档案管理工作目前情况的调研分析

王玉峰 孙立莲

档案管理是企业提高文化软实力建设的重要组成部分。随着全局经济和社会事业的快速发展,档案工作在功能定位、基础设施、资源建设、现代化管理等方面面临着新情况、新问题,特别是在履行公共服务职能方面的问题日益突出,难以适应公共服务的需要,为此要进一步提高档案提供公共服务的能力,切实发挥档案机构的作用。

一、对我局档案工作的基本评价

2006年以来,林业局认真贯彻《中华人民共和国档案法》和《黑龙江省档案管理条例》,努力完善档案机构建设,推进档案软硬件条件改善,做好档案管理日常工作,取得了一定成效。

一是强化档案管理机构和健全工作网络。档案科履行对本局机关和基层各单位的档案工作进行监督指导职能,档案管理工作逐步规范。二是建立了各项制度,进一步明确了档案管理的基本工作要求,确保了档案管理的规范化和制度化。三是规范档案管理职责。制定相应的档案人员岗位责任制度,档案人员都能认真做好档案的日常收集、整理、管理工作,做好档案借阅和利用情况的登记。每年通过单位自查等方式开展档案年检,提高档案管理整体水平。四是档案利用工作有所推进,档案利用率有所提高。五是信息化建设有所推进,进一步开发了档案信息资源,提高了档案的社会利用率,较好地服务了林业局的各项工作和职工群众。

二、存在的困难和问题

档案作为特殊的信息载体,有着原始性、真实性、完整性、严肃性和长期性的特点,档案的收集又涉及各项工作的全领域和全过程,具有很强的程序性、规范性和权威性要求。虽然我局的档案管理工作已经取得了一定的成绩,但与当前林区的社会经济发展和档案现代信息化发展要求还存在相当的差距。

1.档案管理意识不够强。一是部分同志对档案管理工作缺乏应有的重视和关注。对本职范围内档案工作职责不明确,较少过问档案工作,对有关档案的法律法规和业务知识了解不深,导致有的单位和部门的档案管理问题得不到解决,人、财、物保障不足。二是部分单位和部门之间档案管理工作不平衡。有的单位、部门的档案管理不够重视,除业务线上较重视的公文、财务、执法档案相对规范外,如科技类(包括科学研究、设备仪器、基本建设、产品资料等)、文化类(包括各类文化活动、历史资料、非物质文化遗产等)及经济活动档案(如合同等重要文书)在现阶段发挥重要作用的档案管理问题较多。有的单位、部门档案管理水平高低不均,差距较大,并且有相当一部分领导和单位还没有意识到差距存在,没有及时落实措施加以改进,导致全局档案管理工作发展不平衡。三是档案工作宣传方法较少。档案管理是一项默默无闻的工作,是功在当代、利在千秋的工作,很难在短期内体现出业绩和作用。由于宣传的活动和载体不多,相关知识和新闻很少出现在各类媒体、简报上,宣传力度不强、氛围不浓。机关干部欠缺档案概念,自觉管理、依法收集的意识比较淡薄,全员参与和支持档案管理的良好氛围尚未形成。

2.档案管理体系不够完善。一是档案管理组织网络不够健全。部分单位的档案管理网络没有建立健全,部分单位没有档案管理的专兼职人员,管理职能难以落实。二是档案管理人员缺乏应有的专业知识和精力。档案管理作为一项具有专业性、系统性的工作,从业人员必须具备强烈的工作责任心,相应的专业知识,花费大量的工作精力。但目前,有些单位的管理档案人员不明确、不稳定,变动频繁,管理档案人员的业务素质和专业化水平总体不高,档案业务知识培训很少。三是档案收集、管理规范和标准不够明细。一方面,有的单位、部门缺少归档的意识。另一方面,省、市制订的许多专业档案管理规范、标准未能得到贯彻落实。更重要的是有些重大建设项目的档案管理缺乏归档意识。已经出现有的重要资料遗失,有的重要资料收集不全,有的交接制度不明确,有的档案资料收集程序缺失等种种问题,工作隐患严重。

3.档案管理硬件建设还难以适应工作需要。随着档案库存量的急剧增加,档案装具异常紧张,目前已成为影响和制约全局档案管理工作发展的突出问题,具体表现在:一是有些基层单位无库房、无档案柜(也包括档案科),一间屋档案资料散放着,地方小、通风差,与其他杂物同室,“八防”措施无法落实,存档、阅档、整理、办公同室,完全不符合档案管理标准;有些单位因办公条件限制,无法落实专用档案柜,有些部门档案分散在各职能人员手中,到期不归档,致使文件材料遗失。

