浅谈如何开发利用档案数据 促进档案工作发展

韩铁军

在档案信息资源开发利用工作中,存在着传统式的被动服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题,已严重影响着档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康发展。

一、在档案信息管理工作中存在的问题不容忽视

(一)局限于档案利用数据统计,不求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门,每到年终在要求基层档案馆编制年报,了解档案利用情况时,只需统计几个利用数据,如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等,而不了解通过档案信息资源的开发与利用,而所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据,虽然亦能反映档案的利用情况,但这是表面现象,说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说,统计几个数据只能揭示表现现象,而不能揭示档案利用的实质,即实际效益。这是各地各级档案部门普遍存在的一个问题。

(二) 在档案馆查(借)阅利用时,只要求填写其利用目的,不求深层次了解,失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下,利用单位和利用人来档案馆查(借)阅档案时,均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外,就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单,如“工作参考”、“提供产权依据”等等。由于不作深层次了解,利用结束亦就了结,而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用,可分两个阶段。第一阶段,又可称初级阶段,即利用者到档案馆查(借)阅档案或档案馆主动为利用者提供档案,这时只反映档案利用情况;第二阶段,又可称为高级阶段,即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用,不同程度会产生一定的社会效益和经济效益,也就是体现了利用档案的作用和价值,通过信息反馈而求得。而要取得这种信息,事先必须有所了解和掌握,即在利用时有目的地作些深层次了解,并一一记录在案,以利日后跟踪调查。

(三)有了利用实例,不求汇集编发重返社会。有些馆虽也注重档案利用信息反馈工作,收集有价值的档案利用实例,但只是作为档案目标管理认证和达标的材料,因此收集后就将实例束之高阁,不汇编发表,重返社会,影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发,不但会促进档案的开发利用,使社会和全民更加认识档案、了解档案,使档案的使用价值得到进一步发挥,而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。

(四)编研工作滞后,远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。因为,利用单位不了解馆藏情况,即你馆藏中究竟有些什么资料可供社会利用。因此,档案管理人员必须了解信息社会动向和需求,结合馆藏实际,有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料,提供社会利用。然而,各地各级档案馆编研工作滞后,跟不上社会发展和经济建设的需求,影响档案信息资源的开发与利用。

二、要在开发利用档案信息资源产生实际效益上下工夫

档案馆查阅利用情况需要了解和统计,但更重要的要在开发利用档案信息资源产生实际效益上下工夫,即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果,除了要求利用者主动反馈信息外,档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益,主要有以下几个作用:

(一)有利于了解档案的价值和作用。了解档案是否具有保存价值,最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用,最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发,才能了解档案的价值。过去不少单位和领导,为什么对档案工作不够重视和支持,主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态,单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明,这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案,一般都具有利用价值,但其价值的大小,必须通过利用,一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。

(二)有利于档案的鉴定工作。档案的保管期限定为永久、长期、短期三种,档案到了规定的保管期限,就要组织鉴定,确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长,即使已到规定的保管期限,也应继续延长其保管期限;反之,档案利用率较低,保存价值不大,即使未到规定的保管期限,亦应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益,大大有利档案的鉴定工作。

(三)有利于了解和掌握档案利用信息,进一步拓宽档案利用工作的渠道,最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集,可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理,從而改进我们的服务形式,拓宽利用渠道,使更多的利用者了解档案,熟档案,利用档案,为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益,档案利用渠道就无法拓宽,亦影响档案价值作用的充分发挥。

(四)有利于编发档案利用实例,加大档案宣传工作力度。通过调查和了解收集档案利用的实际效益,取得一个又一个的利用实例,充分体现档案的保存和利用价值,并筛选、整理,编印成小册子,下发至基层和领导,使他们了解档案的作用,这要比空喊几句档案工作重要强得多。尤对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说,更是一个实际的宣传和教育,使他们通过例证,了解档案,支持档案工作。□(编辑/梁永安)