刍议高校教学秘书工作

李 卓 蒋 涛

摘要: 教学秘书是高校教学管理系统的有机组成部分,本文对高校教学秘书工作的角色定位,以及影响教学秘书工作质量的因素进行了分析,并探讨了提高教学秘书工作质量的途径。

关键词: 高校教学秘书角色定位工作质量

一、引言

提高高校教学质量,培养高素质的优秀人才是当前高等教育改革的重中之重。提高教学质量离不开一支高水平的教学管理队伍,管理出水平,管理出质量。教学秘书集管理、协调、服务于一体的工作职能在很大程度上决定和影响着校院两级的教学管理工作。然而,随着高校的扩招,为了在有限的时间内提高教学质量、扩大知名度,不少高校把主要精力用于师资队伍建设或硬件建设方面,忽视了对教学管理队伍的建设,从而导致了教学秘书队伍长期存在人员结构不合理、业务水平不高等现象。笔者担任教学秘书多年,深感提高教学秘书工作质量在当前形势下的必要性。笔者对高校教学秘书工作的角色定位,以及影响当前高校教学秘书工作质量的主要因素进行了分析,探讨提高教学秘书工作质量的途径,以期引起高校各级领导对教学秘书工作的重视,从而有助于高校教学管理水平的稳步提高。

二、高校教学秘书工作概述

教学秘书工作是高校教学管理系统的有机组成部分,是课内外各项教学活动有序运行的有效保证和有力支撑。院(系)教学秘书工作从属于学校教学管理部门,接受学校和本院(系)教学院长(主任)的双重领导,贯彻执行党和国家的教育方针与校院两级的教学指导思想、指示,确保院(系)教学工作的正常进行。

三、影响高校教学秘书工作质量的主要因素

教学秘书是最基层的教学管理干部,是教学管理的主要执行者,他们的工作质量与效果直接影响着教学工作的顺利开展,对教学质量和教学效果的提高起着举足轻重的作用。然而,下列因素常常对教学工作造成直接或间接的不良影响。

(一)整体素质因素。

教学秘书队伍的成员来源渠道不一,从事高教管理专业的人员非常少,而真正能够胜任这个岗位要求的人更是不多。他们或是经验丰富而学历层次过低,或是具备一定的学历、职称但业务不熟、操作能力差。由于整天深陷于繁杂的日常事务,他们根本无法抽出时间去学习、深造,而且他们在职称、职务、评奖、学习、培训等方面的机会也相对较少,从而造成这一领域“学历、职称、素质”方面的断层,也导致大多数高校的教学秘书队伍的整体素质不高。

(二)工作队伍的不稳定因素。

教学秘书人员流动过快、待遇与工作效益失衡、晋升机会少是教学秘书工作队伍的几大不稳定因素。其实,教学秘书要能较好地胜任工作,至少须经历一到两年的熟悉期。这一岗位人员频繁地更换,会使工作缺乏连续性,教学管理质量也就很难保证。而在整个教学队伍中教学秘书往往处于“弱势群体”地位,部分高校尚未建立优胜劣汰的教学秘书人事竞争机制,也未健全、明确教务秘书的岗位职责,因而在各种奖励、评优机制中,教学秘书的利益常常不大被重视。而从工作的专业性和技术性及工资待遇来讲,他们又无法与教师或其他行政人员相比。这也就直接导致很多同志不愿从事或继续安心从事教学秘书这一工作,一些学历高、能力强的教学秘书或转为教师或调离岗位,进而导致工作队伍的不稳定。

(三)管理水平不高,工作方法欠规范。

大部分教学秘书在上岗前并未要求需掌握现代管理科学知识和高等教育教学管理理论,了解学校的各种教学管理规章制度和本学院专业相关知识,也就无法用理论来指导实践。且大部分教学秘书的工作仍沿用传统的经验型和口头型的工作模式,基本还处于一种浅层次的、粗放的管理手段,缺乏科学的管理方法和手段。更有甚者,由于工作量大面广,部分教学秘书未遵循规范的工作程序和方法,工作中多“应付”少“筹划”,具有极强的随意性,这也就极大地影响了教学管理工作的开展。

