关于企业会计电算化环境下的内部控制

任旭波 张 彦

[摘 要]企业目前大部分都已经建立了电算化会计系统,这使得企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化,会计核算的速度、准确性和可靠性得到了巨大的提高。但是也应该看到电算化的快速发展在给企业带来巨大效益的同时,也给企业内部控制制度带来新的问题,提出新的要求。如何建立电算化会计电算化信息系统内部控制制度就显得十分必要。

[關键词]会计电算化 内部控制 风险

作者简介:任旭波(1979年7月-),内蒙古通辽市人,通辽热电有限责任公司财务科;张彦(1979年6月-),吉林省吉林市人,东北电力学院经济管理学院企业管理专业研究生。

众所周知,企业的内部控制是保证企业正常经营的基础,内部控制的好坏直接关系到一个企业的经营成败。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,它是一个用电子计算机代替手工,实现记账、算账、报账、查账等过程,并替代部分需由人脑完成的对会计信息(数据)的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。本文通过分析会计电算化系统对内部控制影响的基础上,提出了完善会计电算化系统内部控制的一系列措施。

一、会计电算化环境下开展内部控制的必要性

随着会计电算化信息系统的发展,我国也越来越重视对内部控制的研究,并发布了一系列规范和指导意见,促进了企事业单位内部控制的建立和完善。可是仍有许多企业还未意识到电算化下内部控制的必要性和重要性。在电算化下,原有的许多业务处理程序被大大简化,大部分处理由计算机完成,手工条件下的一些内部牵制措施无法执行,会计人员无法直接参与管理和控制,导致会计业务控制效率低下。同时实施会计电算化以后,会计人员的职能划分发生了很大的变化,以电算化系统主导型的业务处理,会计人员的职能开始从核算型向管理型转变。相关会计人员既可从事数据的输人,又可负责数据的输出和报送。如果不加强内部控制,就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改,对处理结果进行操纵,从而加大了出现错误和舞弊的风险。从我国目前会计电算化发展的实际可以看出,企业不重视电算化会计信息系统的内部控制建设,从而使电算化后,企业经营失败、会计信息失真及不守法经营行为时有发生。面对我国企业电算化内部控制总体薄弱的客观事实,如何根据自身特点,寻求建立和完善电算化会计内部控制的措施,己经成为我国多数企业实现会计电算化必须重点考虑的课题。为了适应国际化的发展,适应全球经济的发展,我国会计电算化必须跟上国际的步伐,带来的挑战将是前所未有的,所以也要求我们必须加强内部控制。

二、会计电算化环境下给内部控制的带来的影响

在会计电算化环境下由于会计信息处理方式和方法的计算机自动化,这使得会计业务处理程序和工作组织等各方面发生了质的变化,由此引发会计的内部控制体系也出现了一些新的问题。

(一)计算机数据处理方式变化带来的问题

在电算化会计中,计算机输出的数据是在程序控制之下进行的,对输入的数据自动进行加工和处理,并储存于磁性介质上。很多错误没有办法发现。因此,必须由人工事先进行审核原始数据再输入计算机,一旦原始数据发生错误或者输入错误,计算机无法识别,将会造成输出失真的会计信息。正因为如此,对电算化内部控制提出了新的具体要求:所有的数据处理方法和过程都必须规范化,并保证其准确性,这样才能保持会计信息质量的真实性、准确性和完整性。

(二)信息存储在磁性介质上,易于修改问题,容易造成计算机犯罪

与手工条件下相比,电算化会计数据和信息都存储在磁(光)性介质上,极易被篡改而不留任何痕迹,不象手工在纸介质上修改困难,修改会留有痕迹。另外,电磁介质易受损坏,一旦损坏,损失比较大。而随着数据库技术的提高,数据高度集中,一些不法人员有可能通过计算机和网络窃取数据文件或者销毁数据。发现计算机舞弊和犯罪的难度较大,具有很大的隐蔽性和危害性。如何使磁性介质上的数据安全可靠、防止数据被非法修改是一个非常重要的问题,也对我们提出了新的要求。

(三)Interne对电算化会计信息系统的影响

Internet在会计软件中的应用对电算化会计信息系统的影响是革命性的。网络系统的开放性、分散性、数据的共享性等方面大大超过了以往的系统,网络的应用在很大程度上弥补了单机电算化系统的不足,极大地改变了以往计算机会计信息系统的应用模式,使电算化会计系统的内控制度更加完善。扩展了系统运行的环境的同时也给计算机会计信息系统内部控制带来新的问题。尤其是网络病毒和黑客攻击的可能性更大,对此我们更应当给予充分的重视。

三、加强会计电算化内部控制的措施

要完善电算化环境下企业的内部控制可以从计算机会计系统的建立和运行过程来进行控制,主要针对系统开发和实施的控制、对计算机会计系统各个部门的人员和组织管理控制、对计算机会计系统日常运行过程的安全控制和操作控制以及加强内审等。

(一)系统开发和维护控制。企业是用电算化会计系统,不论是自行组织开发还是购买商品化会计软件,都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。目前我国已经颁布的有关国家标准和规范主要由财政部1996年颁布执行的《会计电算化管理办法》共十二条,对会计电算化管理进行了基本规定,而《会计核算软件基本功能规范》对于软件的质量做出了规定,《会计电算化工作规范》对会计电算化工作做出全面规定等。按标准和规范开发的电算化会计系统可以使企业会计系统更加可靠、更加完善,并且有利于系统的发展和更新。

(二)系统安全控制。系统的可靠性、信息的安全性及信息处理的正确性都倚赖于强有力的安全控制。影响系统安全的因素很多,电算化的外部环境、工作失误、计算机病毒以及舞弊犯罪活动等。外部环境尤其注意电源安全,保证不断点,安装不间断电源;同时要有适当的温度和湿度,太高太低的温度都不能让系统正常工作;数据安全控制方面一定要在存储和备分数据时候,一定保护好数据不被破坏,使得数据能够恢复到最好的状态;软件的安全,防止病毒的入侵,防止软件别串改,要使用防毒工具,不是用盗版软件等。

(三)操作控制。操作控制是通过制定严格的、标准的操作规程,并认真地加以执行来实现的,操作人员有严格的权限限制和密码控制,上机前做好各方面准备工作,对输入的信息进行严格的审核,凭证和报表信息要认真检查确认。储存的文档资料要有领导审批才能调阅。

(四)电算化系统的实施控制。建立相应的数据输入控制方法,比如科目代码限制,平衡控制等。人员操作时候,实行牵制制度,互相验证、重复输入逻辑控制,顺序校验等过程控制;输出和处理过程控制主要通过审核的程序,和人员的控制。

参考文献

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