简析“组织结构设计”

张 霄

摘要:在组织目标实现的过程中,组织结构起着很重要的作用,组织结构设计的内容、程序、原则等对组织的发展至关重要。

关键词:组织结构;内容;程序;原则

中图分类号:F272.92文献标识码:A文章编号:1006-8937(2009)18-0095-02

一个组织的存在,是为了达成一定的目标,在这个目标实现的过程中,组织结构起着很重要的作用。在这个组织的建立之初,管理者会根据这个目标来制定实现这些目标的战略,确定这个组织的各个组成要素的排列——结构。而组织结构的存在保证了在实现组织目标过程中员工活动的秩序性和协调性。任何组织的最高管理者必须保证本组织的结构能够适应发展战略的要求,而为了达到这个要求,同时由于组织面临的环境的复杂性,组织结构要注重进行调整和改革,所以组织结构的设计就显得尤为重要了。文章将从组织结构设计的概念、内容、程序、原则等方面来展开分析:

1组织结构设计的概念

组织结构的设计是一个复杂的问题,在进行组织结构的设计之前,要考虑组织和组织结构。

1.1组织与组织结构

组织是指职责、许可权和相互关系得到安排的一组人员及设施(GB/T19000─ISO9000:2000),组织意味着一个正式的有意形成的职务结构或职位结构。

组织结构是指人员的职责、许可权和相互关系的安排(GB/T11000─ISO9000:2000)。

在现代社会,组织的类型和种类越来越多。同时,由于组织规模的不断扩大,组织面临的内外环境的日益复杂,组织结构显示出来的作用也越来越突出,越来越重要。主要是因为组织结构是企业资源和权力分配的载体,在企业的员工——人的能动行为下,通过信息传递,承载着企业的业务流动,推动或者阻碍着企业使命的实现。许多管理学家在分析组织活动成败的过程中,得出这样的结论:一个组织生命力的强弱往往与它的组织结构有直接的关系。组织结构合理,就会发挥巨大的“群体效应”;而组织结构不合理又会造成目标分散和力量的耗散。正是由于组织结构在企业中的基础地位和关键作用,组织结构的设计才显得尤其重要。

1.2组织结构设计的概念

所谓组织结构设计,就是为了保证组织目标的实现,使组织现有的资源能最大限度的发挥作用,对组织内各个要素的职务范围、权利、责任、架构进行确立、调整的过程。对这一概念的理解我们可以从以下方面去理解:

①组织结构设计存在的目的,是为了保证组织的目标的实现,使现在的组织要素组合起来能发挥发挥1+1>2的整体效应;②组织结构设计其实是对组织的各个要素重新进行安排的过程,是对各个要素的位置进行优化安排的过程;③组织结构设计能使现有的人力、物力资源发挥最大限度的作用。

2组织结构设计的主要内容

恰当的设计组织结构,对于实现组织的目标是十分重要的,我们在进行组织结构设计时,必须正确考虑6个主要内容:职能设计、框架设计、协调设计、规范设计、人员设计和激励设计。

①职能设计。在组织结构设计时,首先应该考虑的是职能设计。职能是指人、事物、机构所应有的作用。从人的职能角度讲,是指一定职位的人完成其职务的能力;事物的职能,一般等同于事物的功能;而机构的职能一般包括机构所承担的事务、职权、作用等内容。职能设计指的是设计企业的经营职能和管理职能。企业作为一种组织形式,要根据它的发展战略和目标来设计经营、管理职能。企业的职能定位是否合理,将直接影响组织结构发挥作用。

②框架设计。框架设计在企业组织设计中占据了一个主要部分,运用较多。其内容简单来说就是对组织的纵向结构、横向结构以及职能结构的划分。纵向结构指的是管理幅度和管理层次的划分;横向结构指的是组织内部门的划分;职能结构是对职权的划分。

③协调设计。协调设计是指对组织内的各个构成的协调方式的设计。在一个组织内,要有分工,更要有协作。框架设计研究的是分工,协调设计研究的就是协作。而做同一件事,协调的方法不同,得到的结果也会有差异。协调方式的设计就是要保证组织内已经分工的各个层次、各个部门之间怎样进行合理的协调、联系、配合,才能保证各个层次和各个部门高效率的配合,发挥管理系统的整体效应。

④规范设计。规范设计就是组织内的管理规范的设计。管理规范就是企业的各种规章制度,它是管理实施过程中的准则。组织结构设计最后还是要以规章制度来体现,进而落实到实处。通过管理规范能保证组织内的各个构成要素,按照统一的要求和标准进行配合和行动。

⑤人员设计。人员设计就是组织内的管理人员的设计。管理者是将企业的组织结构设计成为现实的基础,因为每一项设计都要管理者去执行。所以,按照组织设计的要求,必须进行人员设计,根据人事相匹配的原则,配备相应数量和质量的人员。