四、提高教学秘书工作质量的途径

高校教学秘书的工作质量和教学效果的提高是相辅相成的,对高校人才的培养也起着一定的作用。高校要提高教学秘书的工作质量,笔者认为,当务之急是做好以下几方面的工作。

(一)加强教学秘书队伍建设。

1.领导重视,激发教学秘书的潜在能量。高等教育早已由精英教育转变为大众教育,学年制也逐步过渡为学分制管理。长期以来传统思想观念所决定的教学管理水平的滞后也应与时俱进,有所改善。要提高教学秘书的工作效率,首先各级领导应重视教学秘书队伍的建设。这包括合理地选聘人员,确保其基本素质和业务能力达到一定水平;充分肯定和评价教学秘书的工作业绩,建立健全工作质量考核评价制度,从德、能、勤、绩四方面对教务秘书进行考核评价,并将考核结果与奖惩聘用挂钩;实行目标绩效管理,充分体现“多劳多得,奖惩分明,奖优罚劣,以奖为主”,最大限度地调动教学秘书的积极性,激发其潜在能量。

2.加强教学秘书的培训和学习。随着高等教育的向前发展和教学改革的不断深入,各类教学管理的新思想和新技术不断涌现。高校教学管理部门要主动适应这种变化,适时通过召开教学管理研讨会、组织观摩交流、进行经常性的在职培训、支持攻读高层次学位等方式,加强对教学秘书的教育、管理、计算机科学等方面知识的补缺更新,使他们及时了解教学管理的前沿动态,习得先进的理念和技能,为教学服务。

(二)自我完善,提高各方面的能力。

高校教学秘书是一个特殊群体,长期以来被冠以“高级保姆”这一尴尬的称呼。教学秘书必须摆正位置、加强学习、提高素质。总的来说,教学秘书应该自我完善、提高以下几个方面的能力:

1.统筹管理能力。高校教学秘书的统筹管理能力,主要体现在以本部门的工作计划为中心,根据上级组织的各项方针、政策、法规得当地安排工作,切实完成各项工作任务,同时调动广大师生的参与热情和积极性,并取得一定的成效。教学秘书不能等同于高校的一般办事员。教学秘书是整个教学活动的参与者和组织者,而在每项看似琐碎无章的事务性工作背后,处处有章法、有原则、有讲究。高校教学管理工作所呈现的多样性和复杂性要求每一位教学秘书应精心设计,认真组织,做到事前有计划,计划有余地,并将每一项教学要求都落到实处。所以,高校教学秘书的科学的统筹管理能力对学校的发展起着举足轻重的作用。

2.沟通协调能力。因为工作的需要,教学秘书经常要与本校的师生、本校和兄弟院系的相关职能部门联系,为了得到他人的理解和支持,为了捕捉各方面的必要信息,为了获得他人的鼎力相助,为了建立相互间的融洽关系,教学秘书务必须具备有效的沟通协调能力,并对整个教学工作有充分细致的认识,能从全局考虑问题,通过与他人不断的沟通和协调,消除各种矛盾和冲突,以充分发挥相关部门和师生员工的主动性和创造性。

3.现代化办公应用能力。信息化程度的提高和现代化设备在教学改革中的普遍应用决定了传统的办公方式和手段已成为历史,办公自动化成为管理现代化的基本条件,不断升温的环保热潮也预示着无纸化办公的普及。教学秘书是教学管理信息的收集者、加工者、使用者和传递者。如何避免重复劳动,如何减少工作量,如何降低出错的机率,如何及时了解教学动态……这些一直是困扰几代教学秘书的问题。所以,新时期的教学秘书应能熟练使用计算机进行字表处理、网上办公、数据库语言等,对师生的档案、学生的学籍、成绩的统计分析、课程的编排等大量的信息和数据进行科学化、规范化的管理,从而在极大地减轻工作强度的同时不断地提高工作效率。

4.开拓创新能力。“真正的管理人员永远是个创新者。”这是美国一位著名管理学家的重要论述。作为教学管理人员,教学秘书首先应充分发挥潜力,放开眼界、勤于思考、勇于探索,学习和借鉴各地教学管理的先进理念,提高自身的理论修养水平,用理论指导实践,开展或积极参与教育教学管理研究,提高管理能力与研究能力,设计自己的教学管理方案,开拓新的教学管理途径,做到管理创新。其次要注重不断总结,发挥自己的主观能动性,改进工作方法,利用优化手段进行质量管理,使工作有条不紊,从而达到最好的效果。

教学秘书工作是高校教学管理工作的重要组成部分,是稳定教学秩序、提高教学质量、培养德智体全面发展的高素质人才的基本保障。随着高等教育教学改革的不断深入、高校办学规模的迅速扩大、办学层次与类型的日益增多,高校各级领导和有关部门都应正确认识教学秘书工作的性质、地位、职能、任务,结合本校实际建设好这支队伍,以提高其工作质量、发挥其在全面推进本校发展中的积极作用。

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