管理有利于实现企业管理目标,对促进企业健康发展具有重要意义。