4.信息化档案管理工作相对滞后。档案信息化建设是提高档案管理效率、整合档案管理资源的重要手段。今年林业局在资金紧张的情况下,为档案信息化建设投入了一些设备,但距档案信息化建设还缺少照相、摄像、复印设备和电子档案管理系统软件,档案信息化建设的任务很重、时间也很紧。但由于档案信息化管理软硬件配置不到位,信息化工作量巨大等原因,档案信息化程度不高,发展较为缓慢。同时,随着电子政务的推广,非纸质档案也越来越多,如文书档案、人事档案、城管档案、劳动保障档案、影像音像档案等都要通过大型数据库开展工作,部门间通过OA办公系统完成公文往来,工程建设、重大活动、文化艺术类等工作以影像资料形式保存,如何实现这些特殊载体档案的长期保存和有序管理,迫切需要探索和加强。

三、建议意见

1.进一步提高对档案管理工作的重视和关注程度。一是要切实加强对档案工作的领导。要将档案事业的发展和档案软硬件建设列入我局经济(下转173页)(上接171页)和社会发展计划,摆入各单位、各部门的重要工作议程,从人、财、物方面给予保障。二是要切实转变档案管理工作观念。牢固树立档案管理法制观念,加大依法治档力度,从法律层面提高领导干部对档案管理工作的重视和关注程度。进一步解放思想,转变观念,适应新形势下档案信息化管理的发展要求,要从单纯注重文书档案管理转变为同时注重其他门类档案管理,从注重机关内部档案工作转变为同时注重所属单位档案工作,从注重档案实体管理转变为同时注重档案信息管理,用改革的精神研究新情况, 解决新问题, 不断地把档案事业推向前进。三是要切实加强对档案工作的宣传。充分利用新闻媒体、橱窗、展板、传单、手册、教育基地、学术交流、法律宣传活动等载体和形式,向广大干部群众普及档案法律和业务知识,还要根据不同的环境、不同的人群,如领导干部、各业务部门、具体工作人员、广大人民群众等开展有针对性地宣传教育,通过多形式、多载体、多层面的档案工作宣传,着力提高全局档案意识。

2.进一步完善档案管理体系。一是完善档案管理组织网络。档案科要加强自身建设,密切与基层单位的联系,切實承担起监督指导的重要职能;将网络延伸到各基层单位、各科室,明确各基层单位、各科室的兼职档案管理人员,将他们纳入全局档案管理网络体系中,定期组织培训教育,提高基层档案管理水平,完善档案收集管理职能,要明确到具体单位、具体科室、具体个人,为档案工作全员参与营造氛围,打好基础。二是尽快完善档案管理相关规范。认真梳理现行各类档案管理具体规章制度,有针对性地组织相关单位学习掌握这些规范标准,进一步推动我局档案管理规范化,进一步完善局档案科开展档案管理监督、检查、指导的相关制度,加大考核奖惩力度,把档案管理工作,纳入单位年终目标考评,调动档案工作人员积极性;尽快明确在工作调整、机构变动、人员调整等重点时期,各类重大建设项目的档案收集管理、移交机制,确保重要档案类目收集齐全、整理规范。三是加快硬件建设步伐。超前谋划、提前介入,切实做好档案信息化建设工作,改善设备、整合资源,有效缓解现存库室装具紧张、保管条件差的突出矛盾,对明显不符合档案管理标准的库室,要及时调整修缮,确保档案安全,高度重视基层单位档案管理工作。四是切实加强档案管理队伍建设。搞好专兼职档案管理人员的培训和教育,不断提高他们的业务能力,保障档案工作顺利开展,积极采取措施,落实各基层单位档案管理人员,保证兼职档案管理人员的业务素质和工作时间,确保档案工作的延续性、严肃性。

3.进一步推动档案信息化建设。按照伊春市委、市政府下发的《伊春市档案信息化建设实施意见》要求,进一步明确档案信息化建设目标,落实档案信息化配套设施,根据实际发展需要,配备和更新必要的信息化设备;进一步推进档案管理应用系统建设,实现档案系统信息化管理网络互通,资源共享;进一步提高档案库房及装具和各种类型档案的智能化、规范化管理程度,特别要加强对电子类、数码影像类等新型档案载体保存规范的研究探索,保障新型档案保存的长久性和安全性;充分利用档案信息资源,推进信息公开化建设,利用信息技术,进一步提高政务公开力度,丰富专题汇编和编研成果,发挥档案部门参政、资政职能。□

(编辑/穆杨)