⑥激励设计。激励设计就是在组织中设计相应的激励制度,定期或不定期的对管理人员进行激励,以保证他们的工作积极性。激励包括正激励和负激励。正激励包括工资、福利等,负激励包括各种约束机制,也就是所谓的奖惩制度。激励制度一方面可以很好的调动管理人员的积极性,另一方面也能防止一些不正当和不规范的行为。

3组织结构设计的程序

①确定组织的发展战略及目标。组织的发展战略和目标是开展组织结构设计时首先要考虑的因素,因为一个以制造为主的企业和一个以贸易为主的企业的组织结构是必然不同的,同时,组织的主要资源分配的方向决定于组织的战略和目标,而组织结构设计的目的就是为了更合理的利用组织的现有资源,达到整体资源使用效益最大化,进而实现组织的发展目标。所以,组织结构必须能够支撑组织的战略发展要求。

②根据组织目标来确定企业的业务流程。组织的目标是企业发展的方向,为了实现组织的发展目标可以确定企业应该要开展的业务内容。将业务内容进行分类,明确各个类别的大致范围和工作量,确定企业的业务总流程。使总体业务流程优化,才能保证业务内容的顺畅完成。

③根据组织的业务流程来确定组织的结构框架。ISO9000称:业务流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。

组织的结构可以分为纵向结构和横向结构,即承担各项管理职能和业务的各个管理层次、部门、岗位。而业务流程就是业务内容在这些管理层次和管理部门中的输入和输出的相互关联或相互作用的活动。组织结构的管理层次和管理部门就可以通过业务流程来确定。

④确定组织结构框架下每一个工作岗位的权责体系。在组织的纵向结构和横向结构中,有许多的工作岗位。根据组织最简化原则,每一个工作岗位的工作内容都应该是不同的,所以,要针对着每一个工作岗位,确定它的工作内容、权限范围、责任范围。权责范围的明确可以保证工作人员各司其职、各负其责。

⑤配备合适的工作人员。工作岗位的权责体系确定后,就可以有意识的配备合适的工作人员了,毕竟,所有的工作、业务都要靠工作人员来执行。合适的工作人员意味着工作人员的数量和质量都和工作岗位的要求相匹配。另外,根据现代人力资源管理理念,要对所有的工作人员(包括中高层管理者和一线工作人员)开展定期定量的培训,使他们的理论与实践都能与时俱进,以便更好的胜任本职工作。

⑥制定组织关系图,并配备文字说明书。一个管理规范的组织应该在组织结构设计完成后,制定组织关系图,下发到组织的各级管理者手中。除了这个组织关系图外,还要配备文字说明书,要说明组织的各级结构以及各自的职能、权责范围、业务流程、组织的管理原则等。

⑦反馈和修正。组织结构设计完成运行后的半年或一年后,要将组织结构运行中反映出来的各种信息反馈到前述各个环节中去,定期或不定期地对原有组织设计做出修正,使之不断完善,不断符合新的发展的需要。

4组织结构设计的原则

①目标的原则。组织目标的实现要靠组织来完成,组织结构的存在是为完成组织目标服务的。达成组织目标是组织结构设计的最终目的。那么,在设计组织结构时,就要围绕着怎样利于更快、更好的实现目标进行。

②精简效能的原则。在设计组织结构和确定工作岗位时,在保证工作目标能顺利实现的前提下,要尽量的减少组织结构的层级或个数,剔除不必要的工作岗位,使整个组织能做到结构最简化,人员最少化,最大限度的降低组织的管理成本。

③权责对等的原则。在现代组织中,为了提高工作效率,分工越来越细。分工的细致化意味着要明确每一个部门的职责范围,同时,也要赋予其完成职责所必要的权力,两者必须要协调一致,做到责任明确、权力恰当。

④组织结构设计优化的原则。组织结构设计好之后并不是一成不变的,因为组织的内部环境和外部环境都处在不停的变化之中,为了适应内外环境的变化,组织结构本身也要处在一个动态的变化之中,因时而变,因事而变。这就像没有包治百病的良药一样,也没有万能的组织结构可以永恒不变。所以,要注重对组织结构的优化。

⑤正规化的原则。在组织结构设计的过程中,要求运用正规化的原则来对它进行设计。同时,要针对组织中的每一个岗位界定它的职责并书写规范化的岗位说明书。另外,还要制定组织的各种规章制度,使整个组织的运行保持一种有章可循的状态。

⑥因人设职和因事设职相结合的原则。组织结构设计的根本目的是保证组织目标的实现,使目标活动的每项内容都落实到具体的岗位和部门,使“事事有人做”,这就要求要因事设职,保证工作的完成;另一方面,在组织设计的过程中要保证人尽其才,这就要求因人设职,使“有能力的人有机会去做他们真正胜任的工作”。这两个方面在组织设计时必须都考虑到。

⑦适用的原则。组织结构设计时,要考虑到它是否适用。要保证设计好的组织结构能适应企业的执行能力和一些好习惯,使员工使用时容易上手,而不是为了适应组织结构而阻碍正常工作的开展。

以上原则只是组织结构设计的一般性原则,在组织设计的过程中,应该具体问题具体分析,针对组织的特殊情况,明确其他的特定的原则。

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