试论档案工作中的保密

刘文英

绝密档案是党和国家的核心秘密,它关系到党和国家的安全,关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败,关系到四化建设的进程。因此,为确保国家核心秘密的安全,必须管理好绝密档案。

绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器,从保管条件上确保绝密档案的安全。

提高绝密档案管理人员的素质,绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。因此,档案保密工作好与坏,档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且要防止“无形”存储在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密,这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心。在不知不觉中就泄露了秘密,所以档案人员无论在什么场合,都应做到守口如瓶,万无一失,把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

加强绝密档案的日常管理,绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批、认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查、发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。

正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保有价值,准确地制定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成们危害来确定的,要表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定,除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。

档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不乱。不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。对已破损的档案要及时抢救。不丢,就是保证档案绝对安全。不散,就是要求档案的保管相对集中。不乱,就是要求档案的保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。

档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的,也是暂时的;大多数的,总的趋势是降密,直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化,原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应,已失去了指导作用;三是保密时限的变化。

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体来说,档案利用监督可以从以下几方面实施:

1.制度建设。

2.隊伍建设。

3.监督措施。

保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密理念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端,大批档案得不到充分的利用,甚至有些有价值的档案长期被速之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况说明,档案部门改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策服务势在必行。机密的档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的作用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制地利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。

作为档案开放中的保密工作,审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、制定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:一是初审;二是中审;三是终审。

保密档案具有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,要定期解密,应当遵循保密法的有关规定,即:国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的,原确定密级和保密期限的机关,单位或者上级机关应当及时解密。

开放档案要做好开放的基础工作,即:1.提高开放档案案卷的内在质量;2.建立健全档号,要适应开放后检索与管理的要求;3.编制检索工具;4.准备好副本。对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,搞好档案副本。□ (编辑/穆杨)