如何发挥高校教学秘书“四位一体”的工作职能

孟 丽

摘要: 高校教学秘书是各系教学主任的助手,是学生们的良师益友,是领导和一线教师之间的纽带,是与其他教学单位直接对话的代言人。教学秘书必须通过不断地分析判断和勤奋思考,才能营造一个良好的教学环境,才会使各教学活动有序地进行,也才能完成提高教学质量的历史使命。本文作者结合多年的工作体会,对如何发挥好这个“四位一体”的工作职能进行了总结和思考。

关键词: 教学秘书“四位一体”工作职能

目前,随着我国教育制度的不断深入,许多高校进行扩招,由过去的专业型院校向综合型大学迈进。由此,我国高等院校开始进入一个新的发展时期,即由精英教育向平民教育转化。因此,传统意义上的教务教学管理也由事务型向信息化、高速化和网络化方向发展。教学秘书是高校教学管理工作的中间环节,也是极其重要的一个环节。他首先是“德高为师,学高为范”的老师,是每天和学生们面对面的良师益友;其次是各系室教学主任直接领导下的具体办事员和“参谋”;再次又要充当“耳目”和“窗口”,即将了解到的教学信息及时地反映给教学主任并作出正确的处理方法;最后还是与其他教学单位直接对话的形象代表、公关员。如此“四位一体”的重要角色,要想演好就必须有较高的个人素质和工作能力。

一、教学秘书要有一定“横向”和“纵向”的工作协调能力

教学秘书的中心工作可以说是完成上级主管领导部门,即教务处和系部领导的各类指令,还要协调好各教研室、实验室之间展开的教学活动。这就要求教学秘书要快速地找出工作的目标,排出工作的序列,然后高标准严要求地布置教学任务,从而解决很多催办、联系和补缺的问题。当然,在实际的工作中会有一些实际的问题。教学秘书对待教师要采取积极的方法,绝对不能说一些不利于团结的气话、闲话,而对待各班的学习委员首先要把好关,确保这样的干部能够帮助自己顺利地完成工作。为了保证学习委员的工作积极性可以在综合测评中有所侧重。教学秘书不仅要完成主管部门和系内部的上传下达任务,还要和其他教学单位、人事、后勤等部门联系。许多高校尤其是新建本科院校中的教学秘书都是新设立的岗位,这些教学秘书往往还会兼任本系办公室的工作。因此,教学秘书的一言一行影响会很大。只有将这种工作协调能力运用得恰到好处,才能真正地起到领导的助手和参谋的作用,否则必会适得其反。

二、教学秘书要有较高的授课能力

授课是一个优秀的教师所必备的基本功,教学秘书不仅要进行教学管理,还要具备一定的授课能力。教学秘书虽然处在教学管理层中,但必须有一线教学的经历,必须有能力独立完成一门课程的讲授,这样才能够从实际中完全了解教师的一套“基本功”,即从教学大纲的编写到备课、课堂教学、教学日志的书写和学生的考勤的记录,以及作业批改和最后的考试出题、阅卷和登统,这一系列工作才算完成。只有将这一整套的工作做完,教学秘书才会知道什么样的标准才算是合格,才能严格要求其他老师。同时,在授课过程中有和学生近距离交流的机会,明晰学生的心理,了解学生对老师的要求,从而就会对一名好老师的标准重新定位,以此用于教学的管理之中,将会有很大的帮助。同时,在一线的教学中还会时时了解到其他教师的教学情况,这样的“情报”更加真实,更加有利于教学质量的提高。

三、教学秘书要有充分的为教学服务的心理和良好心态

教学秘书工作是一项服务性极强的教学管理工作,并且在工作的过程中,涉及面广,接触到的人多,工作极为复杂和繁琐。在这样的工作环境下,和他人产生一些误会,受一些委屈是在所难免的,这就要求工作者有宽大的胸怀和良好的心态,不计较个人的得失。有许多的人在这个岗位上没能始终如一地做下去,往往就是没做好这一点。的确,每天都应付各种各样的琐事已经让人觉得很疲惫了,如果有的老师还不理解或不能够按照规定好的来办,就更会让人感觉委屈。当遇到人际纠纷时,一个思想高尚的教学秘书,必须从安定团结、不扩大矛盾、力求解决问题的角度出发。任何一项教学工作的进展和成果,都有教学秘书的一份功劳,任何一个优秀的教学管理领导的背后,无不洒满泪水和荆棘,也只有这样才会磨练出一个综合素质高、业务能力强、管理工作得心应手的教学秘书。

四、实施科学的管理是教学秘书最可行的路子

教学秘书的日常工作主要分为三大部分:一是各类教学文件的存档管理,二是日常教学工作的运行管理,三是教学质量的监督管理。这不仅要求教学秘书能够使用一些先进的仪器设备,如计算机网络和许多相应教务教学软件外,还要学会科学化的管理模式。一些文字资料的存档是检验教学秘书基本功的尺子。在许多新建本科院校中,学科专业的发展规划、教学计划和培养目标都是学院的指导性文件,教学秘书对这些文件一定要吃透,把它做为日常工作的指南。对于这许许多多的教学资料在吃透的基础上再进行分类存档就会得心应手了。此外,在做这项工作的时候还要注意完整性、规范性。所谓完整性就是指教学文件必须具备它的基本要素和连贯性,否则就会失去其应有的价值。规范性是指资料必须符合学校的要求,如纸型、字体字号、封面、备注,等等,这样从表面上看很整齐也很美观并有利于查看。

对于教学质量的监督必须实行科学的管理方式。因为提高教学质量是教学管理的主题。教学秘书是在上级主管领导的指挥下,对教学运行的全过程:课堂教学、实验教学、课外辅导、作业批改、实习、毕业设计等主要的教学环节实施质量监控管理。在这一环节中,应该坚持以公平、公正、公开的原则对教学质量进行客观的评价。这就需要教学秘书广泛地征集学生、教师、督导组专家和各级领导等人员的信息,最后加以综合,从而对教师的教学质量进行全面的评议。这样,教学评议的结果才具有可信度和较强的说服力。

五、提高教学秘书的地位,是激发教学秘书工作积极性的动力

许多高校对教学秘书还存在认识上的偏差。教学秘书的工作是既脏又累而且什么人都可以做的工作。一些领导往往让一些新分配来的人担任这项工作,如果可能还会经常换人,这导致的直接后果是工作缺乏连贯性,工作人员由于工作不熟练,致使工作处于被动应付状态,更谈不上教学质量的提高。因此,要想建立一支稳定可靠的教学秘书队伍,充分发挥他们“四位一体”的工作职能,首先要选择一批真正热爱这项工作,能够兢兢业业、全心全意为教学服务的人员。同时,相关上级领导也要重视和关心他们的工作地位。只有首先消除他们对工资、职称和人事等的顾虑,才会调动起他们的工作积极性,才能真正发挥“四位一体”的工作职能。