数据库在出版管理中的应用

陈　勇

数据库技术是计算机科学中发展最快的领域之一，被广泛地应用于各行各业的日常管理工作之中。但是，在目前出版工作中却很少有一个将出版业各个环节整合到一起的高效的出版社管理数据库系统。笔者的校对稿件管理数据库就是基于想把出版业各个环节进行全面整合而设计完成的。本数据库是校对稿件管理数据库，但也可以直接用于编辑稿件管理或扩展成管理整个出版社的数据库。

本数据库是选择Microsoft Access和Microsoft Excel，来制作校对稿件管理数据库的基本结构及其数据的提取分析。基于Access数据库建立的校对稿件管理数据库中包括三个基本结构表：设计明细表、校对员接稿明细记录、校样名称明细表。并且在表与表之间建立了相应的逻辑关系。以下部分就着重介绍本数据库的三个基本表的结构和如何建立表的联系。

首先是设计明细表的基本结构。即它包括的字段，关键字、数据的存储格式等内容。设计明细表所包括的字段有书名、丛书名、全书页码、每面字数、全书总字数、印刷厂、稿件类型、版面设计员，责任编辑、编辑室、版面备注、书稿进入校对科日期，书稿离开校对科日期。根据每个字段所需要输入的数据，本人规定不同的字段采用相应的数据类型，如书名、丛书名、全书页码、印刷厂、稿件类型、版面设计员，责任编辑、编辑室，采用的是文本格式来进行数据的录入，因为这些数据多是以文本形式出现的。在这些字段中书稿进入校对科日期和书稿离开校对科日期两个字段，由于涉及到日期的录入，因此采用了日期／时间的数据类型来对其进行表示。这两个日期是用来作参数的，主要是用来看看图书在校对科的加工时间有多长，实际工作中往往不填写。

其次是校对员接稿明细记录的基本结构。它所包括的字段有：校对员、校样名称、校次，差错总数、质疑数字、质疑单、差错百分比、发样日期、要求完成日期、实际完成日期、备注。校样名称是指每次发出校样时的名称，采用的数据类型是文本格式。由于工作中每次校样发出时校样情况都有不同程度的变化，尤其是校样在字数上的变化(字数变化的原因有多种，例如在二校后编辑加工后增加了字数，三校要进行核红增加了字数，通读校次的字数增减等等)；因此，每发一次校样要对校样重新取一个名称，并保证校样名称在数据库表中是唯一的，并且记录下本校次的校样字数。通常三校一读的校样取名可以用阿拉伯数字“1，2，3，4”直接加在书名后，就成为了校样名称。

再次是校样名称明细表的基本结构。正如设计明细表和校对员接稿明细记录是对书稿的基本信息和校对员的基本工作情况等信息进行的数据记录。校样名称明细表是有关校样方面的数据记录。该表结构相对简单，所包括的字段有：书名，校样名称，校样页码，校样字数，校样最终字数，增加字数原因。在校样名称明细表中，书名和校样名称这两个字段，要求和前两个表中的书名和校样名称的数据类型要求是完全一样的，都是文本格式。取名规则也是完全一样的，并且要求前后各表中取名一致，不能混乱。校样页码采用的是文本类型，校样字数、校样最终字数、增加字数原因等采用的是数字类型。

本数据库的三张基本的数据库表文件，足够用来存储通常出版社校对工作_中所需要的全部数据，特殊的数据如果要记录进数据库，各出版社可根据自己的需要对本数据库中的字段进行增减，在这方面也完全能体现出Access数据库的方便灵活性。但是，这些数据虽然已经记录进了数据库，仍然很零散，不利于数据的整体管理、查询和提取。要想建立起一个有整体体系的Access数据库，使所有数据都成为一个有规律的储存形式，就要把三张表文件建立起一个相互关联的关系。

要想把校对稿件管理数据库扩展成适应于对整个出版社进行全面系统管理的数据库，只要在本数据库的基础上增加一些相应的部门管理数据库表就行了。例如，增加发行管理数据库表和编辑部管理数据库表，就可以形成一个基本的出版社管理数据库系统。进一步还可以根据各出版社的不同需要增加版权管理数据库表、人力资源管理库表、印刷材料管理数据库表等等。运用这种方法一步步地把校对稿件管理数据库进行扩展和细分化，使出版社管理数据库不断完善以适应不同出版社管理的需要。我们也可以根据情况，使用Access数据库软件分别建立几个小的数据库，如出版部管理数据库、发行管理数据库、校对稿件管理数据库、编辑部管理数据库以至于版权管理数据库等几个部门管理数据库系统，分别管理。在需要时把几个库合并起来进行数据的整体管理，从而使出版社的管理变得更加灵活方便。